7 Hak Karyawan Resign di Indonesia, Cek Aturannya Sesuai UU!

Hak karyawan resign sering kali menjadi pertanyaan penting bagi HRD, terutama saat menghadapi proses pengunduran diri karyawan yang harus berjalan sesuai aturan.

Banyak perusahaan masih bingung mengenai apa saja hak yang wajib diberikan, bagaimana perhitungan kompensasi resign karyawan tetap, hingga aturan terbaru yang berlaku.

Di sisi lain, pengelolaan resign yang tidak rapi bisa menimbulkan risiko, mulai dari kesalahan perhitungan upah karyawan resign, konflik internal, hingga potensi ketidaksesuaian dengan regulasi.

Karena itu, memahami aturan resign karyawan tetap maupun kontrak secara menyeluruh menjadi hal yang penting bagi perusahaan.

Lalu, apa saja sebenarnya hak karyawan resign menurut UU Cipta Kerja, kewajiban yang perlu dipenuhi, serta cara mengelola prosesnya agar lebih efisien? Yuk, simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut ini!

Dasar Hukum Hak Karyawan Resign di Indonesia

Pemahaman mengenai hak karyawan resign tidak bisa dilepaskan dari dasar hukum yang berlaku. Regulasi ini menjadi acuan utama bagi perusahaan dalam memberikan kompensasi serta menghindari potensi pelanggaran.

Berikut beberapa dasar hukum yang mengatur hak karyawan resign di Indonesia:

1. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 atau UU Ketenagakerjaan menjadi fondasi awal dalam mengatur hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan, termasuk dalam hal Pengakhiran Hubungan Kerja (PHK).

Secara umum, UU ini mengatur:

• Hak dan kewajiban pekerja serta pemberi kerja
• Ketentuan hubungan kerja dan perjanjian kerja
• Prinsip dasar pengakhiran hubungan kerja

2. Undang-Undang No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja

Undang-Undang No. 6 Tahun 2023 (UU Cipta Kerja) merupakan regulasi terbaru yang menjadi payung hukum utama saat ini dalam ketenagakerjaan.

Beberapa poin penting yang diatur antara lain:

• Karyawan yang resign tidak berhak atas pesangon dan UPMK (Uang Penghargaan Masa Kerja)
• Karyawan tetap berhak atas Uang Penggantian Hak (UPH)
• Uang pisah dapat diberikan, tetapi harus diatur dalam kebijakan perusahaan

3. Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021

Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 ini merupakan aturan turunan dari UU Cipta Kerja yang mengatur secara teknis terkait resign dan pemutusan hubungan kerja.

Dalam PP ini, beberapa ketentuan penting meliputi:

• Uang Penggantian Hak (Pasal 43), seperti:
  • Cuti tahunan yang belum diambil
  • Biaya transportasi pulang (jika ada)
  • Hak lain sesuai kontrak kerja
• Uang pisah, yang besaran dan syaratnya diatur dalam peraturan perusahaan atau PKB
• Uang kompensasi PKWT (karyawan kontrak), yang diberikan secara proporsional meskipun kontrak belum selesai

4. Ketentuan Resign Sah (Pasal 36 Huruf i PP No. 35 Tahun 2021)

Agar karyawan bisa mendapatkan hak-haknya, proses resign harus memenuhi syarat yang ditentukan dalam regulasi.

Adapun syarat resign yang sah meliputi:

• Mengajukan permohonan secara tertulis minimal 30 hari sebelumnya (one month notice)
• Tidak sedang terikat dalam ikatan dinas
• Tetap bekerja hingga tanggal efektif resign

Ketentuan ini penting karena akan memengaruhi apakah karyawan berhak atas kompensasi resign karyawan tetap atau tidak.

5. KUH Perdata Pasal 1602z (Surat Keterangan Kerja)

Selain aturan ketenagakerjaan, KUH Perdata juga mengatur hak administratif karyawan setelah resign.

Dalam pasal ini dijelaskan bahwa:

• Perusahaan wajib memberikan surat keterangan kerja (paklaring)
• Dokumen ini menjadi hak karyawan setelah hubungan kerja berakhir
• Tidak boleh ditahan karena dibutuhkan untuk keperluan pekerjaan selanjutnya

6. PP No. 46 Tahun 2015 tentang Jaminan Hari Tua (JHT)

Selain hak dari perusahaan, karyawan juga memiliki hak atas jaminan sosial setelah resign.

Dalam regulasi PP No. 46 Tahun 2015 tentang Jaminan Hari Tua dijelaskan bahwa:

• Karyawan yang resign dapat mencairkan saldo JHT sebesar 100%
• Pencairan dapat dilakukan setelah masa tunggu tertentu (umumnya 1 bulan)
• Prosedur pencairan mengikuti ketentuan terbaru dari BPJS Ketenagakerjaan

7. Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

Selain regulasi pemerintah, perusahaan juga memiliki aturan internal yang menjadi dasar hukum tambahan selama tidak bertentangan dengan undang-undang.

Biasanya, aturan ini mencakup:

• Ketentuan uang pisah karyawan resign 1 tahun atau lebih
• Prosedur resign dan alur administrasi
• Detail kompensasi tambahan di luar ketentuan umum

Hak Karyawan Resign di Indonesia

Saat karyawan mengundurkan diri, perusahaan tetap memiliki kewajiban untuk memenuhi sejumlah hak yang telah diatur dalam regulasi. Hal ini penting agar proses resign berjalan secara adil, transparan, dan sesuai hukum yang berlaku.

Secara umum, hak karyawan resign menurut UU Cipta Kerja dan aturan turunannya mencakup beberapa komponen berikut:

1. Upah Karyawan Resign (Gaji Terakhir)

Salah satu hak paling dasar adalah upah yang belum dibayarkan hingga hari terakhir bekerja. Perusahaan tetap wajib menyelesaikan seluruh kewajiban pembayaran ini secara penuh.

Adapun komponen upah karyawan resign yang perlu diperhatikan meliputi:

• Gaji sesuai hari kerja terakhir (prorata jika tidak full 1 bulan)
• Upah lembur yang belum dibayarkan
• Tunjangan tetap yang masih menjadi hak karyawan
• Tidak boleh ada penahanan gaji tanpa dasar yang jelas

Hal ini mengacu pada prinsip pengupahan dalam regulasi ketenagakerjaan yang mewajibkan pembayaran upah secara penuh dan tepat waktu.

2. Uang Penggantian Hak (UPH)

Uang Penggantian Hak (UPH) merupakan kompensasi atas hak karyawan yang belum digunakan selama masa kerja. Komponen ini diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021 dan menjadi bagian penting dalam perhitungan resign karyawan tetap.

Beberapa komponen yang termasuk dalam UPH antara lain:

• Sisa cuti tahunan yang belum diambil atau belum gugur
• Biaya atau ongkos pulang ke tempat asal (jika diatur dalam kontrak)
• Hak lain yang tercantum dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB

Dalam praktiknya, perhitungan UPH (terutama penggantian cuti) biasanya menggunakan pendekatan sebagai berikut:

Uang pengganti cuti = 1/25 × (gaji pokok + tunjangan tetap) × sisa cuti

Namun, perlu dipahami bahwa hasil perhitungan ini bisa berbeda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

3. Uang Pisah (Jika Diatur)

Uang pisah merupakan kompensasi yang diberikan kepada karyawan yang mengundurkan diri, tetapi tidak bersifat wajib secara universal. Artinya, pemberiannya bergantung pada kebijakan internal perusahaan.

Beberapa hal yang perlu dipahami terkait uang pisah resign Omnibus Law:

• Besaran uang pisah ditentukan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan
• Umumnya berlaku untuk karyawan tetap
• Bisa mempertimbangkan masa kerja, misalnya uang pisah karyawan resign 1 tahun, uang pisah karyawan resign 2 tahun, atau lebih
• Jika tidak diatur, perusahaan tidak wajib memberikannya secara otomatis

4. Jaminan Sosial (BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan)

Selain kompensasi dari perusahaan, karyawan yang resign juga tetap memiliki hak atas program jaminan sosial yang telah diikuti selama bekerja.

Hak yang bisa didapatkan antara lain:

• Saldo Jaminan Hari Tua (JHT) dapat dicairkan sesuai ketentuan
• BPJS Kesehatan tetap aktif sementara waktu sebelum status berubah
• Perusahaan wajib membantu proses administrasi yang diperlukan

Hak ini penting karena sering kali menjadi bagian dari perencanaan keuangan karyawan setelah resign.

5. Surat Keterangan Kerja (Paklaring)

Karyawan yang resign berhak mendapatkan surat keterangan kerja sebagai bukti bahwa mereka pernah bekerja di perusahaan tersebut. Hak ini juga diatur dalam KUH Perdata.

Fungsi paklaring antara lain:

• Bukti pengalaman kerja saat melamar pekerjaan baru
• Dokumen pendukung untuk pencairan JHT BPJS Ketenagakerjaan
• Keperluan administratif lainnya (misalnya pengajuan kredit)

Perusahaan tidak diperbolehkan menahan dokumen ini karena merupakan hak karyawan.

6. Tunjangan Hari Raya (THR) (Jika Memenuhi Syarat)

Dalam kondisi tertentu, karyawan yang resign tetap berhak mendapatkan Tunjangan Hari Raya, tergantung waktu pengunduran diri.

Beberapa ketentuannya antara lain:

• Jika resign dalam periode mendekati hari raya, hak THR tetap berlaku
• Perhitungan THR bisa dilakukan secara prorata
• Mengacu pada aturan pemberian THR yang berlaku

Hal ini sering kali terlewat dalam perhitungan akhir, sehingga HR perlu lebih teliti saat melakukan final settlement.

7. Kompensasi Tambahan Sesuai Kebijakan Perusahaan

Selain hak yang diatur dalam regulasi, beberapa perusahaan juga memberikan kompensasi tambahan sebagai bagian dari kebijakan internal.

Contohnya meliputi:

• Bonus prorata berdasarkan kinerja
• Insentif yang belum dibayarkan
• Benefit tambahan lainnya sesuai kontrak

Karena sifatnya kebijakan internal, komponen ini perlu dicek langsung pada perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Hak yang Tidak Didapat Karyawan Resign

Selain memahami hak yang diterima, Anda juga perlu mengetahui hak yang tidak didapat karyawan resign. Hal ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman, baik dari sisi karyawan maupun perusahaan saat proses pengunduran diri berlangsung.

Berikut beberapa hak yang tidak didapat:

1. Uang Pesangon

Uang pesangon merupakan kompensasi yang diberikan kepada karyawan yang mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK) oleh perusahaan, bukan karena keinginan sendiri.

Karena itu, karyawan yang resign tidak berhak atas pesangon, dengan ketentuan sebagai berikut:

• Pesangon hanya diberikan dalam kasus PHK tertentu
• Resign termasuk pengakhiran hubungan kerja atas inisiatif karyawan
• Tidak termasuk dalam kompensasi resign karyawan tetap

Hal ini ditegaskan dalam regulasi ketenagakerjaan, termasuk dalam PP No. 35 Tahun 2021.

Baca Juga: Syarat dan Cara Menghitung Pesangon sesuai Regulasi

2. Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)

Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) merupakan bentuk apresiasi atas masa kerja karyawan yang biasanya diberikan saat terjadi PHK.

Untuk karyawan yang resign, ketentuannya adalah:

• Tidak berhak mendapatkan UPMK
• Masa kerja tidak otomatis menghasilkan kompensasi tambahan saat resign
• Berlaku berbeda dengan skema PHK yang mempertimbangkan masa kerja

Ini menjadi salah satu poin yang sering disalahpahami dalam perhitungan resign karyawan tetap.

3. Komponen Penggantian Hak yang Tidak Memenuhi Syarat

Meskipun karyawan tetap berhak atas Uang Penggantian Hak (UPH), tidak semua komponen bisa otomatis dicairkan.

Beberapa kondisi yang perlu diperhatikan antara lain:

• Cuti yang sudah hangus tidak bisa diuangkan
• Benefit tertentu hanya berlaku jika memenuhi syarat tertentu
• Hak tambahan yang tidak tertulis dalam kontrak tidak wajib dibayarkan

Karena itu, penting bagi HR untuk mengecek kembali isi perjanjian kerja sebelum melakukan final settlement.

Baca Juga: 15 Contoh Surat Perjanjian Kerja Karyawan, PKWT & PKWTT

4. Bonus atau Insentif yang Belum Memenuhi Ketentuan

Tidak semua bonus atau insentif dapat diberikan saat karyawan resign, terutama jika belum memenuhi syarat yang ditentukan perusahaan.

Beberapa contohnya:

• Bonus tahunan yang mensyaratkan masa kerja penuh
• Insentif berbasis target yang belum tercapai
• Bonus retensi atau kontrak tertentu yang belum jatuh tempo

Hal ini biasanya sudah diatur dalam kebijakan internal perusahaan.

5. Fasilitas dan Benefit Perusahaan yang Bersifat Aktif

Saat karyawan resign, berbagai fasilitas kerja yang bersifat aktif akan dihentikan karena hubungan kerja telah berakhir.

Fasilitas yang umumnya tidak lagi didapat meliputi:

• Akses ke sistem internal perusahaan
• Kendaraan operasional atau fasilitas kerja lainnya
• Tunjangan tertentu yang hanya berlaku selama masa kerja aktif

Penghentian ini penting untuk menjaga keamanan data dan operasional perusahaan.

6. Kompensasi di Luar Perjanjian Kerja

Kompensasi atau benefit yang tidak tertulis dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB tidak menjadi kewajiban perusahaan saat karyawan resign.

Artinya:

• Benefit informal tidak wajib diberikan
• Kebijakan yang tidak terdokumentasi tidak memiliki kekuatan hukum
• Semua hak harus mengacu pada dokumen resmi yang berlaku

Karena itu, dokumentasi HR yang rapi sangat penting untuk menghindari potensi konflik.

Kewajiban Karyawan & Perusahaan Saat Resign

Dalam proses resign, tidak hanya hak yang perlu diperhatikan, tetapi juga kewajiban yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak.

Kewajiban Karyawan Saat Resign

Karyawan yang mengundurkan diri tetap memiliki tanggung jawab hingga hubungan kerja benar-benar berakhir secara resmi.

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, proses resign harus dilakukan secara tertib agar hak-hak keuangan dapat tetap diberikan secara penuh.

Adapun kewajiban karyawan saat resign antara lain:

1. Mengajukan Surat Resign Secara Resmi

Karyawan wajib menyampaikan pengunduran diri secara tertulis sebagai bentuk pemberitahuan resmi kepada perusahaan.

• Disampaikan minimal 30 hari sebelum tanggal efektif resign (one month notice)
• Mengikuti prosedur yang berlaku di perusahaan
• Menjadi dasar administrasi proses pengakhiran kerja

2. Menyelesaikan Tugas dan Tanggung Jawab

Sampai hari terakhir bekerja, karyawan tetap berkewajiban menjalankan pekerjaannya secara profesional.

• Menuntaskan pekerjaan yang sedang berjalan
• Tidak meninggalkan beban kerja tanpa penyelesaian
• Tetap menjaga performa hingga hari terakhir kerja

3. Melakukan Serah Terima Pekerjaan (Handover)

Serah terima menjadi bagian penting dalam memastikan transisi kerja berjalan lancar.

• Menyerahkan laporan, dokumen, atau proyek yang masih berjalan
• Melakukan transfer knowledge ke pengganti atau tim terkait
• Mengembalikan aset perusahaan seperti laptop, ID card, dan perlengkapan kerja lainnya

4. Menjaga Kerahasiaan Informasi Perusahaan

Meskipun sudah tidak bekerja, kewajiban menjaga kerahasiaan tetap berlaku.

• Tidak menyebarkan data atau informasi internal perusahaan
• Tetap mematuhi perjanjian kerja atau NDA (jika ada)
• Berlaku bahkan setelah hubungan kerja berakhir

5. Mematuhi Ketentuan Khusus (Jika PKWT)

Untuk karyawan kontrak (PKWT), ada ketentuan tambahan jika resign sebelum masa kontrak selesai.

• Dapat dikenakan ganti rugi sesuai sisa masa kontrak
• Tetap berhak atas kompensasi proporsional sesuai masa kerja
• Ketentuan ini harus mengacu pada kontrak kerja yang telah disepakati

Baca Juga: 3 Offboarding Checklist Karyawan & Tahapannya [+Template Gratis]

Kewajiban Perusahaan Saat Karyawan Resign

Setelah karyawan memenuhi prosedur resign dengan benar, perusahaan juga memiliki kewajiban untuk menyelesaikan seluruh hak karyawan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Hal ini bertujuan agar proses exit berjalan profesional, transparan, dan sesuai regulasi ketenagakerjaan.

1. Membayar Seluruh Hak Keuangan Karyawan

Perusahaan wajib menyelesaikan semua hak finansial karyawan yang masih tertunda.

• Gaji terakhir sesuai hari kerja yang telah dijalani
• Uang Penggantian Hak (UPH), seperti sisa cuti dan kompensasi lain
• Uang pisah jika diatur dalam perjanjian kerja atau PKB

2. Memberikan Surat Keterangan Kerja (Paklaring)

Paklaring merupakan dokumen penting yang wajib diberikan kepada karyawan setelah resign.

• Menjadi bukti pengalaman kerja resmi
• Diperlukan untuk melamar pekerjaan baru
• Sering digunakan untuk pencairan BPJS Ketenagakerjaan (JHT)

3. Menyelesaikan Administrasi BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan

Perusahaan perlu memastikan status kepesertaan karyawan diperbarui dengan benar.

• Menonaktifkan kepesertaan sesuai tanggal resign
• Membantu proses klaim JHT jika diperlukan
• Memastikan tidak ada kesalahan data administrasi

4. Menyelesaikan Perhitungan Final Kompensasi

Proses perhitungan akhir harus dilakukan secara akurat dan transparan.

• Perhitungan upah karyawan resign harus sesuai hari kerja
• Termasuk evaluasi uang pisah dan UPH jika ada
• Menghindari kesalahan dalam final settlement payroll

5. Menjaga Proses Exit yang Profesional

Selain aspek administratif, perusahaan juga perlu menjaga pengalaman karyawan saat keluar.

• Tidak menghambat proses resign tanpa alasan jelas
• Memberikan komunikasi yang jelas dan terbuka
• Menjaga hubungan kerja tetap baik meskipun sudah berakhir

Cara Mengelola Proses Resign Lebih Rapi dan Efisien

Dalam praktiknya, pengelolaan proses resign secara manual sering kali memakan banyak waktu dan berpotensi menimbulkan kesalahan, terutama jika jumlah karyawan cukup besar.

Nah, berikut beberapa tips atau cara yang bisa Anda terapkan:

1. Gunakan Alur Resign yang Terstandarisasi

Langkah awal yang paling penting adalah memastikan proses resign memiliki alur yang baku dan seragam untuk semua karyawan.

Dengan alur yang jelas, HR tidak perlu mengulang proses dari awal setiap kali ada pengunduran diri.

Alur ini biasanya mencakup:

• Penerimaan surat resign oleh pihak HR atau atasan
• Batas waktu approval yang sudah ditentukan
• Checklist dokumen yang wajib diserahkan karyawan
• Alur serah terima pekerjaan (handover) yang terdokumentasi

2. Simpan dan Kelola Data Karyawan dalam Sistem Terpusat

Pengelolaan data yang tersebar di banyak file atau sistem terpisah sering kali membuat proses resign menjadi tidak efisien.

Dengan menggunakan aplikasi database karyawan, seluruh data bisa dikelola dalam satu sistem terpusat.

Manfaatnya antara lain:

• Riwayat kerja karyawan lebih mudah dilacak
• Data absensi dan cuti dapat diakses dengan cepat
• Dokumen administrasi tidak tercecer saat final settlement

3. Otomatisasi Perhitungan Hak Karyawan

Salah satu bagian paling krusial dalam proses resign adalah perhitungan hak karyawan, seperti gaji terakhir dan kompensasi lainnya.

Jika masih dilakukan manual, risiko kesalahan cukup tinggi. Dengan sistem yang terintegrasi, proses ini bisa lebih akurat.

Otomatisasi ini membantu dalam:

• Menghitung upah karyawan resign secara lebih tepat
• Memisahkan komponen yang wajib dan tidak wajib dibayarkan
• Mengurangi risiko human error dalam payroll

4. Gunakan Employee Self Service untuk Pengajuan Resign

Dengan fitur aplikasi employee self service, karyawan dapat mengajukan resign secara mandiri tanpa harus melalui banyak kanal komunikasi.

Hal ini membuat proses menjadi lebih efisien dan transparan.

Keunggulannya antara lain:

• Pengajuan resign terdokumentasi secara otomatis
• Status approval dapat dipantau secara real-time
• Komunikasi antara karyawan dan HR menjadi lebih jelas dan terstruktur

5. Integrasikan Sistem HR Secara Menyeluruh

Agar proses resign lebih efisien, perusahaan perlu memastikan seluruh sistem HR saling terhubung dalam satu ekosistem, seperti aplikasi HRIS.

Integrasi ini biasanya mencakup:

• Data absensi karyawan untuk perhitungan final settlement
• Sistem payroll agar penyesuaian gaji lebih cepat
• Data Key Performance Indicator (KPI) dan performa untuk evaluasi akhir karyawan
• Sinkronisasi data untuk proses onboarding karyawan baru

Dengan integrasi ini, transisi dari karyawan keluar hingga masuknya karyawan baru bisa berjalan lebih mulus tanpa proses yang berulang.

Kelola Proses Resign & Onboarding Karyawan Tanpa Ribet lewat KantorKu HRIS!

Mengelola proses resign sekaligus onboarding karyawan baru sering kali menjadi tantangan tersendiri bagi tim HR, terutama jika masih dilakukan secara manual.

Mulai dari administrasi dokumen, perhitungan hak karyawan, hingga pengaturan data karyawan baru, semuanya membutuhkan koordinasi yang rapi dan berulang.

Jika tidak dikelola dengan baik, proses ini bisa menyebabkan data tidak sinkron, keterlambatan administrasi, hingga kesalahan dalam final settlement karyawan.

Di sinilah penggunaan sistem digital seperti KantorKu HRIS membantu perusahaan mengelola proses HR secara lebih sederhana, cepat, dan terstruktur dalam satu platform.

Dengan aplikasi HRIS dari KantorKu HRIS, Anda dapat memperoleh berbagai kemudahan berikut:

• Pengelolaan data karyawan yang lebih terpusat dan tidak tersebar di banyak file atau divisi
• Proses offboarding yang lebih rapi, mulai dari pengajuan resign hingga status karyawan keluar
• Integrasi data absensi karyawan, payroll, dan database karyawan dalam satu sistem
• Perhitungan hak karyawan resign yang lebih cepat dan meminimalkan risiko kesalahan manual
• Transparansi proses HR, sehingga status setiap karyawan dapat dipantau secara real-time

Dengan sistem yang terintegrasi, proses transisi karyawan—baik yang keluar maupun yang masuk—dapat berjalan lebih efisien tanpa perlu banyak pekerjaan manual yang berulang.

Saatnya beralih dari proses HR yang manual dan memakan waktu ke sistem yang lebih modern dan otomatis.

Book demo gratis sekarang untuk melihat bagaimana KantorKu HRIS dapat membantu Anda mengelola proses HR dengan lebih cepat, rapi, dan efisien!

Referensi

Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 atau UU Ketenagakerjaan

Undang-Undang No. 6 Tahun 2023 (UU Cipta Kerja)

Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021

KUH Perdata

PP No. 46 Tahun 2015 tentang Jaminan Hari Tua