Bolehkah PHK Sepihak? Cek Aturan, Penyebab, & Hak Karyawan

PHK sepihak masih menjadi isu yang sering terjadi di dunia kerja, terutama ketika perusahaan menghadapi penurunan bisnis, efisiensi biaya, atau konflik hubungan industrial.

Tidak sedikit karyawan merasa diberhentikan secara tiba-tiba tanpa penjelasan yang jelas, sementara di sisi lain perusahaan juga perlu memahami prosedur pemutusan hubungan kerja yang sesuai aturan agar tidak menimbulkan sengketa.

Dalam praktiknya, PHK sepihak dapat berdampak besar bagi kedua belah pihak, mulai dari penurunan produktivitas, rusaknya reputasi perusahaan, hingga munculnya masalah hukum ketenagakerjaan.

Oleh karena itu, HR dan pelaku usaha perlu memahami apa itu PHK sepihak, ciri-cirinya, aturan yang berlaku di Indonesia, serta langkah pencegahan agar proses pemutusan kerja berjalan lebih transparan dan profesional.

Artikel ini akan membahas pengertian, dasar hukum, hak karyawan, hingga solusi digital seperti aplikasi HRIS untuk mengelola administrasi ketenagakerjaan secara lebih rapi.

Apa Itu PHK Sepihak?

PHK sepihak adalah tindakan pengakhiran kontrak yang dilakukan secara mendadak atau tanpa alasan yang sah secara hukum.

Secara umum, pengertian PHK sepihak merujuk pada pemutusan hubungan kerja yang dilakukan oleh perusahaan tanpa adanya kesepakatan dari karyawan dan tanpa melalui tahapan prosedur yang diatur oleh undang-undang.

Contoh PHK sepihak sering terjadi saat atasan memutus kontrak karyawan hanya karena ketidaksukaan pribadi atau efisiensi mendadak tanpa memberikan surat peringatan (SP) terlebih dahulu.

Isu ini sering muncul karena kurangnya pemahaman terhadap regulasi atau buruknya sistem administrasi internal.

Dasar Hukum PHK

Dalam konteks hukum di Indonesia, PHK tidak bisa dilakukan secara semena-mena karena sudah ada payung hukum yang melindunginya.

Seluruh prosedur PHK saat ini berpedoman pada Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.

Rincian pasal yang mengaturnya yaitu:

1. PHK Harus Dihindari

Hal ini ditegaskan dalam Pasal 151 ayat (1) UU No. 6 Tahun 2023, yang menyatakan bahwa pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja, dan pemerintah harus mengupayakan sekuat tenaga agar tidak terjadi pemutusan hubungan kerja.

2. Kewajiban Pesangon & Kompensasi

Aturan mengenai hak uang pesangon, uang penghargaan masa kerja (UPMK), dan uang penggantian hak (UPH) diatur secara rinci dalam Pasal 156 ayat (1) UU No. 6 Tahun 2023. Besaran pastinya mengikuti tabel perhitungan yang ada pada pasal tersebut berdasarkan masa kerja karyawan.

3. Prosedur Bipartit dan Mediasi

Mekanisme penyelesaian perselisihan ini diatur dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (PPHI).

Pasal 3 hingga Pasal 14 menjelaskan kewajiban perundingan bipartit secara musyawarah sebelum melibatkan pihak ketiga (mediator dari Disnaker).

4. Peraturan Pelaksana (PP)

Untuk teknis pelaksanaan PHK yang lebih detail (seperti tata cara pemberitahuan PHK dan rincian perhitungan uang pesangon berdasarkan alasan PHK), Anda harus merujuk pada Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.

Penyebab Terjadinya PHK Sepihak di Perusahaan

Banyak perusahaan terjebak dalam kasus hukum bukan karena niat buruk sejak awal, melainkan karena tata kelola administrasi yang masih bersifat konvensional dan tidak rapi.

Ketika data tidak sinkron, keputusan yang diambil HR sering kali dianggap sebagai PHK sepihak oleh hukum karena lemahnya pembuktian.

Berikut adalah uraian mendalam mengenai alasan mengapa isu ini sering terjadi, baik karena faktor ketidaksengajaan maupun kurangnya sistem yang mumpuni:

1. Tidak Ada Dokumentasi Kinerja Karyawan

Salah satu pemicu utama sengketa adalah saat Anda berniat memutus kontrak karyawan yang dianggap kurang berkontribusi, namun Anda tidak memiliki bukti konkret yang bisa dipertanggungjawabkan di hadapan hukum. Tanpa rekam jejak yang valid, pemutusan kerja tersebut akan dianggap tidak berdasar.

• Evaluasi kerja tidak tercatat secara rutin dalam sistem yang objektif sehingga sulit melihat perkembangan performa karyawan dari waktu ke waktu.
• Penilaian yang dilakukan cenderung bersifat subjektif dari atasan tanpa indikator KPI (Key Performance Indicator) menggunakan aplikasi KPI yang jelas dan terukur.

2. Administrasi HR yang Berantakan

Kekacauan dalam pengelolaan dokumen administrasi membuat setiap pengambilan keputusan strategis menjadi sangat reaktif dan penuh risiko.

Jika data berserakan, Anda akan kesulitan memberikan argumentasi yang kuat saat terjadi audit atau mediasi hubungan industrial.

• Kontrak kerja fisik sering kali terselip atau hilang karena tidak menggunakan aplikasi database karyawan.
• Data absensi, catatan keterlambatan, dan riwayat pelanggaran tidak terdokumentasi secara urut (kronologis), yang padahal merupakan syarat mutlak dalam pemberian sanksi.

3. Perusahaan Tidak Memiliki SOP HR yang Jelas

Tanpa Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baku, tim HR akan kehilangan arah dalam mengambil tindakan pendisiplinan yang sah.

Hal ini menciptakan ketidakpastian hukum di internal perusahaan dan membuat karyawan merasa diperlakukan secara tidak adil.

• Tidak adanya alur formal dalam tahapan pemberian warning letter (SP 1, 2, dan 3) yang sesuai dengan ketentuan undang-undang ketenagakerjaan.
• Membutuhkan aplikasi penilaian kinerja pegawai agar standar penilaian tetap konsisten bagi seluruh tim.

Baca Juga: 12 Contoh Surat Peringatan Karyawan: SP1, SP2, SP3

4. Efisiensi atau Masalah Finansial Mendadak

Tekanan finansial yang muncul secara tiba-tiba sering kali memaksa pemilik usaha untuk mengambil jalan pintas demi menyelamatkan operasional perusahaan. Sayangnya, efisiensi yang dilakukan tanpa komunikasi yang baik sering berakhir di pengadilan.

• Perusahaan sering melakukan restrukturisasi bisnis secara terburu-buru tanpa melibatkan perencanaan manajemen SDM yang matang dan mitigasi risiko hukum.
• Terjadinya pengurangan tenaga kerja secara massal tanpa adanya proses dialog atau komunikasi dua arah yang layak kepada pihak karyawan yang terdampak.

Dampak PHK Sepihak bagi Perusahaan

Risiko yang Anda hadapi bukan hanya soal uang, tetapi juga masa depan bisnis Anda. Penanganan sengketa kerja yang buruk dapat meningkatkan biaya operasional hingga 30% akibat biaya hukum dan kehilangan jam kerja produktif.

Berikut dampak PHK sepihak bagi perusahaan:

1. Risiko Gugatan dan Sengketa Hubungan Industrial

Karyawan yang merasa haknya dilanggar dapat membawa kasus ini ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Hal ini akan memakan waktu, energi, dan biaya yang tidak sedikit bagi perusahaan.

2. Reputasi Perusahaan Menurun

Berita mengenai pemecatan sewenang-wenang sangat cepat menyebar di era digital. Hal ini bisa memicu risiko viral di media sosial yang sangat sulit dikendalikan.

3. Turunnya Kepercayaan Karyawan

Karyawan yang masih bekerja akan merasa tidak aman (job insecurity). Hal ini merusak employer branding Anda dan membuat talenta terbaik berpikir untuk mengundurkan diri.

4. Proses Operasional HR Jadi Tidak Efisien

Fokus HR yang seharusnya untuk pengembangan SDM malah habis terkuras untuk mengurusi sengketa hukum dan mencari kandidat baru karena sulitnya merekrut kandidat berkualitas yang sudah mendengar kabar buruk mengenai perusahaan Anda.

Hak Karyawan Jika Mengalami PHK Sepihak

Ketika mengalami PHK sepihak, karyawan tetap memiliki hak yang dilindungi oleh peraturan ketenagakerjaan di Indonesia. Perusahaan tidak bisa memberhentikan pekerja secara sembarangan tanpa mengikuti prosedur dan kewajiban yang berlaku.

Berikut beberapa hak karyawan jika mengalami PHK sepihak:

1. Mendapatkan Penjelasan Alasan PHK

Karyawan berhak mengetahui alasan pemutusan hubungan kerja secara jelas dan transparan. Perusahaan wajib memberikan dasar PHK sesuai ketentuan hukum atau perjanjian kerja yang berlaku.

2. Mendapatkan Uang Pesangon

Dalam kondisi tertentu, pekerja yang terkena PHK berhak menerima uang pesangon sesuai masa kerja dan ketentuan undang-undang ketenagakerjaan.

Baca Juga: Syarat dan Cara Menghitung Pesangon sesuai Regulasi

3. Mendapatkan Uang Penghargaan Masa Kerja

Selain pesangon, karyawan juga dapat memperoleh uang penghargaan masa kerja apabila telah bekerja dalam periode tertentu sesuai aturan yang berlaku.

4. Mendapatkan Uang Penggantian Hak

Hak ini meliputi kompensasi seperti sisa cuti tahunan yang belum digunakan, biaya pulang, atau hak lain yang tercantum dalam perjanjian kerja maupun peraturan perusahaan.

5. Tetap Mendapatkan Gaji yang Belum Dibayarkan

Perusahaan tetap wajib membayarkan upah, lembur, bonus, atau tunjangan yang memang menjadi hak pekerja sebelum hubungan kerja berakhir.

6. Mengajukan Keberatan atau Gugatan

Jika merasa PHK dilakukan secara tidak adil atau tidak sesuai prosedur, karyawan berhak mengajukan penyelesaian perselisihan hubungan industrial melalui mediasi, dinas ketenagakerjaan, hingga pengadilan hubungan industrial.

7. Mendapatkan Dokumen Kerja

Karyawan berhak memperoleh dokumen penting seperti surat pengalaman kerja, slip gaji, hingga dokumen administrasi lain yang diperlukan untuk melamar pekerjaan baru.

8. Mendapat Perlindungan dari PHK Diskriminatif

Perusahaan tidak boleh melakukan PHK karena alasan diskriminatif, seperti kondisi kesehatan tertentu, pernikahan, agama, atau aktivitas pekerja yang dilindungi hukum.

Dengan memahami hak-hak ini, karyawan dapat lebih siap menghadapi situasi PHK dan perusahaan pun bisa menghindari risiko konflik kerja. Karena itu, proses administrasi karyawan dan dokumentasi HR yang rapi menjadi penting agar setiap keputusan ketenagakerjaan berjalan sesuai aturan.

Cara Perusahaan Menghindari PHK Sepihak

Pencegahan selalu jauh lebih baik, lebih murah, dan lebih aman daripada menangani sengketa di pengadilan.

Anda dapat membangun sistem manajemen yang kokoh untuk meminimalisir keputusan yang bersifat emosional atau mendadak dengan menerapkan standarisasi di setiap lini administrasi.

Ketika perusahaan memiliki sistem yang akuntabel, setiap keputusan yang diambil memiliki landasan hukum yang kuat sehingga sulit untuk digugat sebagai PHK sepihak.

Berikut adalah langkah-langkah strategis yang bisa Anda terapkan untuk memastikan pengelolaan SDM tetap berada di jalur yang benar:

1. Membuat SOP Evaluasi Kinerja yang Jelas

Memiliki SOP yang transparan memastikan setiap karyawan memahami tanggung jawab mereka sejak hari pertama bergabung dan memudahkan HR melakukan penilaian secara adil.

• Gunakan aplikasi KPI gratis untuk memantau target secara objektif.
• Lakukan review berkala agar terdapat rekam jejak performa.
• Sosialisasikan konsekuensi pencapaian target kepada seluruh staf.

Baca Juga: 7 Cara Membuat SOP Perusahaan yang Efektif & Cepat

2. Menyimpan Dokumentasi Karyawan Secara Digital

Keamanan data adalah kunci utama dalam menghadapi audit atau perselisihan hukum. Jangan biarkan nasib hukum perusahaan Anda bergantung pada tumpukan kertas yang rentan hilang.

• Gunakan aplikasi database karyawan gratis untuk menyimpan kontrak di cloud.
• Pastikan riwayat komunikasi terkait performa tersimpan rapi.
• Akses data dokumen karyawan dapat dilakukan secara cepat dan akurat.

3. Mengelola Absensi dan Disiplin Kerja Secara Transparan

Kedisiplinan harus bisa dibuktikan dengan data yang akurat, Anda bisa menggunakan aplikasi absensi karyawan yang anti-manipulasi dan real-time.

 Transparansi dalam hal kehadiran akan menciptakan rasa keadilan bagi seluruh tim.

• Gunakan sistem absensi digital yang anti-manipulasi dan real-time.
• Susun rekam jejak SP berdasarkan bukti ketidakhadiran yang valid.
• Berikan akses melalui aplikasi employee self service agar karyawan bisa melihat data mereka sendiri.

4. Menggunakan Data HR untuk Pengambilan Keputusan

Gunakan pendekatan berbasis data (data-driven) untuk setiap keputusan strategis SDM agar tidak ada unsur sentimen pribadi dalam pengelolaan karyawan.

• Data dari aplikasi database karyawan perusahaan menjadi dasar utama promosi atau terminasi.
• Rekapitulasi poin pelanggaran menjadi bukti sah saat mediasi.
• Pengambilan keputusan menjadi lebih logis, adil, dan profesional.

Peran HRIS dalam Membantu Proses HR Lebih Transparan

Di era modern ini, penggunaan teknologi bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan. Dalam hal ini, implementasi sistem informasi SDM (HRIS) secara efektif dapat meningkatkan transparansi organisasi dan mengurangi potensi konflik internal sebesar 45%.

Penggunaan HRIS membantu Anda menjalankan proses HR yang lebih tertib dan objektif melalui:

• Digitalisasi data karyawan: Seluruh profil dan riwayat karyawan tersimpan aman.
• Penyimpanan dokumen: Memudahkan pelacakan kontrak kerja melalui fitur aplikasi employee self service.
• Monitoring absensi: Rekap kehadiran dan keterlambatan tersedia secara real-time.
• Administrasi rapi: Membantu HR memiliki data pendukung yang valid sebelum mengambil keputusan penting, sehingga meminimalisir risiko sengketa.

Kelola Data HR Lebih Transparan lewat KantorKu HRIS!

Jika Anda membutuhkan solusi yang dapat merapikan administrasi SDM dan meminimalisir risiko hukum, KantorKu HRIS adalah jawabannya.

Segera beralih dari sistem manual dan gunakan aplikasi HRIS untuk memastikan setiap keputusan HR di perusahaan Anda didasari oleh data yang akurat dan transparan.