Apa Itu Voluntary Turnover? Penyebab, Cara Hitung, & Tips Mencegahnya!

Voluntary turnover adalah kondisi ketika karyawan memutuskan keluar dari perusahaan secara sukarela, baik karena mendapatkan peluang kerja yang lebih baik, ingin mengembangkan karier, maupun alasan keseimbangan hidup dan pekerjaan.

Dalam dunia kerja modern, voluntary turnover menjadi salah satu tantangan terbesar bagi HR dan pemilik bisnis karena tingginya angka resign dapat memengaruhi produktivitas, biaya rekrutmen, hingga stabilitas tim.

Oleh sebab itu, perusahaan perlu memahami penyebab voluntary turnover sekaligus menyiapkan strategi retensi karyawan yang efektif agar talenta terbaik tetap bertahan dan berkembang bersama perusahaan.

Apa Itu Voluntary Turnover?

Dalam dunia manajemen sumber daya manusia, istilah voluntary turnover merujuk pada kondisi di mana karyawan memutuskan untuk berhenti bekerja atau mengundurkan diri atas kemauan mereka sendiri.

Berbeda dengan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang diinisiasi oleh perusahaan, di sini karyawanlah yang memegang kendali atas keputusan tersebut.

Sebagai pelaku usaha, Anda perlu memahami bahwa fenomena ini sering kali mencerminkan tingkat kepuasan kerja di lingkungan kantor Anda.

Dalam hal ini, niat karyawan untuk keluar (turnover intention) sangat berkorelasi dengan persepsi mereka terhadap dukungan organisasi dan keadilan dalam lingkungan kerja.

Artinya, ketika karyawan merasa tidak didukung, angka pengunduran diri sukarela ini cenderung akan meningkat.

Baca Juga: 10 Alasan PHK Resmi & Sah Berdasarkan UU Cipta Kerja Terbaru

Mengapa Voluntary Turnover Bisa Menjadi Masalah bagi Perusahaan?

Kehilangan karyawan secara sukarela, terutama mereka yang memiliki kinerja tinggi (top performers), dapat memberikan dampak domino yang merugikan bagi bisnis Anda.

Masalah ini tidak hanya berhenti pada kursi kosong di kantor, tetapi meluas ke berbagai aspek manajerial dan finansial.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa hal ini patut Anda waspadai:

• Biaya Rekrutmen Membengkak: Anda harus mengeluarkan dana ekstra untuk iklan lowongan, proses seleksi, hingga pelatihan karyawan baru.
• Penurunan Produktivitas: Selama posisi tersebut kosong, beban kerja akan berpindah ke karyawan lain yang berisiko memicu kelelahan (burnout).
• Hilangnya Pengetahuan (Knowledge Loss): Karyawan yang pergi membawa serta keahlian, pengalaman, dan hubungan baik dengan klien yang telah mereka bangun bertahun-tahun.
• Gangguan Moral Tim: Melihat rekan kerja pergi secara terus-menerus dapat menurunkan semangat kerja tim yang ditinggalkan.

Penyebab Voluntary Turnover

Memahami akar penyebab mengapa karyawan memilih untuk pergi adalah langkah pertama bagi Anda untuk melakukan perbaikan internal.

Sering kali, alasan di balik pengunduran diri bersifat akumulatif dan melibatkan berbagai aspek fundamental dalam pekerjaan.

Berikut beberapa penyebab voluntary turnover

1. Gaji dan Benefit Kurang Kompetitif

Kompensasi tetap menjadi faktor utama yang dipertimbangkan karyawan. Jika standar gaji di perusahaan Anda berada di bawah rata-rata pasar, karyawan akan dengan mudah melirik peluang di tempat lain yang menawarkan imbalan lebih layak.

• Standar gaji tidak sesuai beban kerja.
• Kurangnya tunjangan kesehatan atau bonus performa.
• Tidak adanya penyesuaian gaji secara berkala.

2. Jenjang Karier Tidak Jelas

Karyawan yang ambisius membutuhkan kepastian mengenai masa depan mereka. Tanpa jalur promosi atau pengembangan skill yang terstruktur, mereka akan merasa terjebak dalam rutinitas yang stagnan.

• Absennya pemetaan jalur karier (career pathing).
• Prioritas promosi yang tidak transparan.
• Kurangnya kesempatan mengikuti pelatihan atau sertifikasi.

3. Work-Life Balance Buruk

Di era modern, keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi sangatlah krusial. Biasanya, konflik antara pekerjaan dan keluarga merupakan prediktor kuat terhadap keputusan karyawan untuk melakukan voluntary turnover.

• Budaya lembur yang dianggap normal.
• Ekspektasi untuk selalu “standby” di luar jam kerja.
• Sulitnya mendapatkan izin atau cuti untuk urusan pribadi.

4. Hubungan dengan Atasan Kurang Baik

Ada pepatah yang mengatakan bahwa karyawan tidak meninggalkan perusahaan, mereka meninggalkan atasan.

Kepemimpinan yang toksik atau kurangnya dukungan dari manajer dapat membuat lingkungan kerja menjadi tidak nyaman.

• Gaya kepemimpinan mikromanajemen yang berlebihan.
• Kurangnya komunikasi dua arah yang sehat.
• Tidak adanya feedback yang membangun bagi karyawan.

5. Beban Kerja Berlebihan

Memberikan tugas melampaui kapasitas manusiawi hanya akan berujung pada kelelahan fisik dan mental. Jika hal ini terjadi terus-menerus, karyawan akan mencari tempat kerja yang lebih menghargai kesehatan mental mereka.

• Distribusi tugas yang tidak merata dalam tim.
• Deadline yang sering kali tidak masuk akal.
• Kurangnya tenaga kerja tambahan saat volume pekerjaan meningkat.

6. Minim Apresiasi dan Engagement

Karyawan yang merasa pekerjaannya tidak dihargai cenderung kehilangan motivasi. Pengakuan atas prestasi kecil sekalipun sangat berdampak pada loyalitas mereka terhadap perusahaan.

• Tidak adanya sistem penghargaan (reward) bagi karyawan berprestasi.
• Karyawan merasa hanya dianggap sebagai angka di perusahaan.
• Jarang dilibatkan dalam pengambilan keputusan strategis.

7. Sistem Kerja Perusahaan Kurang Tertata

Administrasi yang berantakan, mulai dari absensi hingga pengelolaan data, dapat menciptakan frustrasi. Penggunaan aplikasi database karyawan yang efisien sangat membantu menciptakan transparansi sistem kerja.

• Proses pengajuan cuti atau klaim yang birokratis dan lambat.
• Ketidakjelasan Standar Operasional Prosedur (SOP).
• Data karyawan yang tidak terintegrasi dengan baik.

Cara Menghitung Voluntary Turnover Rate

Untuk mengetahui seberapa sehat kondisi SDM Anda, penting untuk menghitung persentase turnover secara akurat. Rumus dasarnya adalah:

(Jumlah Karyawan yang Berhenti Sukarela : Rata-rata Jumlah Karyawan) x 100%

Misalnya, jika dalam setahun ada 5 orang yang mengundurkan diri dari total rata-rata 50 karyawan, maka angka turnover Anda adalah 10%. 

emantau angka ini secara rutin membantu Anda mendeteksi masalah sebelum menjadi tren yang merusak.

Baca Juga: Cara Menghitung Turnover Karyawan, Ini Rumus & Contoh Analisisnya

Tingkatan Voluntary Turnover

Tidak semua pengunduran diri berdampak sama bagi stabilitas perusahaan Anda. Sebagai HRD atau pemilik usaha, Anda perlu mengategorikan jenis turnover ini agar bisa menentukan skala prioritas penanganan dan alokasi anggaran rekrutmen secara lebih efisien.

Berikut adalah rincian tingkatan turnover beserta karakteristik dan dampaknya bagi organisasi:

1. Low Turnover

Kondisi ini terjadi ketika persentase karyawan yang keluar berada di angka yang sangat rendah dan umumnya terjadi pada posisi yang tidak membutuhkan spesialisasi tinggi.

Meskipun terlihat aman, Anda tetap harus memantau agar tidak terjadi stagnasi ide di dalam tim.

• Persentase Umum: Biasanya berada di bawah 5% per tahun.
• Karakteristik: Terjadi pada staf administratif pendukung atau posisi entry-level.
• Tindakan: Cukup lakukan pemantauan rutin melalui survei kepuasan kerja sederhana.

2. Functional Turnover

Turnover jenis ini justru dianggap sehat bagi perusahaan. Ini terjadi ketika karyawan yang memiliki produktivitas rendah atau tidak sejalan dengan budaya perusahaan memutuskan untuk mengundurkan diri secara sukarela.

• Persentase Umum: Berada di kisaran 5%–10% tergantung industri.
• Karakteristik: Memberikan ruang bagi perusahaan untuk melakukan upgrade talenta.
• Tindakan: Lakukan exit interview untuk memastikan tidak ada masalah sistemik, lalu segera cari kandidat dengan skill set yang lebih unggul.

3. Dysfunctional Turnover

Inilah tingkatan yang paling berbahaya dan harus Anda hindari. Kondisi ini terjadi ketika talenta terbaik (high performers), karyawan dengan keahlian langka, atau pemegang posisi kunci memilih untuk hengkang dari perusahaan Anda.

• Persentase Umum: Jika sudah menyentuh angka di atas 10% terutama pada level manajerial atau spesialis.
• Karakteristik: Mengakibatkan gangguan operasional yang signifikan dan penurunan moral tim secara drastis.
• Tindakan: Segera lakukan evaluasi kompensasi, perbaikan jenjang karier, dan optimasi penggunaan sistem manajemen SDM yang lebih transparan.

Baca Juga: 4 Contoh Employee Engagement agar Karyawan Produktif & Minim Turnover

Strategi Mengurangi Voluntary Turnover di Perusahaan

Setelah mengetahui penyebabnya, kini saatnya Anda mengambil langkah proaktif. Strategi yang efektif adalah yang menyentuh sisi kenyamanan dan sistem kerja yang transparan.

• Audit Gaji Berkala: Pastikan kompensasi yang Anda berikan tetap bersaing di industri terkait.
• Membangun Budaya Apresiasi: Gunakan aplikasi penilaian kinerja pegawai untuk memantau performa dan memberikan reward yang objektif.
• Memberikan Fleksibilitas: Pertimbangkan sistem kerja remote atau jam kerja yang lebih fleksibel.
• Penyediaan Self-Service: Berikan kemudahan akses bagi karyawan melalui aplikasi employee self service agar mereka merasa lebih mandiri dalam mengurus administrasi mandiri seperti cuti dan absensi.

Baca Juga: 25 Cara Mengurangi Turnover Karyawan, Tim Lebih Solid!

Peran HRIS dalam Menekan Voluntary Turnover

Teknologi memiliki peran krusial dalam menciptakan lingkungan kerja yang modern dan teratur. Dalam hal ini, penggunaan alat digital dalam manajemen SDM terbukti dapat meningkatkan keterikatan (engagement) karyawan secara signifikan.

Hal ini dikarenakan adanya transparansi data dan kemudahan akses informasi yang membuat karyawan merasa lebih dipercaya oleh perusahaan.

Berikut adalah beberapa peran spesifik sistem HRIS dalam meminimalisir angka pengunduran diri di perusahaan Anda:

1. Menciptakan Transparansi Data Kehadiran

Penggunaan aplikasi absensi karyawan yang akurat adalah langkah awal membangun kepercayaan. Dengan sistem digital, risiko kesalahan pencatatan manual yang sering memicu sengketa gaji atau kekecewaan karyawan dapat dihilangkan sepenuhnya.

• Pencatatan kehadiran dilakukan secara real-time dan akurat.
• Karyawan dapat memantau riwayat kehadiran mereka sendiri kapan saja.
• Mengurangi potensi friksi antara HRD dan karyawan terkait pemotongan gaji yang tidak jelas.

2. Efisiensi Pengelolaan Administrasi Melalui Database Terpusat

Manajemen database yang rapi melalui aplikasi database karyawan perusahaan memungkinkan tim HRD Anda untuk beralih dari sekadar mengurus tumpukan dokumen menjadi fokus pada pengembangan SDM.

Hal ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih profesional dan responsif terhadap kebutuhan karyawan.

• Penyimpanan data pribadi, kontrak, dan dokumen penting dalam satu dasbor aman.
• Mempercepat proses birokrasi internal seperti pengajuan surat keterangan atau perubahan data.
• Memudahkan HRD dalam memetakan profil karyawan untuk program retensi yang lebih personal.

3. Monitoring KPI yang Objektif dan Terukur

Salah satu alasan utama voluntary turnover adalah rasa tidak dihargai. Dengan menggunakan aplikasi KPI, Anda memberikan standar penilaian yang jujur dan objektif, sehingga karyawan merasa usaha mereka diakui secara nyata oleh perusahaan.

• Karyawan dapat melihat progres pencapaian target mereka secara transparan.
• Penilaian kinerja tidak lagi berdasarkan subjektivitas atasan semata.
• Membantu karyawan memahami apa yang perlu diperbaiki untuk mencapai jenjang karier berikutnya.

4. Pemberdayaan Karyawan Melalui Mandiri Administrasi

Memberikan akses kepada karyawan untuk mengelola urusan administratifnya sendiri melalui aplikasi employee self service memberikan rasa memiliki dan kepercayaan.

Semakin mudah seorang karyawan mengurus hak-haknya, semakin besar kemungkinan mereka merasa betah.

• Kemudahan pengajuan cuti dan izin hanya melalui ponsel.
• Akses slip gaji secara mandiri tanpa harus meminta ke bagian keuangan.
• Mengurangi waktu tunggu administratif yang biasanya memicu frustrasi karyawan.

5. Pengambilan Keputusan Berbasis Data (Data-Driven)

Dengan aplikasi HRIS, Anda sebagai pemilik usaha dapat melihat tren turnover sebelum menjadi masalah besar. Data yang dihasilkan memungkinkan Anda mengambil langkah pencegahan yang tepat sasaran berdasarkan angka, bukan sekadar asumsi.

• Laporan otomatis terkait tingkat perputaran karyawan per divisi.
• Identifikasi dini terhadap divisi yang memiliki tingkat kepuasan kerja rendah.
• Membantu manajemen dalam merumuskan kebijakan retensi yang lebih efektif dan efisien.

Kurangi Turnover lewat KantorKu HRIS Sekarang!

Mengelola administrasi HR tidak harus membuat Anda pusing dan kehilangan talenta-talenta terbaik. Saatnya beralih dari cara-cara manual yang rentan kesalahan menuju sistem yang terintegrasi dan transparan.

Jika Anda sedang mencari solusi untuk memantau kinerja secara objektif, gunakanlah aplikasi KPI yang sudah teruji.

Selain itu, pastikan semua data SDM Anda tersimpan aman dan rapi dengan aplikasi database karyawan gratis dari kami sebagai langkah awal digitalisasi kantor Anda.

Jika saat ini terbesit di pikiran Anda untuk beralih ke sistem yang lebih canggih dari cara konvensional, segera gunakan aplikasi HRIS untuk efisiensi yang nyata.

Dan jika Anda membutuhkan solusi menyeluruh yang mempermudah pekerjaan HR setiap harinya, KantorKu HRIS adalah jawaban yang tepat untuk tempat Anda mengelola absensi, payroll, hingga KPI dalam satu dasbor yang intuitif.

Jangan biarkan turnover sukarela menghambat kemajuan bisnis Anda. Kelola SDM dengan lebih cerdas bersama KantorKu sekarang juga!