Apa itu Three Way Matching? Cara Kerja, Contoh & Template PDF

Dalam proses pengadaan barang atau jasa, perusahaan tidak hanya perlu memastikan bahwa pesanan telah dikirim oleh pemasok. 

Tim keuangan juga harus memverifikasi apakah barang yang diterima benar-benar sesuai dengan pesanan dan nilai yang ditagihkan sebelum pembayaran dilakukan.

Jika proses verifikasi tersebut tidak dilakukan, perusahaan berisiko mengalami berbagai masalah, mulai dari pembayaran ganda, kelebihan bayar, hingga membayar barang yang belum diterima. 

Kesalahan seperti ini berdampak pada arus kas dan juga menyulitkan proses audit. Maka untuk meminimalkan risiko tersebut, salah satu metode yang umum digunakan adalah three way matching. 

Lantas, apa yang dimaksud dengan three way matching, bagaimana cara kerjanya, dan mengapa metode ini penting bagi perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!

Apa Itu Three Way Matching?

Three way matching adalah proses verifikasi dalam akuntansi dan accounts payable yang dilakukan dengan mencocokkan tiga dokumen sebelum pembayaran kepada pemasok disetujui.

Adapun tiga dokumen tersebut yaitu purchase order (PO), laporan penerimaan barang (goods receipt note/GRN), dan invoice dari pemasok.

Melalui proses ini, perusahaan memastikan bahwa barang atau jasa yang ditagihkan benar-benar telah dipesan dan diterima sesuai kesepakatan. 

Tim keuangan akan membandingkan berbagai informasi penting, seperti jenis barang, jumlah, harga satuan, total transaksi, hingga nomor referensi yang tercantum pada ketiga dokumen tersebut.

Apabila seluruh informasi sesuai atau masih berada dalam batas toleransi yang telah ditetapkan perusahaan, invoice dapat dilanjutkan ke proses persetujuan pembayaran. 

Di sisi lain, apabila ditemukan ketidaksesuaian, pembayaran akan ditunda hingga perbedaan tersebut berhasil diklarifikasi dan diselesaikan.

Dengan kata lain, three way matching berfungsi sebagai mekanisme pengendalian internal untuk memastikan perusahaan hanya membayar transaksi yang benar-benar valid.

Mengapa Perlu Three Way Matching?

Transaksi pembelian melibatkan tim pembelian, gudang, pemasok, dan keuangan, sehingga setiap dokumen perlu diverifikasi sebelum pembayaran dilakukan. 

Tanpa proses pencocokan, perusahaan berisiko membayar jumlah yang salah, barang yang belum diterima, atau tagihan tanpa pesanan resmi.

Adapun beberapa alasan perlu menggunakannya yaitu:

• Mencegah Kelebihan Pembayaran: Memastikan nilai yang dibayar sesuai dengan harga dan jumlah yang disetujui dalam purchase order.
• Menghindari Pembayaran Barang yang Belum Diterima: Invoice hanya diproses setelah tersedia bukti penerimaan barang atau jasa.
• Mendeteksi Tagihan Ganda: Nomor invoice, nomor pesanan, dan nilai transaksi diperiksa agar pembayaran tidak dilakukan dua kali.
• Mengurangi Risiko Kecurangan: Tagihan tanpa purchase order atau bukti penerimaan dapat langsung ditandai untuk ditinjau.
• Meningkatkan Akurasi Pencatatan: Data pembelian, utang usaha, dan persediaan menjadi lebih konsisten.
• Mengontrol Pengeluaran: Setiap pembayaran memiliki dasar transaksi dan persetujuan yang dapat ditelusuri.
• Mempermudah Audit: Ketiga dokumen membentuk jejak administrasi yang jelas untuk setiap transaksi.

Cara Kerja Three Way Matching

Proses three way matching dimulai sejak pembelian disetujui hingga invoice dinyatakan layak dibayar. 

Dalam praktiknya, urutan kedatangan barang dan invoice dapat berbeda, tetapi pembayaran baru diproses setelah ketiga dokumen tersedia dan berhasil diverifikasi.

Adapun cara kerjanya yaitu:

1. Perusahaan Membuat Purchase Order

Tim pembelian membuat purchase order yang memuat jenis barang, kuantitas, harga, pemasok, jadwal pengiriman, serta ketentuan pembayaran. Dokumen tersebut perlu memperoleh persetujuan internal sebelum dikirim kepada pemasok.

2. Pemasok Mengirimkan Barang atau Jasa

Pemasok memenuhi pesanan berdasarkan rincian dalam purchase order. Barang dapat tiba sebelum atau setelah invoice diterima, sehingga keduanya tetap harus dicatat sebagai dokumen yang terpisah.

3. Tim Penerimaan Membuat Laporan

Tim gudang memeriksa jumlah, jenis, kondisi, dan kualitas barang yang datang, lalu mencatatnya dalam goods receipt note. 

Kekurangan, kerusakan, atau perbedaan spesifikasi perlu dicantumkan agar tidak ikut dibayar tanpa klarifikasi.

4. Pemasok Mengirimkan Invoice

Pemasok mengirimkan invoice berisi jumlah yang ditagihkan, harga satuan, pajak, biaya tambahan, dan tanggal jatuh tempo. 

Nomor purchase order perlu dicantumkan agar tim keuangan dapat menghubungkan tagihan dengan pesanan yang benar.

5. Tim Keuangan Mencocokkan Tiga Dokumen

Tim accounts payable membandingkan purchase order, laporan penerimaan, dan invoice secara per baris untuk memeriksa jenis barang, kuantitas, harga, dan total transaksi. 

Perusahaan dapat menggunakan batas toleransi tertentu, misalnya berdasarkan persentase atau nominal, agar selisih kecil tidak selalu menghambat pembayaran.

6. Tagihan Disetujui atau Ditahan

Jika seluruh data cocok atau masih berada dalam batas toleransi, invoice dapat diteruskan ke tahap persetujuan pembayaran. 

Jika ditemukan perbedaan, tagihan ditahan dan diarahkan kepada tim pembelian, gudang, atau pemasok untuk diselesaikan terlebih dahulu.

Baca Juga: Neraca Saldo Adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya

Komponen Three Way Matching

Istilah three way matching mengacu pada proses mencocokkan tiga dokumen yang memiliki fungsi berbeda dalam satu transaksi pembelian. 

Ketiganya harus saling terhubung agar perusahaan memiliki dasar yang lengkap sebelum menyetujui pembayaran kepada pemasok.

Adapun komponen yang perlu Anda ketahui yaitu:

1. Purchase Order (PO)

Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat perusahaan untuk memesan barang atau jasa kepada pemasok. 

Dokumen ini menunjukkan apa yang telah dipesan dan disetujui sebelum transaksi berlangsung.

Informasi yang umumnya tercantum dalam purchase order meliputi:

• Nomor dan tanggal pesanan
• Identitas pemasok
• Daftar barang atau jasa
• Jumlah yang dipesan
• Harga satuan
• Total nilai pesanan
• Jadwal pengiriman
• Ketentuan pembayaran
• Otorisasi pihak yang berwenang

2. Laporan Penerimaan Barang (Goods Receipt Note)

Laporan penerimaan barang dibuat ketika barang atau jasa telah diterima oleh perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti mengenai apa yang benar-benar diterima, bukan sekadar apa yang dipesan.

Untuk transaksi jasa, dokumen ini dapat berupa berita acara penyelesaian pekerjaan (BAST) atau dokumen persetujuan bahwa layanan telah selesai diberikan sesuai kontrak.

Informasi yang biasanya diperiksa meliputi:

• Nomor purchase order
• Tanggal penerimaan
• Jenis barang
• Jumlah yang diterima
• Kondisi barang
• Kekurangan atau kerusakan
• Nama petugas penerima

3. Invoice Pemasok

Invoice merupakan dokumen penagihan yang dikirim pemasok setelah barang atau jasa diserahkan. 

Dokumen ini menjadi dasar pembayaran, tetapi tidak seharusnya langsung disetujui sebelum dibandingkan dengan purchase order dan laporan penerimaan.

Informasi yang umumnya terdapat dalam invoice meliputi:

• Nomor dan tanggal faktur
• Identitas pemasok
• Nomor purchase order
• Daftar barang atau jasa
• Jumlah yang ditagihkan
• Harga satuan
• Pajak dan biaya tambahan
• Total tagihan
• Tanggal jatuh tempo
• Informasi pembayaran

Cara Melakukan Three Way Matching

Setelah ketiga dokumen tersedia, tim keuangan dapat mulai melakukan proses verifikasi sebelum pembayaran disetujui. 

Berikut langkah-langkah yang umum diterapkan dalam praktik accounts payable.

1. Kumpulkan Ketiga Dokumen

Pastikan purchase order, laporan penerimaan, dan invoice berasal dari transaksi yang sama. Gunakan nomor PO atau referensi transaksi agar dokumen tidak tertukar.

2. Periksa Identitas dan Nomor Dokumen

Cocokkan nama pemasok, nomor PO, nomor faktur, tanggal transaksi, serta identitas perusahaan pembeli. 

Langkah ini membantu mendeteksi invoice yang tidak memiliki pesanan resmi atau berasal dari vendor yang tidak terdaftar.

3. Cocokkan Jenis dan Deskripsi Barang

Pastikan barang atau jasa yang ditagihkan sama dengan yang dipesan dan diterima. Perbedaan kode produk, spesifikasi, ukuran, atau deskripsi perlu diklarifikasi sebelum pembayaran diproses.

4. Cocokkan Kuantitas

Bandingkan jumlah yang dipesan, diterima, dan ditagihkan. Misalnya, jika perusahaan memesan 100 unit tetapi baru menerima 80 unit, maka invoice untuk 100 unit sebaiknya belum dibayar penuh kecuali terdapat kesepakatan khusus.

5. Cocokkan Harga dan Total Tagihan

Periksa harga satuan, diskon, pajak, biaya pengiriman, hingga total pembayaran. Pastikan seluruh nilai yang ditagihkan sesuai dengan harga yang telah disepakati dalam purchase order.

6. Terapkan Batas Toleransi

Tidak semua selisih kecil harus membuat pembayaran tertunda. Banyak perusahaan menetapkan batas toleransi berdasarkan nominal atau persentase.

Misalnya selisih harga di bawah 1% dapat diproses otomatis, sedangkan selisih yang lebih besar memerlukan persetujuan tambahan.

7. Tangani Ketidaksesuaian

Jika ditemukan perbedaan, catat jenis selisih dan koordinasikan dengan pihak terkait. Penyelesaiannya dapat berupa penerbitan invoice baru, pembaruan laporan penerimaan, revisi PO, pengiriman sisa barang, atau pembatalan transaksi bila tidak tercapai kesepakatan.

8. Berikan Persetujuan Pembayaran

Setelah seluruh data sesuai, invoice diteruskan kepada pihak yang berwenang untuk disetujui. Simpan seluruh dokumen beserta riwayat persetujuannya sebagai bagian dari administrasi dan kebutuhan audit.

Baca Juga: Neraca Saldo Setelah Penutupan: Format, Contoh & Cara Menyusun

Contoh Nyata Penerapan Three Way Matching di Perusahaan

Salah satu contoh perusahaan yang dilaporkan menerapkan three way matching adalah Siemens AG. 

Perusahaan multinasional tersebut mengintegrasikan proses pencocokan dokumen ke dalam sistem enterprise resource planning untuk membantu menghubungkan proses pengadaan dan keuangan.

Melalui sistem tersebut, purchase order, catatan penerimaan barang, dan invoice pemasok dapat dibandingkan sebelum pembayaran disetujui. 

Proses otomatis ini membantu tim accounts payable mengurangi pemeriksaan manual, mempercepat verifikasi, serta menekan risiko membayar barang yang tidak pernah diterima atau tagihan dengan nilai yang tidak sesuai.

Perbedaan Two Way, Three Way, dan Four Way Matching

Perusahaan tidak selalu menerapkan tingkat pemeriksaan yang sama untuk setiap pembelian. Metode pencocokan dapat disesuaikan dengan nilai transaksi, risiko, jenis barang, dan kebutuhan pengendalian internal.

Secara umum, perbedaannya terdapat pada jenis dan jumlah dokumen yang dibandingkan, di antaranya:

• Two way matching membandingkan purchase order dengan invoice. 
• Three way matching menambahkan laporan penerimaan barang
• Four way matching juga memeriksa laporan inspeksi atau persetujuan kualitas.

Agar lebih paham seputar perbedaan ketiganya, mari simak tabel perbandingan sebagai berikut:

Aspek	Two Way Matching	Three Way Matching	Four Way Matching
Dokumen yang dibandingkan	Purchase orderInvoice	Purchase orderLaporan penerimaanInvoice	Purchase orderLaporan penerimaanInvoiceLaporan inspeksi
Fokus pemeriksaan	Pesanan Tagihan	PesananPenerimaanTagihan	PesananPenerimaanTagihanKualitas
Tingkat verifikasi	Dasar	Menengah	Paling ketat
Waktu pemrosesan	Relatif cepat	Lebih lama	Paling lama
Risiko barang belum diterima	Lebih tinggi	Lebih rendah	Lebih rendah dengan pemeriksaan kualitas
Digunakan untuk	Transaksi bernilai rendah atau jasa rutin	Pembelian barang dengan risiko menengah hingga tinggi	Barang bernilai tinggi, kritis, atau membutuhkan inspeksi
Contoh transaksi	Langganan perangkat lunak atau jasa bulanan	Pembelian stok, bahan baku, atau perlengkapan	Peralatan medis, mesin produksi, atau bahan dengan standar khusus

Tidak semua transaksi membutuhkan four way matching. Pengendalian yang terlalu ketat pada transaksi kecil justru dapat memperlambat pembayaran dan menambah beban administrasi, sehingga perusahaan perlu menyesuaikan metode pencocokan dengan tingkat risikonya.

Download Three Way Matching Template PDF

Agar proses verifikasi transaksi pembelian lebih mudah dan konsisten, Anda dapat menggunakan Three Way Matching Template PDF yang siap pakai. 

Template ini dirancang untuk membantu tim accounts payable, procurement, maupun keuangan dalam mencocokkan purchase order (PO), goods receipt note (GRN), dan invoice sebelum pembayaran kepada pemasok disetujui.

Silakan isi formulir di bawah ini untuk mendapatkan link unduhan ke Three Way Matching Template PDF:

Baca Juga: 10 Contoh Invoice Pembelian Word, PDF, Excel (+Template Gratis)

Kapan Perlu Three Way Matching?

Three way matching ideal digunakan ketika perusahaan membeli barang fisik dan memiliki bukti penerimaan yang jelas. 

Penerapannya menjadi semakin penting ketika volume transaksi meningkat, perusahaan bekerja dengan banyak pemasok, atau nilai pembelian relatif besar.

Metode ini juga perlu dipertimbangkan jika perusahaan pernah mengalami pembayaran ganda, selisih stok, tagihan tanpa pesanan resmi, atau perbedaan antara jumlah barang yang dipesan dan diterima. 

Perusahaan dengan banyak cabang, gudang, dan lapisan persetujuan juga akan memperoleh kontrol yang lebih baik karena tim pembelian, penerimaan, dan keuangan menggunakan acuan dokumen yang sama.

Namun, three way matching tidak harus diterapkan secara ketat pada seluruh transaksi. Pembelian kecil dan berulang dapat menggunakan two way matching, sedangkan barang kritis yang membutuhkan pemeriksaan kualitas dapat memakai four way matching.

FAQ Seputar Three Way Matching

Penerapan three way matching sering menimbulkan pertanyaan. Berikut beberapa pertanyaan yang paling umum beserta jawabannya:

1. Siapa yang Melakukan Three Way Matching?

Proses ini umumnya dilakukan oleh tim accounts payable atau keuangan dengan dukungan data dari tim pembelian dan tim penerimaan barang.

2. Apa yang Terjadi Jika Ketiga Dokumen Tidak Cocok?

Tagihan biasanya ditahan sementara untuk diperiksa. Tim terkait perlu mengklarifikasi perbedaan kepada bagian pembelian, gudang, atau pemasok sebelum pembayaran dilanjutkan.

3. Apakah Three Way Matching Wajib Dilakukan?

Tidak ada kewajiban universal untuk menerapkannya pada setiap transaksi. Namun, metode ini merupakan praktik pengendalian internal yang umum digunakan untuk pembelian berbasis purchase order.

4. Apa Perbedaan Utama Two Way dan Three Way Matching?

Two way matching hanya membandingkan pesanan dengan tagihan. Sementara itu, three way matching juga memastikan bahwa barang atau jasa benar-benar telah diterima.

Ringankan Urusan Akuntansi dengan KantorKu HRIS untuk Kelola Payroll Otomatis

Three way matching membantu perusahaan menjaga ketelitian dalam transaksi pembelian, tetapi proses keuangan internal lainnya juga membutuhkan proses yang jelas. 

Salah satu proses rutin yang cukup menyita waktu tim HR dan keuangan adalah penggajian karyawan.

Apalagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan, proses payroll manual akan semakin rumit. Untuk itu, Anda bisa menggunakan software payroll dari KantorKu HRIS syang bisa menghitung gaji karyawan secara otomatis, beserta lembur, potongan, PPh 21, dan BPJS.

Berikut beberapa fitur unggulan yang dapat digunakan:

• Perhitungan Gaji Otomatis: Menghitung gaji pokok, tunjangan tetap dan variabel, insentif, komisi, bonus, THR, dan berbagai potongan sesuai kebijakan perusahaan.
• Beragam Siklus Payroll: Mendukung pembayaran bulanan, mingguan, harian, serta beberapa jadwal gaji berbeda dalam satu perusahaan.
• Integrasi Aplikasi Absensi ke Payroll: Data kehadiran, keterlambatan, lembur, cuti tanpa gaji, dan pekerja harian dapat langsung digunakan dalam perhitungan gaji.
• Slip Gaji Digital: Slip gaji dibuat otomatis dan hanya dapat diakses oleh karyawan yang bersangkutan melalui employee self-service.
• Ekspor Jurnal dan Transfer Bank: Data penggajian dapat diekspor ke sistem akuntansi serta disiapkan dalam format transfer massal ke bank.

Dengan sistem tersebut, tim HR dan keuangan tidak perlu lagi memindahkan data dari banyak dokumen. Proses penggajian pun dapat berjalan lebih cepat, rapi, dan mudah ditelusuri.

Kurangi proses payroll manual dan kelola data karyawan dalam satu sistem terintegrasi. Book demo gratis KantorKu HRIS untuk mencoba langsung fitur payroll dan berbagai modul HR lainnya dengan panduan dari product expert!

Referensi:

What Is Three-Way Matching? Definition, Process & How to Automate It | Procurify

Three-Way Matching: Definition, Example, and Best Practices | Procurement Tactics