Cara Menghitung Cost of Vacancy HR, Cek Rumus & Contohnya

Sebagai HR, cara menghitung cost of vacancy menjadi salah satu hal penting yang perlu Anda pahami ketika mengelola proses rekrutmen di perusahaan.

Hal ini karena setiap posisi yang kosong tidak hanya berarti pekerjaan tertunda, tetapi juga potensi kerugian yang terus berjalan.

Dalam praktiknya, banyak perusahaan masih fokus pada proses mencari kandidat tanpa benar-benar menghitung dampak finansial dari posisi yang belum terisi.

Padahal, semakin lama proses hiring berlangsung, semakin besar biaya tidak langsung yang ditanggung perusahaan.

Cost of vacancy sendiri sering tidak terlihat dalam laporan keuangan, tetapi dampaknya sangat nyata dalam operasional sehari-hari. Mulai dari beban kerja tim yang meningkat hingga potensi pendapatan yang hilang.

Karena itu, memahami konsep ini akan membantu Anda mengambil keputusan rekrutmen yang lebih tepat dan efisien.

Mari kita bahas lebih lanjut bagaimana cara menghitung dan mengelolanya dengan benar.

Apa Itu Cost of Vacancy?

Melansir dari laman Upwork, cost of vacancy (COV) adalah biaya yang timbul akibat adanya posisi kerja yang belum terisi dalam suatu periode tertentu.

Dalam konteks bisnis, kondisi ini terjadi ketika perusahaan tetap berjalan tanpa peran penting yang seharusnya menghasilkan output atau nilai ekonomi.

Artinya, ketika sebuah posisi kosong, perusahaan tidak hanya kehilangan tenaga kerja, tetapi juga kehilangan nilai ekonomi yang seharusnya dihasilkan dari posisi tersebut. Kontribusi ini bisa berupa produktivitas, revenue, maupun efisiensi operasional.

Secara sederhana, cost of vacancy dapat dipahami sebagai “biaya tersembunyi” yang terus berjalan selama proses rekrutmen belum selesai.

Semakin lama posisi tersebut kosong, semakin besar akumulasi biaya yang tidak terlihat secara langsung di laporan keuangan.

Beberapa dampak yang umum terjadi antara lain:

• Penurunan output kerja tim
• Hilangnya potensi revenue
• Beban kerja meningkat ke karyawan lain
• Proses operasional menjadi tidak optimal

Dalam praktiknya, konsep ini sering berkaitan dengan biaya rekrutmen karyawan, karena semakin lama proses rekrutmen berjalan, semakin besar biaya yang secara tidak langsung ditanggung perusahaan.

Baca Juga: 10 Template Biaya Rekrutmen Sederhana, PDF, Word, Excel [+Gratis Download]

Kenapa Cost of Vacancy Perlu Dihitung?

Cost of vacancy perlu dihitung karena merupakan metrik yang menunjukkan dampak finansial dan operasional perusahaan akibat penundaan dalam mengisi posisi kosong.

Menghitung biaya ini membantu perusahaan memahami seberapa besar kerugian produktivitas, pendapatan, dan efisiensi yang ditimbulkan, bukan sekadar biaya administratif rekrutmen.

Berikut adalah alasan utama mengapa cost of vacancy perlu dihitung:

1. Mengukur dampak finansial langsung

Cost of vacancy membantu Anda memahami kerugian nyata yang terjadi ketika sebuah posisi belum terisi. Kerugian ini bisa berupa hilangnya pendapatan atau output kerja yang seharusnya dihasilkan dalam periode tersebut.

Sebagai referensi, studi dari SHRM (Society for Human Resource Management) menunjukkan bahwa rata-rata waktu pengisian satu posisi adalah sekitar 36 hari.

Sementara itu, biaya total kehilangan produktivitas selama periode tersebut dapat mencapai hingga 50%–200% dari gaji tahunan posisi tersebut tergantung level jabatan .

2. Menilai efisiensi proses rekrutmen

Dengan menghitung cost of vacancy, Anda dapat melihat apakah proses rekrutmen berjalan cepat dan efektif atau justru terlalu lama.

Ini juga berkaitan dengan metrik cost per hire, yang digunakan untuk melihat total biaya rekrutmen per karyawan sehingga efisiensi hiring bisa dianalisis secara lebih menyeluruh.

3. Mengoptimalkan anggaran HR

Data cost of vacancy membantu perusahaan menyusun anggaran rekrutmen yang lebih strategis. Anda bisa melihat seberapa besar biaya tidak langsung yang muncul akibat posisi kosong, lalu menyesuaikan budget HR agar lebih efektif.

Baca Juga: Cara Membuat Anggaran & RAB Perusahaan (+ Contoh & Template)

4. Mengukur produktivitas tim

Ketika posisi kosong terlalu lama, pekerjaan biasanya akan dialihkan ke karyawan lain. Kondisi ini dapat menambah beban kerja dan pada akhirnya menurunkan produktivitas tim secara keseluruhan.

5. Mengidentifikasi kebutuhan perbaikan proses rekrutmen

Cost of vacancy juga memberikan gambaran bagian mana dari proses rekrutmen yang perlu diperbaiki. Misalnya pada tahap sourcing kandidat, proses seleksi, atau pengambilan keputusan yang terlalu lama.

Baca Juga: Panduan Lengkap Cost Per Hire: Arti, Rumus, Faktor, & Strategi Optimasi CPH

Komponen Perhitungan Cost of Vacancy

Untuk bisa menghitung cost of vacancy secara lebih akurat, Anda perlu memahami bahwa biayanya tidak hanya berasal dari proses rekrutmen saja.

Ada berbagai komponen, baik yang terlihat langsung maupun tidak langsung, yang semuanya berkontribusi terhadap total kerugian perusahaan selama posisi masih kosong.

Secara umum, komponen ini bisa dibagi menjadi beberapa kelompok utama berikut:

1. Komponen Biaya Langsung (Direct Costs)

Komponen ini mencakup seluruh biaya yang secara nyata dikeluarkan perusahaan selama proses pengisian posisi kosong berlangsung. Biaya ini biasanya mudah dilacak karena berkaitan langsung dengan aktivitas rekrutmen.

Beberapa bentuknya meliputi:

• Biaya iklan lowongan di job portal seperti LinkedIn, Jobstreet, atau media sosial
• Biaya agensi rekrutmen atau headhunter yang digunakan untuk mencari kandidat
• Biaya operasional rekrutmen seperti perjalanan kandidat, konsumsi, atau kebutuhan wawancara
• Biaya onboarding karyawan baru seperti pelatihan awal, seragam, atau materi kerja

Baca Juga: Panduan SOP Onboarding Karyawan Baru & Contoh Templatenya

2. Komponen Biaya Tidak Langsung (Indirect Costs)

Selain biaya langsung, terdapat biaya tidak langsung yang sering kali lebih besar karena berkaitan dengan hilangnya produktivitas dan dampak operasional selama posisi masih kosong.

Komponen ini mencakup:

• Hilangnya produktivitas atau pendapatan yang seharusnya dihasilkan oleh posisi tersebut selama periode kosong
• Biaya waktu tim HR, termasuk gaji dan waktu kerja yang digunakan untuk proses screening hingga hiring
• Biaya kerja lembur, yakni total upah lembur yang dibayarkan kepada karyawan lain untuk menangani beban kerja posisi kosong
• Biaya tenaga kerja sementara, jika perusahaan menggunakan jasa outsourcing atau kontraktor sementara
• Penurunan moral tim akibat beban kerja tambahan yang berkelanjutan

Cara Menghitung Cost of Vacancy

Setelah memahami komponen-komponennya, langkah berikutnya adalah mengetahui bagaimana cara menghitung cost of vacancy secara tepat.

Secara umum, cost of vacancy dihitung dari kombinasi biaya rekrutmen dan hilangnya produktivitas selama proses hiring berlangsung.

Berikut beberapa metode yang paling umum digunakan perusahaan:

1. Tentukan durasi posisi kosong

Langkah pertama adalah menghitung berapa lama posisi tersebut belum terisi sejak lowongan dibuka hingga kandidat mulai bekerja. Semakin lama posisi kosong, semakin besar pula potensi kerugian yang harus ditanggung perusahaan.

Misalnya:

• Posisi kosong selama 30 hari
• Hari kerja perusahaan dalam setahun: 260 hari

Durasi ini nantinya akan menjadi dasar utama dalam perhitungan cost of vacancy.

2. Hitung estimasi produktivitas yang hilang

Setelah mengetahui durasi posisi kosong, langkah berikutnya adalah menghitung estimasi produktivitas atau pendapatan yang hilang selama periode tersebut.

Rumus sederhananya:

Biaya Produksi Hilang = (Gaji Harian × %Produksi Hilang) × Jumlah Hari Kosong

Keterangan:

• Gaji harian diperoleh dari total gaji bulanan atau tahunan yang dibagi jumlah hari kerja
• Persentase produktivitas hilang biasanya berada di kisaran 50%–100% tergantung jenis posisi
• Jumlah hari kosong adalah total hari posisi belum terisi

Semakin besar kontribusi posisi terhadap operasional atau revenue perusahaan, semakin besar juga dampak kerugian produktivitasnya.

3. Hitung biaya rekrutmen (cost per hire)

Selain kehilangan produktivitas, perusahaan juga perlu menghitung seluruh biaya yang dikeluarkan selama proses perekrutan berlangsung. Dalam HR, komponen ini sering disebut sebagai cost per hire.

Beberapa biaya yang biasanya dihitung antara lain:

• Biaya iklan lowongan kerja
• Biaya agency atau headhunter
• Biaya tes dan asesmen kandidat
• Biaya operasional interview
• Biaya aplikasi rekrutmen karyawan atau ATS

Semakin panjang proses hiring berjalan, biasanya biaya rekrutmen karyawan juga akan ikut meningkat.

4. Tambahkan biaya operasional tambahan

Dalam beberapa kasus, posisi kosong juga menyebabkan munculnya biaya tambahan di luar proses rekrutmen utama. Biaya ini tetap perlu dimasukkan agar hasil perhitungan lebih akurat.

Contohnya:

• Biaya lembur karyawan lain
• Biaya tenaga kerja sementara atau outsourcing
• Biaya onboarding dan pelatihan karyawan baru

Komponen ini sering kali terlihat kecil, tetapi jika diakumulasi dapat memberikan dampak cukup besar terhadap total cost of vacancy.

5. Jumlahkan seluruh komponen biaya

Langkah terakhir adalah menjumlahkan seluruh biaya yang sudah dihitung sebelumnya, mulai dari kerugian produktivitas hingga biaya rekrutmen dan operasional tambahan.

Rumus sederhananya:

Total Cost of Vacancy = Biaya Produktivitas Hilang + Biaya Rekrutmen + Biaya Operasional Tambahan

Dari hasil perhitungan ini, perusahaan dapat mengetahui seberapa besar dampak finansial dari posisi yang kosong dan menentukan strategi rekrutmen yang lebih efektif ke depannya.

Contoh Perhitungan Cost of Vacancy

Agar lebih mudah dipahami, cost of vacancy dapat dilihat melalui simulasi perhitungan sederhana berdasarkan kondisi yang umum terjadi di perusahaan.

Dari contoh berikut, Anda dapat mengetahui bagaimana posisi kosong bisa memengaruhi biaya operasional, produktivitas tim, hingga pengeluaran rekrutmen perusahaan.

1. Contoh cost of vacancy posisi Sales Executive

Sebuah perusahaan memiliki posisi Sales Executive yang kosong selama 30 hari. Posisi ini memiliki target kontribusi pendapatan sebesar Rp15.000.000 per bulan.

Selain itu, perusahaan juga mengeluarkan biaya rekrutmen sebagai berikut:

• Iklan lowongan: Rp1.000.000
• Tes kandidat: Rp500.000
• Biaya interview: Rp500.000

Langkah perhitungannya:

Hitung produktivitas yang hilang

Gaji atau kontribusi harian:

• Rp15.000.000 ÷ 30 hari = Rp500.000 per hari

Karena posisi kosong selama 30 hari:

• Rp500.000 × 30 = Rp15.000.000

Hitung biaya rekrutmen

Total biaya rekrutmen:

• Rp1.000.000 + Rp500.000 + Rp500.000 = Rp2.000.000

Total cost of vacancy

Total COV = Rp15.000.000 + Rp2.000.000 = Rp17.000.000

Artinya, perusahaan berpotensi mengalami kerugian sebesar Rp17 juta selama posisi tersebut belum terisi.

2. Contoh cost of vacancy posisi Staff Admin

Sebuah perusahaan mengalami kekosongan posisi Staff Admin selama 20 hari kerja. Gaji posisi tersebut adalah Rp6.000.000 per bulan.

Selama posisi kosong, beberapa pekerjaan dialihkan ke karyawan lain sehingga perusahaan perlu membayar lembur tambahan sebesar Rp1.500.000.

Hitung produktivitas yang hilang

Gaji harian:

• Rp6.000.000 ÷ 22 hari kerja = sekitar Rp272.000 per hari

Karena posisi kosong selama 20 hari:

• Rp272.000 × 20 = Rp5.440.000

Tambahkan biaya lembur

Biaya tambahan:

• Rp1.500.000

Total cost of vacancy

Total COV = Rp5.440.000 + Rp1.500.000 = Rp6.940.000

Walaupun terlihat sederhana, posisi administrasi yang kosong tetap dapat menimbulkan kerugian operasional yang cukup besar jika berlangsung terlalu lama.

3. Contoh cost of vacancy posisi Customer Service

Sebuah perusahaan retail memiliki posisi Customer Service yang kosong selama 45 hari. Akibatnya, waktu respons pelanggan menjadi lebih lambat dan perusahaan harus menggunakan tenaga outsourcing sementara.

Data biaya:

• Gaji posisi: Rp5.500.000 per bulan
• Biaya outsourcing sementara: Rp3.000.000
• Biaya iklan lowongan dan seleksi: Rp1.500.000

Hitung produktivitas yang hilang

Gaji harian:

• Rp5.500.000 ÷ 22 hari kerja = sekitar Rp250.000 per hari

Karena posisi kosong selama 45 hari:

• Rp250.000 × 45 = Rp11.250.000

Tambahkan biaya lainnya

Total biaya tambahan:

• Rp3.000.000 + Rp1.500.000 = Rp4.500.000

Total cost of vacancy

Total COV = Rp11.250.000 + Rp4.500.000 = Rp15.750.000

Dari contoh ini terlihat bahwa semakin lama posisi kosong, semakin besar biaya tambahan yang harus ditanggung perusahaan.

Baca Juga: Cara Menghitung Labor Cost untuk Perusahaan, Cek Rumus dan Contohnya

Cara Mengurangi Cost of Vacancy di Perusahaan

Cost of vacancy dapat dikurangi jika perusahaan memiliki proses rekrutmen dan pengelolaan SDM yang lebih cepat, terstruktur, dan efisien.

Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi cost of vacancy di perusahaan:

1. Mempercepat proses rekrutmen

Proses hiring yang terlalu panjang sering menjadi penyebab utama tingginya cost of vacancy. Karena itu, perusahaan perlu membuat alur rekrutmen yang lebih ringkas agar posisi bisa segera terisi tanpa mengurangi kualitas kandidat.

2. Membuat database kandidat yang terorganisir

Memiliki database kandidat akan mempermudah tim HR saat membutuhkan talenta untuk posisi tertentu. Dengan sistem yang lebih rapi, proses pencarian kandidat bisa dilakukan lebih cepat dibanding harus memulai rekrutmen dari awal.

Saat ini, banyak perusahaan mulai menggunakan aplikasi database karyawan atau sistem HR digital untuk menyimpan dan mengelola data kandidat secara lebih terstruktur.

3. Menggunakan sistem HRIS untuk administrasi HR

Pengelolaan HR secara manual sering membuat proses administrasi menjadi lebih lambat dan tidak efisien. Dengan menggunakan sistem HRIS, perusahaan dapat mengelola absensi, payroll, hingga data karyawan dalam satu platform yang terintegrasi.

Selain membantu proses rekrutmen, penggunaan aplikasi HRIS seperti KantorKu HRIS juga dapat mempermudah pengelolaan software payroll, aplikasi gaji, hingga aplikasi slip gaji secara lebih praktis.

4. Memantau workload karyawan secara rutin

Ketika ada posisi kosong, beban kerja biasanya akan dialihkan ke anggota tim lain. Jika tidak dipantau dengan baik, kondisi ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas hingga burnout pada karyawan.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan distribusi pekerjaan tetap seimbang selama proses rekrutmen berlangsung.

5. Memanfaatkan data HR untuk pengambilan keputusan

Data HR dapat membantu perusahaan melihat posisi mana yang paling sering mengalami vacancy dan berapa lama proses hiring berlangsung. Dari data tersebut, perusahaan bisa menentukan strategi rekrutmen yang lebih efektif dan efisien.

6. Mengelola lembur dan payroll dengan lebih efisien

Posisi kosong sering membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya lembur tambahan untuk karyawan lain. Jika tidak dikelola dengan baik, biaya operasional bisa meningkat cukup besar.

Penggunaan aplikasi lembur dan sistem pengelolaan slip gaji digital dapat membantu perusahaan memantau biaya tambahan tersebut secara lebih akurat.

Baca Juga: Slip Gaji Online: Fungsi, Komponen, & Cara Membuatnya (+Template)

7. Menyiapkan talent pool untuk posisi penting

Talent pool membantu perusahaan memiliki daftar kandidat potensial yang siap dihubungi ketika ada posisi kosong. Cara ini dapat mempercepat proses hiring sekaligus mengurangi risiko vacancy berlangsung terlalu lama.

Dengan strategi yang tepat, perusahaan tidak hanya bisa menekan cost of vacancy, tetapi juga membuat proses rekrutmen dan pengelolaan SDM menjadi lebih efektif dalam jangka panjang.

Peran HRIS dalam Menghitung dan Menekan Cost of Vacancy

HRIS membantu perusahaan mengelola proses HR secara lebih cepat, terstruktur, dan berbasis data.

Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau proses rekrutmen sekaligus mengurangi potensi kerugian akibat posisi kosong yang terlalu lama.

Berikut beberapa peran HRIS dalam menghitung dan menekan cost of vacancy:

• Memantau proses rekrutmen: HR dapat melihat status hiring secara real-time sehingga proses pengisian posisi menjadi lebih cepat.
• Mengelola database kandidat: Data kandidat tersimpan lebih rapi dan mudah diakses saat perusahaan membutuhkan talent baru.
• Mengukur time-to-fill: HRIS membantu perusahaan mengetahui berapa lama rata-rata posisi kosong berhasil diisi.
• Mengelola data karyawan lebih terstruktur: Penggunaan aplikasi database karyawan membuat data SDM lebih mudah dipantau dan dianalisis.
• Mengurangi proses administrasi manual: Banyak pekerjaan HR dapat diotomatisasi sehingga tim HR bisa lebih fokus pada strategi rekrutmen.
• Mempermudah pengelolaan payroll: Sistem terintegrasi membantu perusahaan mengelola software payroll dan aplikasi gaji dengan lebih efisien.
• Mengelola slip gaji digital: HR dapat membagikan slip gaji dan aplikasi slip gaji secara otomatis tanpa proses manual berulang.
• Memantau biaya lembur: Penggunaan aplikasi lembur membantu perusahaan melihat tambahan biaya operasional akibat posisi kosong.
• Membantu analisis data HR: Data dari HRIS dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas proses rekrutmen dan produktivitas karyawan.
• Meningkatkan efisiensi operasional HR: Seluruh proses HR, mulai dari absensi hingga payroll, dapat dikelola dalam satu sistem yang terintegrasi.

Optimalkan Rekrutmen & Data HR dengan KantorKu HRIS!

Menghitung cost of vacancy memang penting untuk mengetahui seberapa besar kerugian akibat posisi yang kosong terlalu lama.

Namun, agar biaya tersebut tidak terus meningkat, perusahaan juga perlu memiliki proses rekrutmen dan pengelolaan HR yang lebih cepat, rapi, dan terintegrasi.

DenganKantorKu HRIS, Anda dapat mengelola proses HR dan rekrutmen dalam satu sistem yang lebih praktis dan efisien. Mulai dari pengelolaan data kandidat hingga administrasi karyawan, semuanya dapat dipantau secara lebih terstruktur.

Beberapa hal yang bisa Anda optimalkan dengan sistem HR digital ini:

• Data kandidat dan karyawan lebih terorganisir: Tersimpan lebih rapi melalui aplikasi database karyawan yang mudah diakses kapan saja
• Proses administrasi HR lebih efisien: Mengurangi rekap manual dan pekerjaan administratif yang berulang
• Pengelolaan absensi dan payroll lebih praktis: Mendukung penggunaan aplikasi gaji dan software payroll dalam satu sistem terintegrasi
• Distribusi slip gaji lebih mudah: Membantu perusahaan mengelola aplikasi slip gaji dan slip gaji digital secara otomatis
• Monitoring biaya lembur lebih terkontrol: Didukung fitur aplikasi lembur untuk memantau tambahan biaya operasional
• Pengelolaan HR lebih akurat: Membantu penggunaan software payroll Indonesia secara lebih efisien dan minim human error
• Pemantauan data HR lebih real-time: Mempermudah HR melihat proses rekrutmen dan data karyawan dalam satu dashboard

Dengan sistem yang lebih terintegrasi, perusahaan tidak hanya dapat menekan cost of vacancy, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional HR secara keseluruhan.

Book demo gratis sekarang dan gunakan KantorKu HRIS untuk membantu pengelolaan absensi, payroll, hingga data karyawan dalam satu platform yang terintegrasi!

Referensi

The Cost of Vacancy: Definition, Formula, and Examples

The Real Costs of Recruitment | SHRM