8 Contoh Employee Onboarding Checklist [+ Template Siap Download!]

Employee onboarding checklist adalah alat yang bisa digunakan oleh HR dan manajer untuk memastikan karyawan baru dapat beradaptasi dengan baik di perusahaan.

Dengan adanya checklist, Anda bisa mengatur setiap langkah onboarding secara terstruktur, mulai dari pengenalan perusahaan hingga pelatihan tugas yang spesifik. 

Proses onboarding yang terorganisir tidak hanya membantu karyawan baru merasa diterima, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan keterlibatan mereka. 

Tanpa checklist yang jelas, proses onboarding bisa menjadi kacau dan kurang efektif. Oleh karena itu, menggunakan employee onboarding checklist yang lengkap dan mudah dipahami untuk memastikan kesuksesan jangka panjang karyawan baru Anda!

Apa Itu Employee Onboarding Checklist?

Employee onboarding checklist adalah panduan terstruktur yang digunakan oleh HR dan manajer untuk membantu proses integrasi karyawan baru ke dalam perusahaan. 

Checklist ini mencakup berbagai tugas logistik, legal, dan sosial yang perlu dilakukan mulai dari tahap pre-boarding hingga 90 hari pertama. 

Checklist membantu setiap pihak yang terlibat memahami tugas mereka masing-masing dan kapan harus menyelesaikannya. 

Ini juga memberi motivasi pada karyawan baru, karena mereka dapat melihat perkembangan yang sudah mereka capai.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa proses onboarding berjalan lancar. Checklist membantu karyawan baru tahu apa yang harus mereka lakukan pada setiap tahap.

Employee onboarding sering melibatkan banyak tugas dan orang yang berbeda. Tanpa sistem yang terstruktur, ini bisa sangat sulit untuk diatur. 

Dokumen ini memastikan tidak ada yang terlupakan dan membantu agar semua proses administratif dan pelatihan terlaksana dengan baik.

Tahapan Employee Onboarding

Proses onboarding melibatkan beberapa tahap yang masing-masing berfungsi untuk memudahkan karyawan baru dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja.

Setiap tahap memiliki tujuan tertentu. Mari simak tahapan-tahapan yang umumnya ada dalam employee onboarding checklist untuk memaksimalkan keberhasilan proses ini!

1. Pre-Onboarding (Sebelum Hari Pertama)

Tahap pre-onboarding dimulai segera setelah karyawan menerima tawaran pekerjaan dan berakhir sebelum hari pertama mereka bekerja. 

Tahap ini bertujuan untuk memberikan kesan pertama yang baik pada karyawan baru, serta memastikan mereka merasa diterima sejak awal. 

Beberapa hal yang perlu dilakukan pada tahap ini meliputi:

• Mengirimkan email sambutan dari CEO/HR yang memberikan sambutan kepada karyawan.
• Memberikan akses ke platform komunikasi internal perusahaan.
• Menyiapkan peralatan kerja seperti laptop dan membuatkan akun untuk perusahaan.
• Membagikan dokumentasi, seperti panduan karyawan, kebijakan perusahaan, dan informasi lainnya.
• Mengirimkan kit sambutan yang berisi barang-barang yang membuat karyawan merasa dihargai.

2. Onboarding Hari Pertama

Hari pertama adalah momen krusial di mana karyawan baru mulai berinteraksi langsung dengan perusahaan dan rekan-rekan kerjanya. 

Adapun hal-hal yang perlu dipastikan dilakukan pada hari pertama ini adalah:

• Menyambut karyawan dengan orientasi perusahaan.
• Memperkenalkan mereka dengan tim dan budaya perusahaan.
• Memberikan informasi tentang kebijakan dan prosedur perusahaan agar karyawan paham.
• Memberikan akses ke sistem internal perusahaan.
• Menyediakan sesi tanya jawab dengan HR atau atasan langsung.

3. 30-90 Hari Pertama

Setelah karyawan menyelesaikan hari pertama mereka, proses onboarding berlanjut dengan lebih mendalam, khususnya untuk mengintegrasikan mereka ke dalam pekerjaan dan tim secara lebih efektif. 

Pada periode 30 hingga 90 hari pertama, Anda perlu memastikan bahwa karyawan baru memperoleh pengalaman dan dukungan yang mereka butuhkan untuk sukses. 

Beberapa tugas yang perlu dilakukan pada tahap ini adalah:

• Melakukan pelatihan lebih mendalam tentang tugas spesifik pekerjaan.
• Mengadakan evaluasi kinerja awal untuk mengetahui bagaimana karyawan menyesuaikan diri.
• Memberikan umpan balik untuk membantu karyawan baru meningkatkan kinerjanya.
• Menghubungkan karyawan baru dengan mentor atau teman kerja.
• Menyediakan kesempatan untuk beradaptasi lebih lanjut dengan tim dan tugas.

Baca Juga: Panduan SOP Onboarding Karyawan Baru & Contoh Templatenya

8 Contoh Employee Onboarding Checklist

Proses onboarding memerlukan checklist yang jelas. Adapun beberapa contoh employee onboarding checklist yang bisa Anda terapkan untuk memastikan setiap tahap onboarding sesuai harapan, yaitu:

1. Contoh Employee Onboarding Checklist Administrasi Karyawan

Checklist administrasi karyawan berfungsi untuk memastikan bahwa semua dokumen dan informasi penting sudah diterima dan diproses dengan benar:

2. Contoh Employee Checklist Pre-Onboarding

Checklist ini mencakup hal-hal seperti mengirimkan email sambutan, memberi akses ke platform komunikasi internal, dan mengatur peralatan kerja yang diperlukan.

3. Contoh Employee Onboarding Checklist Hari Pertama Kerja

Hari pertama adalah saat yang sangat penting dalam onboarding, karena ini adalah kesan pertama karyawan terhadap perusahaan. 

Checklist pada hari pertama meliputi orientasi tentang perusahaan, pengenalan tim, pengaturan akses ke sistem perusahaan, serta penyampaian informasi tentang kebijakan dan prosedur. 

4. Contoh Employee Onboarding Checklist Minggu Pertama

Pada minggu pertama, karyawan baru perlu mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang pekerjaan dan lingkungan perusahaan. 

Tujuan dari minggu pertama adalah untuk membuat karyawan merasa nyaman dan memberi mereka dasar yang kuat untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

5. Contoh Employee Onboarding Checklist 30 Hari

Checklist untuk 30 hari pertama adalah fokus untuk mengevaluasi adaptasi karyawan terhadap pekerjaan dan budaya perusahaan. 

Evaluasi pada 30 hari pertama memberikan gambaran tentang sejauh mana karyawan baru dapat menyesuaikan diri dan mulai memberikan kontribusi.

6. Contoh Employee Onboarding Excel

Template employee onboarding checklist dalam format Excel berguna karena memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dan melacak setiap tahap onboarding secara lebih mudah. 

7. Contoh Employee Onboarding Word

Jika Anda lebih suka format yang lebih mudah dibaca dan dibagikan, employee onboarding checklist dalam format Word bisa menjadi pilihan. 

Template ini juga cocok untuk perusahaan yang lebih mengutamakan dokumentasi berbasis teks.

8. Contoh Employee Onboarding Checklist PDF

Template employee onboarding checklist dalam format PDF untuk perusahaan yang menginginkan format yang mudah diunduh dan dicetak.

Download Contoh Employee Onboarding Checklist Gratis!

Untuk mempermudah Anda dalam memulai proses onboarding yang terstruktur, Anda bisa mengunduh template employee onboarding checklist secara gratis. 

Cukup mengisi formulir di bawah ini, dan Anda akan langsung mendapatkan template yang bisa langsung digunakan di perusahaan Anda. 

Jangan lewatkan kesempatan untuk mendapatkan employee onboarding checklist yang akan membantu Anda dalam mempermudah manajemen karyawan baru!

Baca Juga: Induction Training: Arti, Manfaat, Contoh, & 5 Tipsnya untuk HRD!

Tips Membuat Employee Onboarding Checklist

Untuk membuat employee onboarding checklist yang efektif, Anda bisa menerapkan beberapa tips berikut saat membuat employee onboarding checklist untuk perusahaan Anda:

1. Tentukan Tujuan Pembuatan Checklist

Sebelum membuat checklist, pastikan Anda mengetahui tujuan dari proses onboarding itu sendiri. 

Tentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk memastikan karyawan baru bisa beradaptasi dengan budaya perusahaan dan peran mereka. 

2. Utamakan Pengalaman Karyawan Baru

Pastikan checklist Anda tidak hanya berisi tugas administratif. Tambahkan juga langkah-langkah yang bertujuan untuk memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi karyawan baru, seperti memperkenalkan mereka pada budaya perusahaan, tim, dan nilai-nilai perusahaan. 

3. Gunakan Format yang Mudah Diperbarui

Checklist onboarding harus fleksibel dan mudah diperbarui. Gunakan format digital seperti Excel atau Word supaya Anda bisa menambahkan atau menghapus langkah-langkah sesuai kebutuhan. 

4. Libatkan Semua Pihak yang Terlibat

Proses onboarding tidak hanya melibatkan HR, tetapi juga manajer, mentor, dan rekan kerja lainnya. 

Pastikan checklist mencakup tugas yang melibatkan semua pihak terkait untuk memastikan proses onboarding berjalan lancar dan karyawan merasa diterima di semua level. 

5. Sesuaikan dengan Posisi dan Departemen

Pastikan checklist Anda dapat disesuaikan dengan peran atau divisi tertentu, sehingga karyawan baru mendapatkan informasi yang sesuai dengan tugas mereka. 

6. Sertakan Evaluasi dan Umpan Balik

Proses onboarding sebaiknya tidak berhenti setelah beberapa hari pertama. Buatlah checklist yang mencakup evaluasi pada akhir minggu pertama, bulan pertama, dan tiga bulan pertama. 

Ini akan memberikan kesempatan bagi manajer untuk memberikan umpan balik kepada karyawan dan memastikan mereka berkembang dengan baik.

7. Gunakan Teknologi untuk Meningkatkan Efisiensi

Untuk membuat proses onboarding, gunakan aplikasi HRIS seperti KantorKu HRIS. Aplikasi ini memungkinkan HR dan karyawan untuk mengelola proses onboarding dengan lebih mudah. 

KantorKu HRIS memiliki fitur employee self-service yang memungkinkan Anda untuk mengelola absensi, payroll, dan berbagai tugas administratif lainnya secara otomatis dan efisien.

Saatnya Proses Onboarding Karyawan Lebih Cepat & Rapi lewat Aplikasi KantorKu HRIS!

Menggunakan aplikasi HRIS seperti KantorKu HRIS memungkinkan Anda untuk mempercepat dan mempermudah proses onboarding. 

Dengan menggunakan KantorKu HRIS. Anda bisa menghilangkan tumpukan formulir kertas dan proses input data manual yang membosankan. 

Melalui fitur ESS, karyawan baru dapat melengkapi informasi mereka sendiri bahkan sebelum hari pertama bekerja.

Semua proses administrasi dan tugas yang diperlukan dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi, sehingga mengurangi waktu dan beban kerja HR. 

Mari lihat fitur unggulan KantorKu HRIS berikut:

• Pengisian Data Mandiri (ESS): Karyawan baru dapat mengunggah dokumen dan memperbarui data pribadi langsung dari aplikasi mobile.
• Pembaruan Data Real-Time: Memastikan semua informasi karyawan selalu up-to-date tanpa perlu proses verifikasi manual.
• Penyimpanan Dokumen Berbasis Cloud: Mengamankan kontrak kerja dan dokumen lainnya secara digital, siap diakses kapan saja tanpa risiko kehilangan berkas fisik.
• Akses Informasi: Karyawan dapat langsung mengecek sisa saldo cuti, jadwal kerja, hingga kalender perusahaan sejak hari pertama bergabung.
• Notifikasi Pengumuman Otomatis: Memastikan setiap kebijakan baru atau pengumuman penting tersampaikan langsung ke aplikasi karyawan.

Saatnya meninggalkan cara lama yang lambat dan beralih ke sistem yang memberikan keleluasaan bagi tim Anda untuk berkembang. 

Langsung saja book demo gratis sekarang juga untuk mencoba sendiri bagaimana KantorKu HRIS mengoptimalkan aplikasi employee self service dan sistem aplikasi HRIS!

Referensi:

New Hire Onboarding Checklist | Indeed

Employee Onboarding Checklist for HR | Personio

Onboarding New Employees: a 5-Step Process (Free Checklists Included) | Talkspirit