15 Contoh Purchase Order Lengkap PDF Excel, Word (+Template Gratis)

Contoh purchase order sering dicari pelaku usaha untuk membantu proses pembelian stok barang, kebutuhan kantor, alat kerja, hingga jasa dari vendor tertentu dalam operasional bisnis sehari-hari.

Selain membantu proses pembelian lebih tertata, purchase order juga memudahkan pencatatan keuangan dan audit internal perusahaan.

Bahkan, banyak bisnis mulai mengintegrasikan purchase order dengan sistem digital agar pengelolaan operasional menjadi lebih cepat dan efisien.

Nah, di artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu purchase order, fungsi, komponen penting, cara membuatnya, hingga 15 contoh purchase order yang bisa dijadikan referensi bisnis Anda. Mari simak penjelasan lengkapnya!

Apa Itu Purchase Order?

Purchase order atau PO adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa kepada vendor atau supplier. Dokumen ini biasanya berisi detail produk, jumlah pembelian, harga, hingga metode pembayaran yang telah disepakati.

Menurut penjelasan dari Corporate Finance Institute, purchase order berfungsi sebagai kontrak awal antara pembeli dan penjual setelah disetujui oleh kedua belah pihak.

Dalam praktik bisnis, purchase order membantu perusahaan untuk:

• Mengontrol pengeluaran perusahaan
• Mengurangi risiko kesalahan pemesanan
• Mempermudah pelacakan barang
• Membantu proses audit dan pencatatan
• Menjadi bukti transaksi resmi

Purchase order juga umum digunakan oleh perusahaan retail, manufaktur, distributor, hingga bisnis jasa. Bahkan UMKM mulai menggunakan contoh template purchase order agar proses pembelian lebih profesional.

Baca Juga: Panduan Purchase Order: Komponen, Alur, & Contohnya [+Gratis Template]

Fungsi Purchase Order dalam Operasional Bisnis

Purchase order memiliki peran penting dalam membantu proses operasional bisnis menjadi lebih rapi, terkontrol, dan profesional. Dokumen ini juga membantu perusahaan meminimalkan kesalahan administrasi hingga mempermudah pengelolaan pembelian barang atau jasa.

Berikut beberapa fungsi purchase order dalam operasional bisnis:

• Membantu kontrol pengeluaran perusahaan: Purchase order membantu perusahaan memastikan setiap pembelian sesuai anggaran, harga yang disepakati, dan prosedur approval internal.
• Mengurangi risiko kesalahan pemesanan: Semua detail pembelian seperti nama barang, jumlah, harga, hingga jadwal pengiriman tercatat jelas sehingga meminimalkan human error.
• Mempermudah proses audit dan dokumentasi: Purchase order membantu perusahaan menyimpan riwayat transaksi dengan lebih rapi sehingga lebih mudah dilacak saat proses audit berlangsung.
• Menjadi bukti legal dalam transaksi: Purchase order dapat digunakan sebagai dokumen pendukung apabila terjadi kesalahan pengiriman, perbedaan harga, atau kendala transaksi dengan vendor.
• Membantu perencanaan persediaan barang: Purchase order memudahkan tim operasional memantau stok, jadwal restock, dan kebutuhan barang perusahaan secara lebih terstruktur.

Komponen dalam Purchase Order

Agar purchase order dapat digunakan dengan jelas dan profesional, ada beberapa komponen penting yang wajib dicantumkan di dalamnya.

Setiap bagian memiliki fungsi untuk membantu proses pembelian, pencatatan transaksi, hingga pengiriman barang berjalan lebih rapi dan minim kesalahan.

Berikut komponen dalam purchase order yang umum digunakan perusahaan:

1. Nomor Purchase Order (PO Number)

Nomor PO berfungsi sebagai identitas unik untuk setiap transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan. Komponen ini membantu proses pelacakan dokumen dan mempermudah arsip administrasi.

Biasanya, nomor purchase order dibuat secara berurutan agar:

• Mudah dicari
• Tidak tertukar dengan dokumen lain
• Mempermudah proses audit
• Membantu monitoring pembelian

Contoh:

PO-2026-00125

2. Informasi Pembeli

Bagian ini berisi identitas perusahaan yang melakukan pemesanan barang atau jasa. Informasi pembeli penting agar vendor mengetahui pihak yang melakukan transaksi.

Data yang biasanya dicantumkan meliputi:

• Nama perusahaan
• Alamat kantor
• Nomor telepon
• Email perusahaan
• Nama PIC pembelian

Contoh:

PT Maju Bersama Indonesia

Jl. Sudirman No. 88, Jakarta

Email: [email protected]

3. Informasi Vendor atau Supplier

Komponen ini berisi data perusahaan penjual atau penyedia jasa. Tujuannya agar proses komunikasi dan pengiriman barang menjadi lebih jelas.

Informasi vendor biasanya terdiri dari:

• Nama vendor
• Alamat vendor
• Nomor telepon
• Email supplier

Contoh:

CV Sumber Elektronik

Jl. Ahmad Yani No. 12, Bandung

Email: [email protected]

4. Tanggal Purchase Order

Tanggal PO menunjukkan kapan dokumen pemesanan dibuat. Informasi ini penting untuk kebutuhan administrasi dan pencatatan transaksi perusahaan.

Tanggal purchase order juga membantu:

• Menentukan jadwal pengiriman
• Menghitung jatuh tempo pembayaran
• Mempermudah tracking transaksi

Contoh:

14 Mei 2026

5. Detail Barang atau Jasa

Bagian ini menjadi inti utama dalam purchase order karena berisi rincian barang atau jasa yang dipesan perusahaan.

Informasi yang biasanya dicantumkan antara lain:

• Nama barang/jasa
• Deskripsi produk
• Spesifikasi barang
• Jumlah pembelian
• Satuan barang

Contoh:

Nama Barang	Jumlah	Satuan
Laptop Lenovo ThinkPad	5	Unit
Printer Epson L3250	2	Unit

6. Harga Satuan dan Total Harga

Komponen ini digunakan untuk mencantumkan harga per item dan total keseluruhan transaksi pembelian.

Bagian ini membantu perusahaan:

• Mengontrol budget pembelian
• Memastikan harga sesuai kesepakatan
• Menghindari kesalahan pembayaran

Contoh:

Barang	Harga Satuan	Total
Laptop	Rp12.000.000	Rp60.000.000

7. Ketentuan Pembayaran (Payment Terms)

Purchase order juga perlu mencantumkan metode dan syarat pembayaran yang telah disepakati kedua belah pihak.

Beberapa metode pembayaran yang umum digunakan yaitu:

• Transfer bank
• Termin 30 hari
• Down payment (DP)
• Pembayaran penuh di awal

Contoh:

Pembayaran dilakukan maksimal 30 hari setelah barang diterima.

8. Informasi Pengiriman

Bagian ini menjelaskan detail pengiriman barang agar vendor mengetahui lokasi dan jadwal pengiriman dengan jelas.

Informasi yang biasanya dicantumkan meliputi:

• Alamat pengiriman
• Metode pengiriman
• Estimasi barang diterima

Contoh:

Pengiriman ke:

PT Maju Bersama Indonesia

Jl. Sudirman No. 88, Jakarta

Estimasi pengiriman: 20 Mei 2026

9. Pajak (PPN)

Jika transaksi dikenakan pajak, maka informasi PPN perlu dicantumkan dalam purchase order.

Komponen ini membantu:

• Transparansi transaksi
• Mempermudah pencatatan keuangan
• Menghindari kesalahan tagihan

Contoh:

PPN 11%: Rp6.600.000

10. Tanda Tangan dan Otorisasi

Bagian terakhir biasanya berisi persetujuan dari pihak yang berwenang dalam perusahaan. Komponen ini penting agar purchase order memiliki validitas administrasi yang lebih kuat.

Biasanya ditandatangani oleh:

• Purchasing staff
• Finance manager
• Supervisor
• Direktur perusahaan

Contoh:

Disetujui oleh,

Manager Purchasing

(Andi Saputra)

Baca Juga: Prosedur Purchase Request: Fungsi, Alur, & Contoh [+Gratis Template]

Cara Membuat Purchase Order

Membuat purchase order sebenarnya cukup mudah jika Anda sudah memahami komponen yang perlu dicantumkan di dalamnya.

Berikut langkah-langkah membuat purchase order yang umum digunakan perusahaan:

1. Identifikasi Kebutuhan Pembelian

Langkah pertama adalah menentukan barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan perusahaan. Proses ini penting agar pembelian tetap sesuai kebutuhan operasional dan anggaran bisnis.

Biasanya, perusahaan akan melakukan beberapa hal berikut:

• Mengecek stok barang di gudang
• Mengumpulkan permintaan dari divisi terkait
• Menentukan jumlah kebutuhan barang
• Memastikan barang memang perlu dibeli

Dengan proses ini, perusahaan dapat menghindari pembelian berlebihan atau barang yang sebenarnya belum dibutuhkan.

2. Pilih Vendor atau Supplier

Setelah kebutuhan pembelian ditentukan, langkah berikutnya adalah memilih vendor atau supplier yang akan menyediakan barang atau jasa tersebut.

Beberapa hal yang biasanya dipertimbangkan perusahaan saat memilih vendor yaitu:

• Harga produk
• Kualitas barang
• Ketersediaan stok
• Estimasi pengiriman
• Reputasi supplier

Memilih vendor yang tepat membantu perusahaan mengurangi risiko keterlambatan atau masalah kualitas barang.

3. Gunakan Template atau Sistem Purchase Order

Selanjutnya, Anda bisa mulai membuat purchase order menggunakan template atau sistem digital.

Saat ini, perusahaan biasanya menggunakan beberapa metode seperti:

• Format purchase order Excel
• Template Word
• File PDF
• Software ERP atau sistem purchasing

Banyak bisnis menggunakan format purchase order Excel karena lebih mudah diedit dan praktis digunakan untuk kebutuhan administrasi harian.

4. Isi Informasi Header Purchase Order

Bagian header merupakan identitas utama dalam dokumen purchase order. Informasi ini membantu vendor mengetahui detail transaksi dan pihak pemesan secara jelas.

Data yang biasanya dicantumkan meliputi:

• Nama perusahaan
• Alamat perusahaan
• Nomor purchase order
• Tanggal pembuatan PO
• Data vendor atau supplier

Pastikan semua informasi ditulis dengan benar agar tidak terjadi kesalahan administrasi.

5. Masukkan Detail Barang atau Jasa

Bagian ini menjadi inti utama dalam purchase order karena berisi rincian pesanan yang akan dibeli perusahaan.

Informasi yang biasanya dicantumkan antara lain:

• Nama barang atau jasa
• Spesifikasi produk
• Jumlah pembelian
• Harga satuan
• Total harga per item

Penulisan detail yang jelas membantu vendor memproses pesanan dengan lebih akurat.

6. Hitung Total Pembayaran dan Pajak

Setelah semua item dimasukkan, langkah berikutnya adalah menghitung total transaksi pembelian.

Beberapa komponen yang biasanya dihitung meliputi:

• Subtotal pembelian
• Diskon jika ada
• Pajak PPN
• Ongkos kirim
• Total akhir pembayaran

Pastikan seluruh perhitungan dilakukan dengan benar agar tidak terjadi selisih tagihan saat pembayaran dilakukan.

7. Tambahkan Ketentuan Pembayaran dan Pengiriman

Purchase order juga perlu mencantumkan syarat pembayaran dan pengiriman barang agar kedua pihak memiliki kesepakatan yang jelas.

Informasi yang biasanya ditambahkan meliputi:

• Metode pembayaran
• Termin pembayaran
• Alamat pengiriman
• Jadwal pengiriman
• Estimasi barang diterima

Bagian ini membantu mengurangi potensi miskomunikasi antara perusahaan dan vendor.

8. Lakukan Approval dan Otorisasi

Sebelum purchase order dikirim ke vendor, dokumen biasanya perlu melalui proses persetujuan internal terlebih dahulu.

Approval dapat dilakukan oleh:

• Purchasing staff
• Finance manager
• Supervisor
• Direktur perusahaan

Proses ini penting untuk memastikan pembelian sudah sesuai kebutuhan dan anggaran perusahaan.

9. Kirim Purchase Order ke Vendor

Jika seluruh data sudah benar dan disetujui, purchase order dapat dikirim ke supplier atau vendor terkait.

Pengiriman biasanya dilakukan melalui:

• Email perusahaan
• Sistem ERP
• Platform procurement
• Dokumen cetak

Setelah dikirim, vendor akan melakukan konfirmasi terkait ketersediaan barang dan jadwal pengiriman.

10. Simpan Purchase Order sebagai Arsip

Langkah terakhir adalah menyimpan purchase order sebagai dokumen arsip perusahaan.

Arsip purchase order penting untuk:

• Dokumentasi transaksi
• Proses audit
• Pencocokan invoice
• Monitoring pembelian barang

Saat ini, banyak perusahaan mulai menyimpan purchase order secara digital agar dokumen lebih mudah dicari dan dikelola.

15 Contoh Purchase Order

Setiap perusahaan biasanya memiliki format purchase order yang berbeda tergantung kebutuhan bisnis dan jenis transaksi yang dilakukan. Berikut beberapa contoh purchase order yang umum digunakan bisnis:

1. Contoh Purchase Order Kosong

Contoh purchase order kosong biasanya digunakan sebagai template dasar yang dapat diisi ulang sesuai kebutuhan pembelian barang atau jasa perusahaan.

Contoh:

2. Contoh Purchase Order Barang

Purchase order barang digunakan untuk pemesanan produk fisik seperti stok gudang, perlengkapan kantor, hingga kebutuhan operasional perusahaan.

Contoh:

3. Contoh Purchase Order Perusahaan

Contoh purchase order perusahaan umumnya memiliki format lebih formal dengan tambahan logo perusahaan, nomor dokumen, dan approval internal.

Contoh:

4. Contoh Purchase Order Jasa

Purchase order jasa digunakan ketika perusahaan melakukan pemesanan layanan tertentu seperti jasa maintenance, desain, cleaning service, atau konsultan.

Contoh:

5. Contoh Purchase Order Bahasa Indonesia

Format purchase order bahasa Indonesia biasanya digunakan untuk transaksi bisnis lokal agar lebih mudah dipahami oleh tim internal dan vendor domestik.

Contoh:

6. Contoh Purchase Order Bahasa Inggris

Purchase order bahasa Inggris sering digunakan perusahaan yang bekerja sama dengan vendor atau supplier dari luar negeri.

Contoh:

7. Contoh Purchase Order Sederhana

Contoh purchase order sederhana cocok digunakan UMKM atau bisnis kecil karena formatnya lebih praktis dan mudah dibuat.

Contoh:

8. Contoh Purchase Order Barang Elektronik

Jenis purchase order ini digunakan untuk pembelian barang elektronik perusahaan seperti laptop, printer, monitor, atau perangkat kerja lainnya.

Contoh:

9. Contoh Purchase Order Furnitur

Purchase order furnitur biasanya digunakan perusahaan untuk pemesanan meja kerja, kursi kantor, lemari arsip, dan perlengkapan interior lainnya.

Contoh:

10. Contoh Purchase Order Alat Tulis

Contoh purchase order alat tulis digunakan untuk kebutuhan administrasi kantor seperti pembelian kertas, pulpen, map dokumen, dan perlengkapan kerja harian.

Contoh:

11. Contoh Purchase Order Retail

Purchase order retail digunakan bisnis toko atau supermarket untuk melakukan restock barang dagangan dari supplier secara rutin.

Contoh:

12. Contoh Purchase Order Makanan & Minuman

Jenis purchase order ini umum digunakan bisnis F&B untuk pemesanan bahan baku, minuman, kemasan produk, hingga perlengkapan dapur.

Contoh:

13. Contoh Purchase Order Word

Format purchase order Word cocok digunakan perusahaan yang membutuhkan template dokumen yang mudah diedit dan dicetak.

Contoh:

14. Contoh Purchase Order PDF

Purchase order PDF biasanya digunakan sebagai dokumen final karena tampilannya lebih rapi dan tidak mudah diubah setelah dikirim ke vendor.

Contoh:

15. Contoh Purchase Order Excel

Format purchase order excel menjadi salah satu yang paling banyak digunakan karena praktis, mudah dihitung otomatis, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Contoh:

Download TemplatePurchase Order untuk Bisnis Anda!

Template purchase order membantu Anda membuat dokumen pembelian dengan lebih cepat tanpa harus menyusun format dari nol. Dengan format yang sudah siap pakai, Anda cukup menyesuaikan data perusahaan, vendor, serta detail barang atau jasa yang dipesan.

Penggunaan template juga membuat proses administrasi pembelian lebih rapi, konsisten, dan minim kesalahan pencatatan.

Anda dapat mengunduh template purchase order dalam berbagai format seperti Word, PDF, dan Excel.

Silakan isi form di bawah ini untuk mendapatkan download template purchase order secara lengkap dan gratis!

Sibuk Buat Purchase Order Sampai Lupa Urus Karyawan? Waktunya Pindah ke Sistem HR yang Otomatis!

Jika Anda sering disibukkan dengan pembuatan purchase order, pencatatan pembelian, hingga administrasi vendor, maka waktu untuk mengelola karyawan bisa ikut berkurang.

Dalam operasional bisnis sehari-hari, hal ini bisa berdampak pada keterlambatan pengelolaan absensi, payroll, hingga evaluasi kinerja.

Saat administrasi masih dilakukan secara manual, risiko human error juga semakin besar, terutama ketika bisnis mulai berkembang dan data semakin banyak untuk dikelola.

Saatnya beralih ke sistem yang lebih modern dan terintegrasi seperti KantorKu HRIS, yang membantu Anda mengelola seluruh proses HR secara otomatis sehingga waktu Anda bisa lebih fokus ke pengembangan bisnis.

Dengan KantorKu HRIS, Anda dapat mengelola berbagai kebutuhan HR dalam satu sistem yang terpusat, seperti:

• Absensi online: Pencatatan kehadiran karyawan melalui sistem aplikasi absensi online yang lebih akurat dan real-time.
• Manajemen cuti: Proses pengajuan cuti menjadi lebih cepat melalui fitur aplikasi employee self service yang transparan.
• Payroll otomatis: Perhitungan gaji menggunakan software payroll yang mencakup PPh 21 dan BPJS secara otomatis tanpa risiko error.
• Aplikasi gaji karyawan: Seluruh proses penggajian dikelola dalam satu sistem sebagai aplikasi pembayaran gaji karyawan yang lebih efisien.
• Aplikasi perhitungan gaji karyawan: Mengurangi kesalahan manual dalam perhitungan payroll dan komponen tunjangan karyawan.
• Aplikasi database karyawan perusahaan: Seluruh data karyawan tersimpan rapi, terpusat, dan mudah diakses kapan saja.
• KPI & performance management: Monitoring kinerja karyawan langsung dari dashboard yang terintegrasi dengan sistem HR.

Dengan sistem yang sudah terintegrasi, proses administrasi HR tidak lagi bergantung pada spreadsheet manual yang rumit dan rentan error.

Jadi, tertarik mencoba sistem HR yang lebih sederhana dan otomatis? Yuk, book demo gratis KantorKu HRIS sekarang dan rasakan kemudahan pengelolaan HR untuk bisnis Anda!

Referensi

Purchase Order: Definition, Benefits, How Suppliers use POs | Corporate Finance Institute