4 Contoh Invoice Pelunasan & Cara Membuatnya [+Gratis Template!]

Dalam menjalankan sebuah bisnis atau mengelola administrasi perusahaan, kelancaran arus kas dan transparansi dokumentasi keuangan adalah kunci utama keberhasilan operasional.

Bagi Anda selaku pelaku usaha maupun praktisi HRD, memastikan setiap transaksi terdokumentasi dengan valid bukan hanya soal kepatuhan administrasi, melainkan juga menjaga profesionalisme di mata klien dan mitra bisnis. Salah satu dokumen keuangan yang krusial namun sering kali luput dari perhatian detail adalah invoice pelunasan.

Dokumen ini menjadi bukti konkret bahwa suatu kewajiban pembayaran atas barang atau jasa telah diselesaikan sepenuhnya.

Mari pahami secara komprehensif mulai dari fungsi, komponen wajib, cara membuat, hingga melihat berbagai contoh invoice pelunasan siap pakai yang dapat Anda terapkan dalam sistem kerja perusahaan Anda.

Apa Itu Invoice Pelunasan?

Invoice pelunasan adalah dokumen tagihan resmi akhir yang diterbitkan oleh penyedia barang atau jasa kepada pembeli setelah seluruh kewajiban pembayaran diselesaikan, atau sebagai tagihan sisa pembayaran dari total interaksi transaksi yang sebelumnya telah dikurangi oleh uang muka (Down Payment). Dokumen ini menjadi tanda berakhirnya kewajiban finansial klien terhadap satu siklus transaksi tertentu.

Menurut laporan Coface Asia Payment Survey 2025, hampir separuh perusahaan di Asia Pasifik mengalami keterlambatan pembayaran invoice.

Survei terhadap sekitar 2.400 bisnis di sembilan negara Asia ini juga menunjukkan bahwa 40% perusahaan mengalami keterlambatan pembayaran lebih dari 180 hari, sehingga invoice pelunasan yang jelas dan terstruktur menjadi semakin penting untuk menjaga arus kas perusahaan. 

Dalam hal ini, pengelolaan dokumen tagihan yang sistematis dan tepat waktu merupakan pilar utama dalam menjaga stabilitas likuiditas perusahaan skala kecil hingga menengah. Kehadiran dokumen pelunasan ini memberikan kepastian hukum dan finansial bagi kedua belah pihak yang bertransaksi.

Fungsi Invoice Pelunasan untuk Perusahaan

Bagi lini bisnis Anda, menerbitkan dokumen ini bukan sekadar rutinitas formalitas pengiriman kertas atau berkas digital. Ada berbagai fungsi krusial yang berdampak langsung pada performa manajemen usaha Anda.

Berikut adalah beberapa fungsi utama invoice pelunasan bagi perusahaan:

• Bukti Transaksi yang Sah: Menjadi dokumen legal yang menyatakan bahwa pembeli telah memenuhi seluruh kewajiban pembayarannya sesuai kesepakatan awal.
• Alat Rekonsiliasi Keuangan: Membantu tim finance Anda dalam mencocokkan arus kas masuk dengan catatan piutang usaha di pembukuan.
• Menjaga Hubungan Profesional: Memberikan kejelasan status pembayaran kepada klien, sehingga menghindari kesalahpahaman atau tagihan ganda di kemudian hari.
• Arsip Audit Pajak: Dokumen ini sangat dibutuhkan sebagai lampiran laporan keuangan berkala guna membuktikan validitas pendapatan perusahaan di mata auditor pajak.

Komponen dalam Invoice Pelunasan

Agar dokumen yang Anda terbitkan sah dan tidak memicu perdebatan, struktur penyusunannya harus dibuat seinformatif mungkin. Jangan sampai ada detail nominal atau identitas yang terlewat.

Jika Anda sedang menyusun formatnya, pastikan komponen berikut tercantum dengan jelas:

1. Nomor Invoice

Nomor urut unik penomoran dokumen yang berfungsi sebagai kode identifikasi utama untuk mempermudah pelacakan arsip keuangan.

Kode unik ini harus dibuat sistematis berdasarkan bulan, tahun, atau kategori proyek kerja perusahaan Anda.

Contoh:

INV/2026/05/0024.

2. Data Perusahaan dan Klien

Informasi lengkap mengenai identitas resmi pihak penjual selaku penerbit dokumen dan pihak pembeli selaku penerima tagihan.

Cantumkan nama perusahaan, alamat fisik kantor, nomor telepon, serta email aktif dari kedua belah pihak secara transparan.

Contoh:

Penyedia:

PT Solusi Digital Utama, Jl. Sudirman No. 45, Jakarta. Klien: PT Maju Bersama, Jl. Gatot Subroto No. 88, Jakarta.

3. Detail Barang/Jasa

Rincian mengenai komoditas, kuantitas, serta harga satuan dari produk atau layanan yang telah diserahkan kepada pihak klien.

Buatlah dalam bentuk tabel yang rapi agar pembeli dapat melakukan verifikasi silang terhadap apa yang mereka bayar.

Contoh:

Pembuatan Software HRIS
1 Paket
Rp50.000.000.

4. Total Tagihan

Jumlah keseluruhan nilai transaksi kumulatif sebelum dikurangi oleh pembayaran awal atau potongan harga yang disepakati. Nilai ini mencerminkan harga total riil dari seluruh list barang atau jasa yang diserahkan.

Contoh:

Total Tagihan: Rp50.000.000.

5. Nominal yang Sudah Dibayar

Catatan jumlah uang yang telah disetorkan oleh klien sebelumnya, baik berupa uang muka (Down Payment) maupun cicilan termin pertama.

Komponen ini menjadi pengurang langsung dari total tagihan bruto untuk memunculkan sisa kewajiban.

Contoh:

DP 40% (Telah Dibayar): Rp20.000.000.

6. Sisa Pelunasan

Angka final yang menunjukkan sisa uang yang wajib ditransfer oleh pembeli pada penyerahan dokumen pelunasan ini.

Angka ini didapatkan dari hasil pengurangan total tagihan dengan nominal yang sudah dibayar sebelumnya.

Contoh:

Sisa Pelunasan (Net Tagihan): Rp30.000.000.

7. Tanggal Pembayaran

Informasi mengenai tanggal diterbitkannya invoice beserta batas waktu final (due date) pelunasan yang diberikan kepada klien.

Penulisan tanggal yang jelas membantu mempercepat proses pencairan dana dari pihak manajemen klien.

Contoh:

Tanggal Terbit: 20 Mei 2026 | Jatuh Tempo: 27 Mei 2026.

8. Metode Pembayaran

Petunjuk instruksi jalur pengiriman dana yang sah, umumnya berupa detail informasi rekening bank resmi milik perusahaan Anda.

Sebutkan nama bank, nomor rekening, atas nama pemilik rekening, serta cabang bank secara lengkap untuk menghindari salah transfer.

Contoh:

Transfer Bank BCA
A/N PT Solusi Digital Utama
A/C 1234567890.

9. Tanda Tangan atau Stempel Perusahaan

Bukti validasi fisik atau digital dari pejabat berwenang (seperti Manajer Keuangan atau Direktur) yang menyatakan dokumen tersebut resmi.

Keberadaan tanda tangan dan cap basah/digital menaikkan derajat keabsahan dokumen di mata hukum.

Contoh:

Ditandatangani secara digital oleh:

Finance Manager
PT Solusi Digital Utama

Baca Juga: Kwitansi Pembayaran: Jenis, Komponen, Cara Membuat & Contoh Kosong

Cara Membuat Invoice Pelunasan

Setelah memahami seluruh komponen penting di atas, langkah selanjutnya bagi Anda adalah mengeksekusi pembuatannya. Metode penyusunan dokumen keuangan ini bervariasi bergantung pada skala bisnis dan kenyamanan operasional perusahaan Anda.

Analisis pembayaran global terhadap lebih dari 270 juta invoice menunjukkan bahwa jumlah invoice yang ditolak perusahaan meningkat drastis pada 2025. Kondisi ini membuat bisnis perlu memiliki sistem invoice pelunasan yang lebih rapi agar proses penagihan dan pembayaran dapat berjalan lebih stabil.

Hal ini dikarenakan format digital meminimalisasi risiko salah ketik nominal (human error). Berikut adalah tahapan sistematis untuk membuatnya:

1. Menggunakan Microsoft Word

Metode ini cocok untuk bisnis kecil atau freelancer yang masih membuat invoice secara manual dan belum membutuhkan sistem otomatis. Microsoft Word memudahkan Anda membuat tampilan invoice yang profesional tanpa perlu kemampuan akuntansi khusus.

Langkah 1: Buka Dokumen Baru

• Jalankan Microsoft Word di laptop atau komputer Anda.
• Klik Blank Document untuk membuka lembar kerja kosong.
• Atur ukuran kertas ke A4 melalui menu:
  • Layout → Size → A4
• Atur margin agar rapi:
  • Layout → Margins → Narrow

Langkah 2: Buat Header Invoice

Pada bagian paling atas, tuliskan identitas perusahaan:

• Nama perusahaan
• Logo usaha
• Alamat lengkap
• Nomor telepon
• Email bisnis

Contoh susunan:

• PT Maju Bersama
• Jl. Sudirman No. 10, Jakarta
• [email protected]

Tambahkan judul besar:

• INVOICE PELUNASAN

Lalu isi informasi penting:

• Nomor invoice
• Tanggal invoice
• Jatuh tempo pembayaran

Langkah 3: Tambahkan Data Pelanggan

Di bawah header, buat bagian informasi penerima invoice:

• Nama klien
• Nama perusahaan klien
• Alamat
• Nomor kontak

Contoh:

• Kepada:
• PT Sukses Makmur
• Jl. Gatot Subroto No. 15

Langkah 4: Buat Tabel Detail Tagihan

Masuk ke menu:

• Insert → Table

Buat tabel dengan kolom berikut:

No

Nama Barang/Jasa

Qty

Harga

Subtotal

Isi seluruh detail transaksi sesuai pesanan klien.

Langkah 5: Tambahkan Perhitungan DP dan Pelunasan

Di bawah tabel, tambahkan rincian pembayaran:

• Total tagihan
• DP yang sudah dibayar
• Sisa pelunasan

Contoh:

• Total Invoice: Rp10.000.000
• DP Dibayar: Rp3.000.000
• Sisa Pelunasan: Rp7.000.000

Karena Word tidak memiliki kalkulasi otomatis seperti Excel, Anda perlu menghitung manual terlebih dahulu.

Langkah 6: Tambahkan Informasi Pembayaran

Cantumkan detail transfer:

• Nama bank
• Nomor rekening
• Nama pemilik rekening

Contoh:

• Bank BCA
• 1234567890
• PT Maju Bersama

Langkah 7: Tambahkan Catatan Tambahan

Isi informasi penting seperti:

• Batas waktu pembayaran
• Denda keterlambatan
• Ucapan terima kasih

Contoh:

Mohon melakukan pelunasan maksimal 7 hari setelah invoice diterima.

Langkah 8: Simpan dan Kirim Invoice

• Klik File → Save As
• Simpan dalam format:
  • .docx untuk edit ulang
  • .pdf agar tampilan tidak berubah

Kirim invoice melalui:

• Email
• WhatsApp
• Sistem administrasi perusahaan

2. Menggunakan Excel

Pilihan cerdas jika Anda menginginkan perhitungan otomatis lewat rumus matematika dasar untuk mengurangi risiko keliru hitung.

Simak langkah-langkahnya di bawah ini:

Langkah 1: Buka Workbook Baru

• Jalankan Microsoft Excel.
• Klik Blank Workbook.
• Ubah nama sheet menjadi:
  • “Invoice Pelunasan”

Langkah 2: Buat Struktur Header

Di bagian atas sheet, masukkan:

• Nama perusahaan
• Alamat
• Nomor invoice
• Tanggal invoice
• Data pelanggan

Gunakan fitur:

• Merge & Center
• Bold
• Cell Fill Color

Agar tampil lebih profesional.

Langkah 3: Buat Tabel Tagihan

Susun kolom:

No

Deskripsi

Qty

Harga Satuan

Total

Langkah 4: Gunakan Rumus Otomatis

Pada kolom Total:

=C2*D2

Rumus tersebut akan mengalikan jumlah barang dengan harga satuan.

Tarik rumus ke bawah untuk semua baris transaksi.

Langkah 5: Hitung Total Invoice

Gunakan formula:

=SUM(E2:E10)

Rumus ini menjumlahkan seluruh total transaksi.

Langkah 6: Hitung Sisa Pelunasan

Tambahkan kolom:

• Total Tagihan
• DP Dibayar
• Sisa Pembayaran

Gunakan rumus:

=Total_Tagihan-DP

Contoh:

=E12-E13

Hasilnya akan muncul otomatis.

Langkah 7: Tambahkan Format Rupiah

Blok seluruh nominal angka lalu:

• Klik kanan → Format Cells
• Pilih:
  • Currency
  • Rupiah (Rp)

Langkah 8: Tambahkan Informasi Transfer

Cantumkan:

• Nama bank
• Nomor rekening
• Nama penerima

Langkah 9: Export ke PDF

Agar file tidak berubah saat dikirim:

• Klik:
  • File → Export → Create PDF/XPS

Kemudian kirim ke pelanggan.

Contoh Invoice Pelunasan

Untuk memberikan gambaran yang lebih nyata sehingga memudahkan Anda dalam menyusun dokumen penagihan akhir, berikut adalah beberapa contoh invoice pelunasan dalam berbagai studi kasus transaksi yang umum terjadi di lapangan:

1. Contoh Invoice Pelunasan Jasa

Penerapan dokumen tagihan akhir pada bidang bisnis penyedia layanan, seperti agensi pemasaran digital, konsultan hukum, atau penyedia jasa pelatihan SDM.

Sebelum mengunduh, mari lihat contoh strukturnya:

2. Contoh Invoice Pelunasan Proyek

Format yang umum dipakai oleh kontraktor, pengembang perangkat lunak (software developer), atau vendor event organizer yang sistem pembayarannya berbasis persentase penyelesaian (progress).

Sebelum mengunduh, mari lihat contoh strukturnya:

Baca Juga: 5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template]

3. Contoh Invoice Pelunasan Barang

Digunakan oleh distributor, supplier bahan baku, maupun bisnis manufaktur ketika seluruh pesanan produk fisik telah sampai di gudang pembeli dengan aman.

Sebelum mengunduh, mari lihat contoh strukturnya:

CV MITRA ATK SEJAHTERA

Jl. Merdeka No. 12, Bandung

INVOICE PELUNASAN BARANG

Nomor: INV/BRG/2026/411

Kepada Yth: Purchasing PT Global Tekno

Tanggal: 20 Mei 2026

Nama Barang	Qty	Harga Satuan	Total Harga
Laptop Kantor Core i5	10	Rp8.000.000	Rp80.000.000
TOTAL BELANJA			Rp80.000.000
DEPOSIT AWAL (TELAH DIBAYAR)			Rp30.000.000 (-)
SISA PELUNASAN BARANG			Rp50.000.000

Metode Pembayaran:
Bank BNI
A/N CV Mitra ATK Sejahtera
(Acc: 55667788)

4. Contoh Invoice Pelunasan DP (Down Payment)

Jenis dokumen penagihan khusus yang diterbitkan secara spesifik untuk menarik sisa pembayaran sisa persentase setelah transaksi dipicu oleh pembayaran DP di awal komitmen.

Sebelum mengunduh, mari lihat contoh strukturnya:

Download Template Invoice Pelunasan Gratis

Apakah Anda ingin menghemat waktu tanpa perlu menyusun dokumen penagihan akhir ini dari nol? Anda dapat mengunduh berkas siap pakai yang fleksibel dan mudah diedit kembali.

Silakan masukkan nama dan email Anda ke dalam formulir digital di bawah ini untuk mendapatkan tautan unduhan langsung berbagai format dokumen penagihan akhir:

FAQ Seputar Invoice Pelunasan

Guna memperluas pemahaman administrasi Anda, berikut telah kami rangkum beberapa pertanyaan yang paling sering diajukan oleh para pelaku usaha pemula mengenai dokumen pelunasan ini:

1. Apakah invoice pelunasan wajib?

Ya, sangat wajib bagi setiap transaksi bisnis profesional yang menerapkan sistem pembayaran berjangka, termin, atau menggunakan DP di awal guna kepastian hukum penutupan transaksi.

2. Apa bedanya invoice dan kwitansi?

Invoice adalah dokumen berisi rincian penagihan atau permintaan pembayaran yang dikirimkan kepada klien, sedangkan kwitansi adalah dokumen tanda terima uang yang diterbitkan setelah dana benar-benar masuk ke rekening.

3. Apakah invoice pelunasan bisa dijadikan bukti pembayaran?

Bisa, asalkan di dalam dokumen tersebut sudah dibubuhi stempel khusus bertuliskan “LUNAS”, tanda tangan kasir/finance, atau pernyataan digital bahwa sisa saldo tagihan bernilai nol rupiah.

4. Bagaimana format invoice pelunasan yang sah?

Format yang sah wajib memuat nomor dokumen unik resmi, identitas terang kedua belah pihak, rincian barang/jasa, kalkulasi potongan uang muka, metode pembayaran, serta tanda tangan pengesahan.

5. Bisakah invoice pelunasan dibuat online?

Tentu saja bisa. Saat ini sudah banyak platform digital serta software tata kelola administrasi modern yang menyediakan fitur pembuatan dokumen tagihan secara online dan otomatis.

Baca Juga: 30 Software Payroll Terbaik di Indonesia, Fitur Lengkap!

Kelola KPI/OKR Tim Lebih Praktis lewat KantorKu HRIS!

Mengurusi dokumen eksternal seperti invoice penjualan dan pelunasan memang sangat vital untuk memastikan kelancaran revenue perusahaan Anda. Namun, sebagai pemilik usaha atau profesional HRD yang visioner, Anda tentu paham bahwa kelancaran omset di luar harus diimbangi dengan tata kelola manajemen internal yang kuat di dalam kantor.

Bagaimana mungkin tim finance dan sales Anda bisa menerbitkan invoice tepat waktu jika sistem pencatatan kehadiran mereka berantakan, data database karyawan tidak terpusat, atau evaluasi kinerja performa (KPI) mereka masih dipantau menggunakan kertas manual yang rawan hilang?

Ketika terbesit di pikiran Anda untuk segera beralih ke sistem HRIS dari manual yang melelahkan, mengadopsi aplikasi HRIS modern adalah langkah taktis terbaik. Jangan biarkan waktu produktif Anda dan tim HR habis hanya untuk merekap absensi bulanan atau menghitung potongan payroll satu per satu.

Jika bisnis Anda saat ini sedang membutuhkan aplikasi HRIS yang mempermudah pekerjaan HR, KantorKu HRIS hadir sebagai solusi all-in-one paling tepat. Melalui platform yang ramah pengguna ini, Anda dapat mengelola seluruh administrasi karyawan secara otomatis dan terintegrasi:

• Pemantauan Kinerja Akurat: Pantau pencapaian target tim secara transparan menggunakan aplikasi KPI atau aplikasi KPI gratis yang tersemat di dalam sistem.
• Evaluasi Transparan: Lakukan penilaian berkala secara objektif melalui aplikasi penilaian kinerja pegawai berbasis data riil lapangan.
• Pusat Data Terpadu: Amankan seluruh berkas rahasia staf Anda dalam aplikasi database karyawan perusahaan maupun opsi aplikasi database karyawan gratis yang tersimpan aman di cloud.
• Mandiri & Fleksibel: Berikan kenyamanan akses bagi staf untuk mengajukan cuti dan izin secara mandiri lewat fitur aplikasi employee self service.
• Penggajian Otomatis: Hitung gaji bersih, potongan BPJS, PPh 21, hingga cetak slip gaji massal tanpa drama keliru hitung lewat kecanggihan software payroll.

Alihkan fokus Anda dari urusan administrasi manual yang monoton ke arah strategi ekspansi bisnis yang lebih masif. Jadikan manajemen internal perusahaan Anda jauh lebih rapi, efisien, dan profesional sekarang juga bersama KantorKu HRIS!

Sumber:

Coface. (2025). Coface Asia Payment Survey 2025: Companies expect payment behaviours to worsen amid economic uncertainty. Coface.

The Times. (2025). US tariffs lead companies to save cash by rejecting invoices.