Cara Hitung Sisa Cuti Karyawan Manual, Excel, hingga Prorata

Cara hitung sisa cuti karyawan menjadi salah satu hal penting dalam pengelolaan administrasi HR yang sering dihadapi oleh HRD di perusahaan.

Pasalnya, pengelolaan cuti yang tidak akurat dapat berdampak pada operasional tim, beban kerja karyawan, hingga kesalahan dalam proses payroll.

Dalam praktiknya, banyak perusahaan masih menghitung sisa cuti secara manual atau menggunakan spreadsheet sederhana. Cara ini sebenarnya masih bisa dilakukan, tetapi memiliki risiko error yang cukup tinggi terutama ketika jumlah karyawan semakin banyak.

Nah, artikel ini akan membahas secara lengkap bagaimana cara menghitung sisa cuti karyawan dengan mudah, mulai dari metode manual, Excel, hingga tantangan yang sering dihadapi HR.

Apa Itu Sisa Cuti Karyawan?

Sisa cuti karyawan adalah jumlah hak cuti yang masih dimiliki oleh karyawan setelah dikurangi cuti yang sudah digunakan dalam periode tertentu.

Dalam praktiknya, sisa cuti ini biasanya mengacu pada cuti tahunan yang menjadi hak dasar karyawan setelah memenuhi masa kerja tertentu.

Di Indonesia, ketentuan mengenai cuti tahunan diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang kemudian diperbarui melalui UU Cipta Kerja, yang pada prinsipnya memberikan hak minimal 12 hari cuti setelah bekerja selama 12 bulan berturut-turut.

Secara sederhana, sisa cuti ini penting untuk membantu HR dalam menjaga keseimbangan antara hak karyawan dan kebutuhan operasional perusahaan.

Fungsi utama pengelolaan sisa cuti antara lain:

• Memastikan hak cuti karyawan tercatat dengan benar sesuai regulasi
• Menghindari penggunaan cuti berlebih di luar jatah yang tersedia
• Membantu perusahaan menjaga kelancaran operasional tim
• Menjadi dasar perhitungan saat cuti diambil atau saat resign
• Mendukung transparansi data cuti antara HR dan karyawan

Baca Juga: Aturan Cuti Karyawan Swasta Terbaru Sesuai UU Ketenagakerjaan

Jenis-Jenis Cuti Karyawan

Sebelum memahami cara hitung sisa cuti karyawan, Anda perlu mengetahui jenis-jenis cuti yang biasanya ada dalam perusahaan.

Jenis-jenis cuti karyawan di Indonesia pada dasarnya diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 serta diperkuat dalam beberapa aturan turunan dan kebijakan perusahaan.

Berikut adalah rincian jenis cuti karyawan yang berlaku di Indonesia:

1. Cuti Tahunan

Cuti tahunan merupakan hak dasar karyawan setelah memenuhi masa kerja tertentu.

• Umumnya diberikan minimal 12 hari kerja per tahun
• Dapat diambil sekaligus atau bertahap
• Menjadi dasar utama dalam cara hitung sisa cuti karyawan

Cuti ini paling sering dihitung dalam pengelolaan HR karena langsung berkaitan dengan akumulasi sisa cuti.

2. Cuti Sakit

Cuti sakit diberikan ketika karyawan tidak dapat bekerja karena kondisi kesehatan tertentu.

• Biasanya harus disertai surat keterangan dokter
• Tidak selalu mengurangi jatah cuti tahunan (tergantung kebijakan perusahaan)
• Bisa diperpanjang jika kondisi medis membutuhkan waktu pemulihan

Dalam praktik HR, cuti sakit biasanya dipisahkan dari sistem cuti tahunan untuk menghindari kesalahan perhitungan.

3. Cuti Melahirkan dan Keguguran

Cuti ini diberikan khusus untuk karyawan perempuan yang mengalami kehamilan atau kondisi terkait.

• Cuti melahirkan umumnya sampai 3 bulan
• Cuti keguguran biasanya sekitar 1,5 bulan atau sesuai rekomendasi dokter
• Diatur dalam standar ketenagakerjaan dan kebijakan perlindungan pekerja

Jenis cuti ini tidak masuk dalam perhitungan sisa cuti tahunan, tetapi tetap dicatat dalam sistem HR.

4. Cuti Penting atau Cuti Khusus

Cuti ini diberikan untuk kebutuhan pribadi atau keluarga yang bersifat mendesak.

• Pernikahan karyawan: 3 hari
• Pernikahan anak / khitan / baptis: 2 hari
• Keluarga inti meninggal dunia: 2 hari
• Istri melahirkan atau keguguran: 2 hari

Cuti ini biasanya bersifat berbayar dan tidak selalu mengurangi cuti tahunan, tergantung kebijakan perusahaan.

5. Cuti Besar (Istirahat Panjang)

Cuti besar diberikan kepada karyawan yang telah bekerja dalam jangka waktu tertentu di perusahaan yang sama.

• Umumnya diberikan setelah 6 tahun masa kerja
• Durasi mengikuti kebijakan perusahaan
• Tidak selalu diberikan di semua perusahaan

Jenis cuti ini sering menjadi komponen tambahan dalam kebijakan HR, terutama di perusahaan skala menengah–besar.

6. Cuti Bersama

Cuti bersama adalah cuti yang ditetapkan oleh pemerintah dan berlaku secara nasional.

• Ditetapkan melalui keputusan bersama pemerintah
• Biasanya mengurangi jatah cuti tahunan karyawan
• Berlaku seragam di banyak perusahaan

Dalam pengelolaan HR, cuti bersama sering menjadi faktor penting dalam perhitungan sisa cuti akhir tahun.

7. Cuti Haid (Kondisional Tertentu)

Cuti haid merupakan hak istirahat bagi karyawan perempuan pada kondisi tertentu.

• Biasanya maksimal 2 hari pada awal siklus
• Diatur dalam ketentuan ketenagakerjaan
• Bergantung pada kebijakan dan implementasi perusahaan

Jenis cuti ini tidak selalu dicatat sebagai pengurang cuti tahunan.

Baca Juga: 15 Template Form Cuti Karyawan Tahunan, Melahirkan, & Sakit [+Gratis Download]

Cara Menghitung Sisa Cuti Karyawan Secara Manual

Cara menghitung sisa cuti karyawan secara manual pada dasarnya cukup sederhana, namun membutuhkan ketelitian tinggi dari HR karena melibatkan data hak cuti dan riwayat pengambilan cuti setiap karyawan.

Rumus Dasar Sisa Cuti Karyawan

Secara umum, rumus paling dasar yang digunakan adalah:

Sisa cuti = Hak cuti tahunan – Total cuti yang sudah diambil

Hak cuti tahunan biasanya mengacu pada ketentuan perusahaan, yang umumnya mengikuti standar 12 hari kerja per tahun setelah karyawan bekerja 12 bulan penuh.

Namun, dalam praktiknya, perhitungan tidak selalu sesederhana itu karena terdapat beberapa kondisi khusus seperti karyawan baru atau karyawan yang resign di tengah tahun.

1. Sistem Prorata (Untuk Karyawan Baru)

Untuk karyawan yang belum bekerja selama 12 bulan penuh, perusahaan biasanya menggunakan sistem prorata agar perhitungan hak cuti tetap adil dan proporsional.

Rumus prorata:

Hak cuti = (jumlah bulan kerja / 12) × jatah cuti tahunan

Sisa cuti = hak cuti – cuti yang sudah diambil

Contoh perhitungan:

• Masa kerja: 6 bulan
• Hak cuti tahunan: 12 hari
• Hak cuti prorata: 6/12 × 12 = 6 hari
• Jika cuti digunakan 2 hari → sisa cuti = 4 hari

Sistem ini banyak digunakan di perusahaan dengan karyawan baru atau status kontrak untuk menjaga keadilan perhitungan hak cuti.

2. Perhitungan Sisa Cuti yang Diuangkan (Karyawan Resign / PHK)

Dalam kondisi karyawan resign atau terjadi pemutusan hubungan kerja, sisa cuti yang belum digunakan dapat dikonversi menjadi uang penggantian hak sesuai kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan.

Cara perhitungannya biasanya:

• Hitung total sisa cuti yang belum digunakan
• Tentukan nilai gaji harian
• Kalikan jumlah sisa cuti dengan gaji harian

Rumus umum:

Uang cuti = (sisa cuti / jumlah hari kerja per bulan) × gaji + tunjangan tetap

Biasanya perusahaan menggunakan pembagi:

• Sistem 5 hari kerja: 20 hari per bulan
• Sistem 6 hari kerja: 25 hari per bulan

Contoh perhitungan:

• Sisa cuti: 4 hari
• Gaji pokok: Rp6.000.000
• Sistem 5 hari kerja
• Maka → (4/20) × 6.000.000 = Rp1.200.000

Dalam praktik HR, ini sering disebut juga sebagai perhitungan sisa cuti yang diuangkan atau

payout cuti karyawan.

Baca Juga: 15 Contoh Template Approval Cuti Kerja Word & PDF [+Gratis Download]

Cara Menghitung Sisa Cuti Karyawan Menggunakan Excel

Selain dengan cara manual, Anda dapat menghitung sisa cuti karyawan menggunakan Excel. Metode ini cukup sederhana karena hanya mengandalkan rumus dasar pengurangan, sehingga mudah dipahami bahkan oleh HR yang baru mulai mengelola administrasi cuti.

1. Menyiapkan Struktur Data Cuti di Excel

Langkah pertama adalah membuat tabel data cuti karyawan secara rapi di Excel agar perhitungan bisa dilakukan dengan benar.

Anda dapat membuat struktur kolom sebagai berikut:

• Kolom A (Nama Karyawan): Berisi nama seluruh karyawan yang datanya akan dihitung.
• Kolom B (Jatah Cuti): Berisi jumlah hak cuti tahunan yang diberikan perusahaan kepada karyawan, misalnya 12 hari.
• Kolom C (Cuti Terpakai): Berisi total cuti yang sudah digunakan oleh karyawan dalam periode tertentu.
• Kolom D (Sisa Cuti): Berisi hasil perhitungan sisa cuti setelah dikurangi cuti yang sudah digunakan.

Setelah tabel dibuat, pastikan setiap data karyawan sudah diisi dengan lengkap agar perhitungan tidak menghasilkan error.

2. Menggunakan Rumus Dasar Pengurangan

Setelah kolom data siap, langkah berikutnya adalah menghitung sisa cuti menggunakan rumus pengurangan sederhana di Excel.

Pada kolom Sisa Cuti (Kolom D), Anda dapat memasukkan rumus berikut:

• Di sel D2 ketik: =B2-C2

Penjelasan:

• B2 adalah jatah cuti karyawan pada baris pertama
• C2 adalah jumlah cuti yang sudah digunakan

Rumus ini akan langsung menghitung sisa cuti karyawan secara otomatis berdasarkan data yang dimasukkan.

3. Menggandakan Rumus untuk Seluruh Karyawan

Setelah rumus dimasukkan di sel pertama (D2), Anda tidak perlu mengetik ulang untuk setiap karyawan.

Lakukan langkah berikut:

• Klik sel D2 yang sudah berisi rumus =B2-C2
• Arahkan kursor ke pojok kanan bawah sel D2 sampai muncul tanda “+” kecil
• Klik lalu drag ke bawah sesuai jumlah baris karyawan

Dengan cara ini, Excel akan otomatis menyalin rumus ke seluruh baris dan menyesuaikan perhitungan untuk setiap karyawan.

4. Menghitung Cuti Otomatis dari Data Absensi (COUNTIF)

Pada beberapa perusahaan, data cuti tidak diinput manual, tetapi diambil dari data absensi harian.

Biasanya digunakan kode seperti:

• “C” = cuti
• “S” = sakit
• “A” = alfa

Jika data absensi berada di kolom C sampai G, maka Anda bisa menghitung jumlah cuti secara otomatis dengan rumus:

• =COUNTIF(C2:G2,”C”)

Setelah itu, sisa cuti dapat dihitung dengan:

• =B2 – COUNTIF(C2:G2,”C”)

Metode ini membantu HR mengurangi input manual, karena data cuti langsung dihitung dari absensi harian.

4. Mengambil Data dari Sheet Lain dengan VLOOKUP

Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan lebih besar, data cuti sering dipisahkan ke sheet atau tabel lain.

Dalam kondisi ini, Excel dapat menggunakan VLOOKUP untuk menarik data secara otomatis.

Contoh rumus:

• =B2 – VLOOKUP(A2, Tabel_Cuti_Terpakai, 2, FALSE)

Penjelasan:

• A2 = nama karyawan
• Tabel_Cuti_Terpakai = sumber data cuti di sheet lain
• 2 = kolom jumlah cuti terpakai
• FALSE = pencarian data yang sama persis

Baca Juga: Cuti Berbayar: Kenali Jenis & Hak Karyawan, Jangan Abaikan!

Contoh Perhitungan Sisa Cuti Karyawan

Agar Anda lebih mudah memahami cara hitung sisa cuti karyawan, berikut contoh kasus nyata yang sering terjadi dalam perusahaan, terutama saat proses resign atau perhitungan akhir masa kerja.

Studi Kasus: Karyawan Resign di Tengah Tahun

Seorang karyawan bernama Andi memutuskan untuk mengundurkan diri dari perusahaan pada bulan September. Dalam kasus ini, HR perlu menghitung sisa cuti yang masih menjadi hak Andi sebelum proses payroll terakhir dilakukan.

Data karyawan:

• Gaji kotor bulanan: Rp10.000.000
• Hak cuti tahunan: 12 hari kerja
• Masa kerja dalam tahun berjalan: 9 bulan
• Cuti yang sudah digunakan: 2 hari

1. Menghitung Hak Cuti Prorata

Karena Andi belum bekerja selama 1 tahun penuh, maka hak cutinya dihitung secara prorata.

• Hak cuti = (9/12) × 12 hari
• Hak cuti = 9 hari

Setelah itu, HR perlu mengurangi cuti yang sudah digunakan:

• 9 hari – 2 hari = 7 hari sisa cuti

2. Menghitung Sisa Cuti yang Diuangkan

Dalam kasus resign, sisa cuti biasanya tidak hangus, tetapi dapat dikonversi menjadi uang penggantian hak sesuai kebijakan perusahaan.

Perhitungan umumnya menggunakan pendekatan hari kerja dalam satu bulan.

Misalnya:

• Jumlah hari kerja per bulan = 23 hari
• Sisa cuti = 7 hari
• Gaji kotor = Rp10.000.000

Rumus perhitungan:

• (7 / 23) × 10.000.000 = Rp3.043.478

3. Hasil Akhir Perhitungan

Dari perhitungan di atas, maka:

• Sisa cuti Andi: 7 hari
• Uang pengganti cuti: ± Rp3.043.478

Nominal ini akan dimasukkan dalam komponen final settlement (gaji terakhir) sebelum karyawan resmi keluar dari perusahaan.

Baca Juga: Settlement Adalah​: Jenis, Cara Hitung, & Contoh Penerapannya

Tips Mengelola Sisa Cuti dengan Lebih Efisien

Setelah memahami cara hitung sisa cuti karyawan baik secara manual maupun melalui studi kasus, langkah berikutnya adalah bagaimana Anda sebagai HR dapat mengelola sisa cuti tersebut dengan lebih efisien dalam operasional sehari-hari.

Pengelolaan yang baik tidak hanya membantu mengurangi kesalahan perhitungan, tetapi juga menjaga transparansi antara perusahaan dan karyawan.

1. Gunakan Sistem Pencatatan Cuti yang Terpusat

Mengelola cuti akan jauh lebih mudah jika seluruh data disimpan dalam satu sistem yang terpusat dan tidak tersebar di banyak file.

Dengan cara ini, HR tidak perlu lagi mengandalkan spreadsheet terpisah atau pencatatan manual yang sering digunakan dalam pengelolaan aplikasi cuti karyawan sederhana di tahap awal perusahaan.

2. Update Data Cuti Secara Rutin

Setiap pengajuan cuti, baik melalui aplikasi pengajuan cuti online maupun pencatatan manual, sebaiknya langsung diperbarui agar data tetap akurat.

Hal ini penting untuk memastikan perhitungan sisa cuti karyawan selalu sesuai kondisi terbaru dan tidak terjadi selisih saat proses rekap di akhir bulan atau akhir tahun.

3. Tetapkan Aturan Cuti yang Jelas Sejak Awal

Setiap perusahaan perlu memiliki kebijakan cuti yang jelas agar tidak terjadi perbedaan interpretasi antara HR dan karyawan.

Aturan yang konsisten juga akan memudahkan proses administrasi, terutama ketika perusahaan sudah mulai menggunakan software cuti karyawan atau sistem digital untuk pengelolaan HR.

4. Berikan Akses Informasi Cuti kepada Karyawan

Karyawan sebaiknya dapat melihat sisa cuti mereka secara mandiri tanpa harus selalu menghubungi HR.

Hal ini bisa diterapkan melalui aplikasi e-cuti atau sistem internal, sehingga transparansi lebih terjaga dan beban pertanyaan ke HR juga berkurang.

5. Pertimbangkan Penggunaan Sistem HRIS

Seiring bertambahnya jumlah karyawan, pengelolaan cuti secara manual akan semakin tidak efisien dan rentan kesalahan.

Banyak perusahaan mulai beralih ke aplikasi HRIS untuk mengintegrasikan pengajuan cuti, absensi karyawan, hingga perhitungan sisa cuti secara otomatis dalam satu sistem.

FAQ Seputar Cara Hitung Sisa Cuti Karyawan

Berikut beberapa pertanyaan umum yang sering ditanyakan oleh HR maupun pelaku usaha terkait perhitungan sisa cuti karyawan.

1. Apakah cuti bisa hangus?

Cuti bisa hangus tergantung pada kebijakan perusahaan yang berlaku.

Beberapa perusahaan menetapkan sistem cuti yang harus digunakan dalam periode tertentu, sehingga jika tidak digunakan maka akan hangus di akhir tahun. Namun, ada juga perusahaan yang memperbolehkan cuti diakumulasi ke tahun berikutnya sesuai aturan internal.

2. Bagaimana jika karyawan resign?

Jika karyawan resign, sisa cuti yang belum digunakan biasanya tetap menjadi hak karyawan.

Dalam banyak kasus, sisa cuti tersebut akan dihitung sebagai perhitungan sisa cuti yang diuangkan dan dibayarkan bersama dengan gaji terakhir (final settlement), sesuai kebijakan perusahaan.

3. Apakah cuti bisa diakumulasi ke tahun berikutnya?

Ya, cuti dapat diakumulasi ke tahun berikutnya jika perusahaan menerapkan sistem carry forward cuti.

Namun, jumlah akumulasi biasanya dibatasi dan harus mengikuti aturan internal perusahaan agar tidak mengganggu perencanaan operasional.

4. Apakah cuti bersama mengurangi jatah cuti tahunan?

Ya, dalam banyak perusahaan cuti bersama akan mengurangi jatah cuti tahunan karyawan.

Hal ini karena cuti bersama biasanya sudah ditetapkan oleh pemerintah dan otomatis dihitung sebagai bagian dari penggunaan hak cuti tahunan.

Kelola Sisa Cuti Karyawan Lebih Akurat dan Otomatis dengan KantorKu HRIS!

Mengelola sisa cuti karyawan secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terjadi kesalahan, terutama ketika data harus dihitung satu per satu menggunakan Excel atau pencatatan terpisah.

Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan dapat menggunakan sistem yang lebih terintegrasi seperti KantorKu HRIS yang membantu mengotomatisasi pengelolaan cuti dan administrasi HR secara lebih akurat.

Melalui sistem ini, pengelolaan cuti, absensi, hingga administrasi HR dapat dilakukan dalam satu dashboard yang lebih rapi dan otomatis.

Berikut beberapa fitur dan keunggulan yang dapat membantu pengelolaan sisa cuti karyawan menjadi lebih efisien:

• Kebijakan Cuti Terstandarisasi: Buat aturan jatah cuti yang otomatis sesuai dengan masa kerja dan regulasi UU Ketenagakerjaan.
• Kelola Sisa Saldo Otomatis: Sistem akan menghitung sisa jatah cuti secara mandiri tanpa perlu rekap manual setiap akhir bulan.
• Kalender Cuti Karyawan Terpadu: Pantau siapa saja yang sedang absen hari ini untuk memudahkan perencanaan sumber daya di setiap departemen.
• Kebijakan Cuti Khusus Fleksibel: Atur parameter khusus untuk cuti menikah atau melahirkan dengan sistem validasi lampiran dokumen digital.
• Sinkronisasi Otomatis dengan Payroll: Setiap cuti yang disetujui akan langsung terbaca oleh sistem gaji, memastikan perhitungan payroll akurat tanpa kesalahan input manual.
• Pengajuan Cuti Mandiri: Siapa saja bisa mengajukan cuti langsung dari aplikasi absensi karyawan.

Coba book demo gratis KantorKu HRIS sekarang dan mudahkan kerja tim HR Anda dalam mengelola ribuan data cuti setiap harinya!

Referensi

Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003

UU Cipta Kerja