Apa Itu Ekspatriat? Cek Aturan, Jenis, & Perbedaannya dengan Imigran

Saat ini, banyak perusahaan multinasional maupun bisnis yang sedang berekspansi ke pasar global memanfaatkan tenaga kerja ekspatriat untuk mendukung transfer pengetahuan, memperkuat strategi bisnis, hingga memastikan operasional lintas negara berjalan efektif.

Penelitian meta-analisis oleh Bhaskar-Shrinivas et al. yang mengolah data dari 8.474 ekspatriat dalam 66 studi menunjukkan bahwa kemampuan adaptasi menjadi faktor paling krusial dalam keberhasilan penugasan internasional.

Studi ini juga menemukan bahwa tingkat adaptasi ekspatriat memiliki dampak langsung terhadap kepuasan kerja, performa, serta kemungkinan mereka bertahan atau meninggalkan penugasan lebih awal. 

Namun, sebenarnya ekspatriat adalah siapa, apa perannya dalam perusahaan, dan mengapa keberadaannya penting dalam dunia kerja modern?

Pengelolaan tenaga kerja asing tidak hanya berkaitan dengan kebutuhan operasional perusahaan, tetapi juga menyangkut aspek legalitas, adaptasi budaya kerja, hingga administrasi kepegawaian yang lebih kompleks dibandingkan karyawan lokal.

Melalui artikel ini, Anda akan memahami secara lengkap pengertian ekspatriat, perbedaan ekspatriat dengan tenaga kerja asing biasa, tugas dan tanggung jawabnya, hingga tantangan perusahaan dalam mengelola karyawan ekspatriat secara efektif.

Dengan pemahaman yang tepat, perusahaan dapat memaksimalkan kontribusi ekspatriat sekaligus menciptakan sistem kerja yang lebih terstruktur dan profesional.

Apa Itu Ekspatriat?

Ekspatriat adalah seseorang yang tinggal dan bekerja di luar negara asalnya, biasanya untuk jangka waktu tertentu dengan tujuan profesional. Dalam konteks dunia kerja, karyawan ekspatriat adalah aset berharga yang membawa keahlian khusus atau pengetahuan teknis yang mungkin belum tersedia secara lokal di perusahaan Anda.

Pahami bahwa berdasarkan ekspatriat KBBI, istilah ini merujuk pada orang yang melepaskan kewarganegaraannya atau tenaga ahli asing yang dipekerjakan di negara lain.

Jika Anda mencari padanan kata dalam bahasa global, ekspatriat dalam Bahasa Inggris dikenal dengan sebutan expatriate atau sering disingkat expat.

Oleh karena itu, memahami terminologi ini juga penting bagi HRD untuk menentukan klasifikasi jabatan dan kontrak kerja yang sesuai.

Baca Juga: 16 Tugas HRD di Perusahaan, Bukan Hanya Interview Kandidat!

Regulasi Ekspatriat di Indonesia

Bagi Anda para pelaku usaha, memahami aspek legalitas ekspatriat di Indonesia sangatlah krusial untuk menghindari sanksi hukum dan denda administratif.

Regulasi ini secara utama diatur dalam Undang-Undang No. 6 Tahun 2023 (Penetapan Perpu Cipta Kerja menjadi UU) yang mengubah beberapa pasal dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, serta diperjelas dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing.

Pemerintah telah menetapkan aturan ketat mengenai siapa yang boleh bekerja dan prosedur apa yang harus dilewati melalui poin-poin berikut:

1. Penggunaan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA)

Berdasarkan Pasal 42 UU No. 6 Tahun 2023, setiap pemberi kerja yang mempekerjakan tenaga kerja asing wajib memiliki Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) yang disahkan oleh Pemerintah Pusat.

Sebelum mendatangkan tenaga kerja asing, perusahaan Anda wajib memiliki dokumen ini sebagai instrumen kendali.

• Merupakan dasar hukum utama legalitas penggunaan TKA di perusahaan.
• Menentukan jumlah, jabatan, dan durasi kerja ekspatriat secara spesifik.
• Menjadi prasyarat mutlak untuk penerbitan visa dan izin tinggal (Kitas).

2. Kewajiban Membayar Dana Kompensasi Penggunaan TKA (DKP-TKA)

Merujuk pada PP No. 34 Tahun 2021, perusahaan diwajibkan membayar dana kompensasi atas setiap TKA yang dipekerjakan sebagai bentuk kontribusi terhadap pengembangan keahlian tenaga kerja domestik.

• Biaya standar yang ditetapkan adalah sebesar USD 100 per bulan per orang (dibayarkan di muka).
• Dana tersebut dialokasikan sebagai Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) untuk pelatihan tenaga kerja lokal.
• Bukti bayar DKP-TKA menjadi syarat wajib dalam proses pengesahan RPTKA dan perpanjangan izin kerja.

3. Penunjukan Tenaga Kerja Pendamping

Sesuai dengan Pasal 45 UU No. 6 Tahun 2023, pemberi kerja wajib menunjuk tenaga kerja warga negara Indonesia sebagai pendamping TKA yang dipekerjakan untuk teknologi dan alih keahlian.

• Perusahaan harus memastikan terjadinya transfer teknologi dan ilmu pengetahuan dari ekspatriat kepada karyawan lokal.
• Penunjukan pendamping bertujuan agar posisi tersebut nantinya dapat digantikan oleh SDM dalam negeri di masa depan.
• Laporan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan pendamping wajib disampaikan secara berkala kepada instansi ketenagakerjaan.

4. Kepemilikan KITAS atau KITAP

Selain izin kerja, aspek keimigrasian diatur dalam UU No. 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian. Untuk tinggal dan bekerja secara legal, ekspatriat harus memiliki Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP).

• KITAS umumnya diberikan untuk jangka waktu 6 bulan hingga 2 tahun dan dapat diperpanjang.
• Proses pengurusan melibatkan integrasi antara data Kemenaker dan Direktorat Jenderal Imigrasi melalui sistem online.
• Izin ini bersifat “sponsor”, artinya legalitas tinggal ekspatriat sepenuhnya melekat pada perusahaan Anda sebagai pihak pengundang.

Tujuan Perusahaan Menggunakan Ekspatriat

Anda mungkin bertanya-tanya, mengapa perusahaan rela mengeluarkan biaya lebih besar untuk menggaji ekspatriat? Jawabannya terletak pada nilai strategis yang mereka berikan untuk keberlanjutan bisnis jangka panjang.

Beberapa tujuan perusahaan menggunakan ekspatriat yaitu:

1. Mengisi Celah Kesenjangan Keahlian (Skill Gap)

Banyak perusahaan menggunakan ekspatriat karena membutuhkan spesifikasi teknis tingkat tinggi yang sulit ditemukan di pasar tenaga kerja lokal.

• Mempercepat implementasi teknologi baru di perusahaan.
• Membawa standar operasional global ke cabang lokal.
• Mengurangi risiko kegagalan proyek akibat kurangnya tenaga ahli.

Baca Juga: Skill Gap Analysis: Jenis, Metode, & 10 Tanda-tandanya

2. Menjalankan Fungsi Kontrol dan Koordinasi

Ekspatriat sering dikirim oleh kantor pusat untuk memastikan bahwa visi, misi, dan budaya perusahaan di cabang tetap selaras dengan pusat.

• Menjaga konsistensi kebijakan perusahaan di seluruh dunia.
• Mempermudah komunikasi antara kantor cabang dan pusat.
• Melakukan audit internal secara berkala terhadap performa lokal.

3. Pengembangan Pasar dan Jaringan Internasional

Mempekerjakan orang yang paham pasar global membantu Anda melakukan ekspansi bisnis ke luar negeri dengan lebih mudah.

• Membuka akses ke relasi bisnis di negara asal ekspatriat.
• Memahami preferensi konsumen internasional dengan lebih baik.
• Meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata investor global.

Jenis-jenis Ekspatriat

Tidak semua ekspatriat memiliki pola kerja yang sama. Anda perlu memahami pembagian ini agar bisa menentukan paket kompensasi dan jenis aplikasi HRIS yang tepat untuk mengelola data mereka.

Beberapa jenis ekspatriat yang wajib Anda ketahui yaitu:

1. Ekspatriat Jangka Pendek

Biasanya dikirim untuk proyek spesifik dengan durasi kurang dari satu tahun, seringkali tanpa membawa keluarga.

• Durasi: 3 hingga 12 bulan.
• Fokus: Instalasi mesin, audit singkat, atau pelatihan teknis.
• Administrasi: Biasanya menggunakan visa bisnis atau KITAS durasi pendek.

2. Ekspatriat Jangka Panjang

Jenis yang paling umum Anda temui, di mana profesional ini tinggal selama beberapa tahun di negara penempatan.

• Durasi: 2 hingga 5 tahun.
• Fokus: Manajemen level atas (C-Level) atau kepala departemen.
• Fasilitas: Biasanya mencakup tunjangan perumahan dan sekolah anak.

3. Ekspatriat Permanen

Mereka yang memilih untuk menetap dalam waktu yang sangat lama atau bahkan tidak berencana kembali ke negara asal demi karier di perusahaan Anda.

• Durasi: Lebih dari 5 tahun atau menetap.
• Fokus: Menjadi bagian integral dari suksesi kepemimpinan lokal.
• Status: Seringkali beralih dari KITAS ke KITAP.

4. Self-initiated Expatriates

Berbeda dengan yang dikirim perusahaan, kelompok ini berpindah negara atas inisiatif pribadi untuk mencari peluang kerja.

• Motivasi: Petualangan karier atau alasan personal.
• Biaya: Seringkali tidak meminta paket relokasi yang mahal.
• Adaptasi: Cenderung lebih cepat beradaptasi karena keinginan sendiri.

Baca Juga: 10 Contoh Kontrak Kerja Karyawan PKWT, PKWTT, & Magang [Word & Pdf]

Perbedaan Ekspatriat dan Imigran

Meskipun sudah mengetahui apa itu ekspatriat, sering kali banyak dari kita masih bingung terkait apa perbedaan antara ekspatriat dan imigran.

Oleh karena itu, untuk mengetahui perbedaan ekspatriat dan imigran, silakan simak penjelasannya di bawah ini:

1. Tujuan Utama Perpindahan

Keduanya jelas memiliki perbedaan mendasar yang terletak pada niat awal mengapa mereka berada di suatu negara.

Tujuan yang dimaksud yaitu:

• Ekspatriat: Pindah untuk alasan pekerjaan atau penugasan korporat sementara.
• Imigran: Pindah untuk menetap selamanya dan menjadi warga negara setempat.

2. Durasi dan Status Kewarganegaraan

Kemudian, perbedaan durasi juga memengaruhi perbedaan antara keduanya, Ekspatriat tetap mempertahankan kewarganegaraan asal mereka, sedangkan imigran bertujuan mengubahnya.

• Ekspatriat: Memiliki kontrak kerja yang jelas dan batas waktu tinggal.
• Imigran: Mengurus dokumen untuk izin tinggal permanen tanpa batas waktu.

3. Dukungan Finansial dan Perusahaan

Perbedaan yang ketiga, seorang ekspatriat biasanya disponsori oleh pemberi kerja, sementara imigran bergerak secara mandiri.

• Ekspatriat: Biaya hidup dan izin ditanggung perusahaan (sponsor).
• Imigran: Menanggung biaya hidup dan mencari pekerjaan secara mandiri.

Sebagai tambahan informasi, Anda mungkin pernah mendengar istilah ekspatriat yang sering disebut dengan “orang asing” atau “tenaga kerja asing (TKA)”.

Namun secara teknis, ekspatriat lebih menekankan pada sisi profesionalisme dan penugasan luar negeri. Jangan juga Anda sampai tertukar dengan istilah driver ekspatriat, yang biasanya merujuk pada pengemudi yang khusus melayani kebutuhan transportasi tenaga kerja asing dengan standar pelayanan internasional.

Strategi HR Mengelola Ekspatriat

Mengelola ekspatriat di dalam sebuah perusahaan tentu membutuhkan pendekatan yang lebih personal namun tetap terstruktur secara sistematis.

Oleh karena itu, Anda wajib mengetahui strategi yang tepat untuk mengelola para ekspatriat tersebut secara sistematis.

Berikut beberapa strategi yang bisa Anda lakukan agar pengelolaan para ekspatriat di perusahaan Anda berjalan optimal:

1. Proses Onboarding yang Komprehensif

Jangan biarkan ekspatriat Anda merasa asing di lingkungan kerja yang baru. Gunakan aplikasi rekrutmen karyawan yang memiliki modul onboarding untuk memandu mereka.

Riset kuantitatif terhadap 117 ekspatriat asal Thailand di Indonesia menemukan bahwa dukungan organisasi, terutama dalam bentuk finansial dan pelatihan lintas budaya, cukup berpengaruh positif terhadap tingkat adaptasi ekspatriat.

Studi ini juga menegaskan bahwa semakin baik proses penyesuaian budaya, semakin tinggi pula efektivitas kerja ekspatriat di perusahaan multinasional.

• Berikan orientasi budaya lokal dan norma kantor.
• Siapkan fasilitas pendukung seperti tempat tinggal dan kendaraan.
• Perkenalkan mereka dengan tim lokal secara formal dan informal.

2. Manajemen Kompensasi dan Payroll yang Akurat

Selain itu, gaji ekspatriat juga sering kali melibatkan dua mata uang dan perhitungan pajak yang kompleks (tax equalization).

• Pastikan perhitungan pajak sesuai dengan aturan PPh 21 atau PPh 26.
• Gunakan sistem otomatis untuk menghindari kesalahan kurs mata uang.
• Tawarkan tunjangan yang kompetitif sesuai standar internasional.

3. Pemantauan Kinerja Berbasis Data

Evaluasi kontribusi ekspatriat terhadap pertumbuhan perusahaan secara objektif menggunakan aplikasi penilaian kinerja pegawai.

• Tetapkan KPI yang jelas sejak awal penugasan.
• Lakukan review berkala secara transparan.
• Hubungkan performa dengan rencana bonus atau perpanjangan kontrak.

Peran HRIS dalam Pengelolaan Ekspatriat

Dalam hal ini, mengelola puluhan atau ratusan ekspatriat secara manual adalah resep bencana administrasi. Di sinilah aplikasi HRIS berperan sebagai tulang punggung operasional Anda.

Berikut beberapa peran HRIS yang bisa mempermudah Anda dalam pengelolaan ekspatriat di perusahaan:

1. Sentralisasi Data dalam Satu Dashboard

Gunakan aplikasi database karyawan perusahaan untuk menyimpan semua dokumen penting ekspatriat seperti paspor, KITAS, dan kontrak kerja.

• Akses data kapan saja dan di mana saja secara aman.
• Monitoring masa berlaku dokumen secara otomatis.
• Integrasi data antara HR pusat dan HR cabang.

2. Otomatisasi Absensi dan Cuti

Ekspatriat yang sering melakukan perjalanan dinas membutuhkan fleksibilitas. Dengan aplikasi absensi karyawan, monitoring kehadiran menjadi lebih mudah.

• Absensi berbasis GPS untuk memantau lokasi kerja.
• Pengajuan cuti yang praktis melalui aplikasi employee self service.
• Rekapitulasi kehadiran otomatis yang terhubung ke payroll.

3. Notifikasi Pengingat Dokumen Legal

Sistem akan memberikan peringatan dini sebelum izin tinggal atau izin kerja ekspatriat habis masa berlakunya.

• Menghindari denda keterlambatan perpanjangan izin.
• Memudahkan perencanaan perpanjangan kontrak.
• Menjaga kepatuhan (compliance) perusahaan terhadap hukum Indonesia.

Kelola Rekrutmen, Onboarding, hingga Data Ekspatriat Lebih Rapi di KantorKu HRIS!

Setelah memahami betapa kompleksnya mengelola ekspatriat di perusahaan, sekarang saatnya Anda beralih ke solusi yang lebih modern. Kesalahan dalam input data atau keterlambatan perpanjangan izin kerja bisa berakibat fatal bagi reputasi bisnis Anda.

KantorKu HRIS hadir untuk menjawab tantangan tersebut. Dengan fitur yang lengkap mulai dari aplikasi database karyawan gratis untuk tahap awal hingga sistem manajemen administrasi yang advance, kami siap membantu Anda menyederhanakan proses yang rumit.

Jika Anda membutuhkan softwareHRIS yang andal dan all-in-one systems, tim kami siap memberikan demo terbaik untuk kebutuhan perusahaan Anda.

Jangan biarkan administrasi manual menghambat langkah ekspansi global Anda. Segera klik beralih ke sistem HRIS dan rasakan transformasi digital yang akan membuat pengelolaan SDM, KPI, hingga payroll menjadi jauh lebih efisien dan akurat.

Sumber:

Bhaskar-Shrinivas, P., Harrison, D. A., Shaffer, M. A., & Luk, D. M. (2005). Input-based and time-based models of international adjustment: Meta-analytic evidence and theoretical extensions. Academy of Management Journal, 48(2), 257–281.

Rodsai, P., Jirapornkul, C., & others. (2017). Factors influencing expatriate adjustment: Evidence from Thailand expatriates in Indonesia. Journal of Applied Business Research.

Republik Indonesia. (2003). Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Republik Indonesia. (2021). Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2021tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing.

Republik Indonesia. (2023). Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.