10 Contoh Surat Keterangan Penghasilan [+ Template Gratisnya]

Contoh surat keterangan penghasilan adalah dokumen penting yang sering dibutuhkan dalam berbagai urusan administrasi seperti pengajuan kredit, beasiswa, hingga administrasi perbankan.

Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi penghasilan seseorang, baik dari perusahaan, usaha pribadi, maupun lembaga tertentu seperti RT atau kelurahan.

Keberadaan dokumen ini sering menjadi syarat utama dalam proses verifikasi data finansial karena dianggap lebih valid dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif.

Nah, artikel ini akan membahas secara lengkap mulai dari pengertian, fungsi, struktur, hingga berbagai contoh surat keterangan penghasilan yang bisa Anda jadikan referensi.

Apa Itu Surat Keterangan Penghasilan?

Surat keterangan penghasilan adalah dokumen resmi yang menyatakan besaran pendapatan seseorang dalam periode tertentu. Dokumen ini biasanya diterbitkan oleh perusahaan, instansi tempat bekerja, atau pihak berwenang sesuai dengan sumber penghasilan seseorang.

Surat ini digunakan sebagai bukti administratif untuk menunjukkan kemampuan finansial seseorang dalam berbagai kebutuhan, seperti pengajuan pinjaman, beasiswa, atau keperluan verifikasi data lainnya.

Secara umum, surat keterangan penghasilan memiliki beberapa karakteristik utama yang membuatnya dianggap sah secara administratif, yaitu:

Memuat informasi jumlah penghasilan dalam periode tertentu (bulanan atau tahunan)

• Diterbitkan oleh pihak yang memiliki otoritas atau kewenangan
• Bersifat formal dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum atau administrasi
• Digunakan sebagai dokumen pendukung dalam berbagai proses verifikasi
• Dapat berasal dari perusahaan, usaha pribadi, hingga lembaga pemerintahan seperti RT atau kelurahan

Menurut International Labour Organization (ILO), pencatatan penghasilan merupakan bagian penting dari administrasi ketenagakerjaan yang mendukung transparansi hubungan kerja dan perlindungan pekerja.

Baca Juga: 11 Contoh Surat Keterangan Gaji & Cara Membuatnya (+Template Word & PDF)

Fungsi & Tujuan Surat Keterangan Penghasilan

Surat keterangan penghasilan memiliki berbagai fungsi penting dalam kebutuhan administrasi dan keuangan seseorang. Dokumen ini digunakan sebagai bukti resmi untuk menunjukkan kemampuan finansial dalam berbagai proses formal.

Berikut beberapa fungsi & tujuan dari surat keterangan penghasilan:

1. Pengajuan Pinjaman atau Kredit

Surat ini digunakan oleh bank atau lembaga keuangan untuk menilai kemampuan seseorang dalam membayar cicilan. Dengan adanya dokumen ini, pihak pemberi pinjaman bisa menilai kelayakan kredit seperti KPR atau kartu kredit.

2. Pembuatan Visa

Dalam pengajuan visa, surat keterangan penghasilan dibutuhkan untuk menunjukkan bahwa seseorang memiliki kemampuan finansial yang cukup selama berada di negara tujuan. Ini menjadi salah satu syarat utama dari banyak kedutaan besar.

3. Pengajuan Beasiswa

Dokumen ini juga sering digunakan untuk memverifikasi kondisi ekonomi seseorang saat mendaftar beasiswa. Tujuannya adalah memastikan bantuan pendidikan diberikan kepada yang benar-benar membutuhkan.

4. Klaim Dana BPJS

Dalam beberapa kasus, surat keterangan penghasilan dapat menjadi dokumen pendukung saat proses pencairan dana BPJS seperti Jaminan Hari Tua (JHT). Hal ini membantu verifikasi data peserta.

5. Kelengkapan Administrasi Kerja

Surat ini juga sering diminta dalam proses rekrutmen atau administrasi perusahaan sebagai data pendukung, misalnya untuk negosiasi gaji atau verifikasi latar belakang finansial.

Struktur Surat Keterangan Penghasilan

Struktur surat keterangan penghasilan umumnya dibuat secara formal dan sistematis agar dapat digunakan sebagai dokumen resmi dalam berbagai keperluan administrasi. Setiap bagian memiliki fungsi penting untuk memastikan keabsahan dan kejelasan informasi di dalamnya.

1. Kepala Surat (Kop)

Kepala surat berisi identitas resmi perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat. Bagian ini menunjukkan legalitas dan keaslian dokumen.

Biasanya berisi:

• Nama perusahaan atau instansi
• Logo (jika ada)
• Alamat dan kontak resmi

Contoh penulisan:

PT MULTI DHARMA SEJAHTERA

Jl. Jend. Sudirman No. 45, Jakarta Selatan 12930

Telp: (021) 555-1234 | Email: [email protected] | Web: www.multidharma.co.id

2. Judul & Nomor Surat

Bagian ini berfungsi untuk menunjukkan jenis dokumen sekaligus memudahkan proses arsip dan identifikasi surat.

Contoh penulisan:

SURAT KETERANGAN PENGHASILAN DAN GAJI

Nomor: 247/SKP-HRD/MDS/V/2026

3. Identitas Pihak Pertama (Pemberi Keterangan)

Bagian ini berisi data orang yang berwenang mengeluarkan surat, biasanya dari HRD atau pimpinan perusahaan.

Contoh penulisan:

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Amanda Clarissa, S.Psi.

Jabatan : Head of Human Resources Development (HRD)

Instansi : PT Multi Dharma Sejahtera

4. Identitas Pihak Kedua (Karyawan)

Bagian ini menjelaskan identitas karyawan yang menerima surat sebagai subjek keterangan penghasilan.

Biasanya mencakup:

• Nama lengkap
• NIK atau ID karyawan
• Jabatan
• Departemen
• Status kepegawaian

Contoh penulisan:

Dengan ini menerangkan bahwa karyawan di bawah ini:

Nama           : Baskoro Adi Nugroho

NIK            : MDS-2022-891

Jabatan        : Senior Software Engineer

Departemen     : Teknologi Informasi

Status Karyawan: Karyawan Tetap (Sejak Januari 2022)

5. Isi / Rincian Penghasilan

Bagian ini merupakan inti surat yang menjelaskan detail penghasilan secara transparan.

Biasanya mencakup:

• Gaji pokok
• Tunjangan
• Total gaji kotor
• Potongan (PPh 21, BPJS, dll)
• Gaji bersih (take home pay)

Contoh penulisan:

Menyatakan bahwa yang bersangkutan memperoleh penghasilan bulanan dengan rincian sebagai berikut:

1. Gaji Pokok : Rp 12.500.000,-

2. Tunjangan Transport : Rp  1.500.000,-

3. Tunjangan Kesehatan : Rp  1.000.000,-

——————————————- +

Total Gaji Kotor : Rp 15.000.000,-

Potongan PPh 21 & BPJS : Rp    750.000,-

——————————————- –

Total Gaji Bersih (THP) : Rp 14.250.000,-

(Terbilang: Empat Belas Juta Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)

6. Kalimat Pernyataan & Tujuan

Bagian ini menjelaskan alasan penerbitan surat sekaligus menegaskan bahwa data yang diberikan benar adanya.

Contoh penulisan:

Surat keterangan ini diterbitkan atas permintaan yang bersangkutan untuk memenuhi syarat administrasi pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR). Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

7. Kaki Surat (Penutup & Legalitas)

Bagian ini berisi legalitas akhir yang menunjukkan keabsahan surat melalui tanda tangan dan stempel resmi.

Contoh penulisan:

Jakarta, 30 Mei 2026

PT Multi Dharma Sejahtera

[Tanda Tangan Basah / Digital]

[Stempel Perusahaan]

Amanda Clarissa, S.Psi.

Head of HRD

Baca Juga: Contoh Slip Gaji 3 Bulan Terakhir & Cara Membuatnya [+Template]

Komponen dalam Surat Keterangan Penghasilan

Agar surat keterangan penghasilan dianggap sah dan dapat digunakan secara resmi, terdapat beberapa komponen penting yang wajib dicantumkan di dalamnya. Setiap komponen ini berfungsi untuk memastikan kejelasan, keabsahan, dan legalitas dokumen.

1. Kop Surat dan Identitas Perusahaan

Kop surat menunjukkan identitas resmi instansi atau perusahaan yang menerbitkan surat. Bagian ini penting karena menjadi penanda utama keaslian dokumen.

Biasanya berisi:

• Nama perusahaan atau instansi
• Alamat lengkap
• Kontak resmi seperti nomor telepon atau email

2. Nomor Surat

Nomor surat digunakan sebagai identitas arsip yang memudahkan proses pencatatan dan pelacakan dokumen.

Komponen ini penting untuk:

• Administrasi internal perusahaan
• Pengarsipan dokumen resmi
• Verifikasi keaslian surat

3. Data Diri Karyawan atau Pemilik Penghasilan

Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai orang yang tercantum dalam surat sebagai penerima keterangan penghasilan.

Biasanya mencakup:

• Nama lengkap
• NIK atau nomor identitas karyawan
• Jabatan atau pekerjaan
• Masa kerja atau status kepegawaian

4. Rincian Penghasilan

Komponen ini merupakan bagian utama yang menjelaskan besaran pendapatan secara rinci dalam periode tertentu.

Biasanya meliputi:

• Gaji pokok
• Tunjangan (transportasi, makan, kesehatan, dan lainnya)
• Bonus atau insentif
• Total penghasilan

5. Potongan (Opsional)

Bagian ini bersifat tambahan, namun sering dicantumkan untuk menunjukkan penghasilan bersih yang diterima.

Potongan yang umum meliputi:

• Pajak penghasilan (PPh 21)
• BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Potongan lain seperti pinjaman karyawan

6. Tujuan Pembuatan Surat

Bagian ini menjelaskan alasan atau keperluan surat tersebut diterbitkan agar penggunaannya tetap sesuai tujuan.

Umumnya digunakan untuk:

• Pengajuan kredit atau pinjaman
• Beasiswa pendidikan
• Keperluan administrasi lembaga atau bank

7. Pengesahan dan Tanda Tangan

Komponen ini menjadi bukti legalitas utama yang menunjukkan bahwa surat tersebut sah dan dapat dipertanggungjawabkan.

Biasanya mencakup:

• Nama dan jabatan pejabat berwenang
• Tanda tangan resmi
• Stempel perusahaan atau instansi

8. Waktu dan Tempat

Bagian ini menunjukkan kapan dan di mana surat tersebut dibuat sebagai bagian dari validasi dokumen.

Komponen ini penting untuk:

• Menentukan masa berlaku administratif
• Memberikan konteks penerbitan surat

9. Meterai (Jika Diperlukan)

Meterai digunakan untuk memberikan kekuatan hukum tambahan pada surat tertentu sesuai kebutuhan instansi atau lembaga.

Umumnya:

• Digunakan pada dokumen pernyataan resmi
• Tidak selalu wajib, tergantung ketentuan pihak yang meminta
• Memberikan nilai legal tambahan pada dokumen

Baca Juga: 10 Contoh Slip Gaji Kosong beserta Format & Template Gratis

10 Contoh Surat Keterangan Penghasilan

Berikut ini beberapa contoh surat keterangan penghasilan yang umum digunakan dalam berbagai kebutuhan administrasi, mulai dari perusahaan, individu, hingga lembaga pemerintahan tingkat bawah.

1. Contoh Surat Keterangan Penghasilan dari Perusahaan

Surat ini biasanya dikeluarkan oleh bagian HRD atau manajemen perusahaan sebagai bukti resmi penghasilan karyawan.

Dalam praktiknya, dokumen ini sering digunakan untuk pengajuan kredit atau kebutuhan administrasi bank, sehingga formatnya harus formal dan lengkap.

Contoh:

2. Contoh Surat Keterangan Penghasilan Karyawan

Contoh ini digunakan untuk karyawan aktif yang membutuhkan bukti penghasilan dari tempat mereka bekerja.

Surat ini biasanya mencantumkan jabatan, masa kerja, serta total gaji yang diterima setiap bulan secara jelas.

Contoh:

3. Contoh Surat Keterangan Penghasilan dari RT

Surat ini dikeluarkan oleh ketua RT sebagai bentuk keterangan penghasilan warga di lingkup kecil masyarakat.

Contoh surat keterangan penghasilan dari RT biasanya digunakan untuk bantuan sosial atau keperluan administrasi tertentu.

Contoh:

4. Contoh Surat Keterangan Penghasilan dari Kelurahan

Surat ini memiliki tingkat legalitas lebih tinggi dibanding RT karena dikeluarkan oleh aparat kelurahan.

Contoh surat keterangan penghasilan dari kelurahan sering digunakan untuk pengajuan bantuan pemerintah atau verifikasi data ekonomi.

Contoh:

5. Contoh Surat Keterangan Penghasilan dari Desa

Surat ini dikeluarkan oleh pemerintah desa untuk warga yang membutuhkan bukti penghasilan dalam urusan administrasi tertentu.

Contoh surat keterangan penghasilan dari desa biasanya digunakan untuk keperluan bantuan sosial atau program pemerintah.

Contoh:

6. Contoh Surat Keterangan Penghasilan Wirausaha

Surat ini digunakan oleh pelaku usaha mandiri yang tidak memiliki slip gaji tetap dari perusahaan.

Contoh surat keterangan penghasilan wirausaha biasanya menjelaskan estimasi penghasilan dari usaha harian atau bulanan.

Contoh:

7. Contoh Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua

Surat ini digunakan untuk menunjukkan penghasilan orang tua, biasanya untuk keperluan pendidikan anak.

Dokumen ini sering diminta saat pengajuan beasiswa atau administrasi sekolah dan kampus.

Contoh:

8. Contoh Surat Keterangan Penghasilan Pedagang

Surat ini digunakan oleh pelaku usaha kecil seperti pedagang pasar atau UMKM.

Karena tidak memiliki gaji tetap, penghasilan biasanya ditulis berdasarkan rata-rata pendapatan harian atau bulanan.

Contoh:

9. Contoh Surat Keterangan Penghasilan Word

Format ini biasanya berbentuk file editable yang dapat diunduh dan disesuaikan kembali sesuai kebutuhan.

Contoh surat keterangan penghasilan Word banyak digunakan karena lebih mudah diedit sebelum dicetak atau diajukan.

Contoh:

10. Contoh Surat Keterangan Penghasilan PDF

Format PDF digunakan untuk versi final yang sudah siap pakai dan tidak mudah diubah.

Contoh surat keterangan penghasilan PDF sering digunakan untuk pengajuan resmi seperti bank, beasiswa, atau instansi pemerintah.

Contoh:

Download Template Surat Keterangan Penghasilan Gratis!

Template contoh surat keterangan penghasilan dapat membantu Anda menyusun dokumen administrasi dengan lebih cepat tanpa perlu membuat format dari awal setiap kali dibutuhkan.

Dengan template yang sudah siap pakai, Anda hanya perlu menyesuaikan bagian penting seperti identitas penerima, sumber penghasilan, rincian gaji, serta tujuan penggunaan surat sesuai kebutuhan administrasi di perusahaan, usaha, maupun lembaga lainnya.

Template ini juga membantu memastikan format surat tetap rapi, formal, dan sesuai standar administrasi yang umum digunakan, sehingga lebih mudah diterima oleh instansi seperti bank, sekolah, atau lembaga pemerintah.

Silakan isi form di bawah ini untuk mendapatkan download template surat keterangan penghasilan gratis yang bisa langsung digunakan untuk berbagai kebutuhan administrasi Anda.

Kelola Payroll & Penghasilan Karyawan Secara Otomatis lewat KantorKu HRIS!

Masih mengelola data penghasilan dan payroll karyawan secara manual untuk membuat surat keterangan penghasilan satu per satu? Cara seperti ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga berisiko terjadi kesalahan dalam perhitungan maupun pencatatan data.

Padahal, surat keterangan penghasilan sangat bergantung pada data payroll yang akurat, mulai dari gaji pokok, tunjangan, hingga potongan yang harus sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Dengan KantorKu HRIS, seluruh proses pengelolaan penghasilan karyawan dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi, sehingga pembuatan dokumen seperti surat keterangan penghasilan menjadi jauh lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan.

Dengan sistem software payroll Indonesia yang terintegrasi, KantorKu HRIS membantu Anda untuk:

• Mengelola data penghasilan karyawan secara otomatis dan real-time
• Menghitung gaji, tunjangan, dan potongan (PPh 21 & BPJS) tanpa proses manual
• Menyimpan data payroll dalam sistem database karyawan perusahaan yang terpusat
• Mengurangi risiko kesalahan input dalam pembuatan dokumen HR seperti surat keterangan penghasilan
• Mengakses data kapan saja untuk kebutuhan administrasi dan verifikasi cepat

Selain itu, fitur seperti aplikasi gaji karyawan, aplikasi perhitungan gaji karyawan, hingga aplikasi absensi online membuat seluruh proses HR berjalan lebih efisien dalam satu sistem terpadu.

Jika Anda ingin mengelola payroll, absensi, dan administrasi karyawan dengan lebih mudah dan profesional, Anda dapat mulai menggunakan solusi digital dari KantorKu HRIS.

Yuk, tingkatkan efisiensi pengelolaan HR di perusahaan Anda bersama KantorKu HRIS! Book demo gratis sekarang juga!

Referensi

Wages | International Labour Organization (ILO)