10 Contoh Job Requisition Form dan Cara Membuatnya (+Template)

Job requisition form adalah dokumen yang dipakai dalam proses rekrutmen karena membantu perusahaan memastikan setiap kebutuhan karyawan baru memiliki persetujuan yang tepat. 

Dokumen ini membantu proses hiring menjadi lebih tertata, khususnya saat perusahaan mulai berkembang dan kebutuhan SDM semakin banyak.

Tanpa proses ini, rekrutmen bisa berjalan terlalu cepat tanpa perencanaan, atau justru terlalu lama karena menunggu persetujuan yang tidak jelas. 

Akibatnya, HR bisa kesulitan menentukan prioritas posisi dan hiring manager tidak memiliki standar yang sama.

Melalui artikel ini, Anda akan memahami apa itu job requisition, fungsi, komponen, alur penggunaan, hingga pentingnya digitalisasi job requisition form agar proses rekrutmen lebih efisien dan mudah dipantau!

Apa Itu Job Requisition?

Job requisition adalah dokumen internal perusahaan yang digunakan untuk mengajukan kebutuhan perekrutan karyawan baru. 

Biasanya, dokumen ini diajukan oleh manajer divisi, kepala departemen, atau user yang membutuhkan tambahan tenaga kerja, lalu ditinjau oleh HRD, finance, dan pihak manajemen sebelum proses rekrutmen dimulai.

Dalam praktiknya, job requisition berbeda dengan job posting. Job requisition bersifat internal dan digunakan untuk meminta persetujuan pembukaan posisi, sedangkan job posting adalah iklan lowongan kerja yang dipublikasikan kepada kandidat di luar perusahaan.

Sebagai contoh, ketika tim finance membutuhkan satu staf baru karena volume pekerjaan meningkat, manajer finance perlu mengisi job requisition form terlebih dahulu. 

Di dalamnya, manajer menjelaskan posisi yang dibutuhkan, alasan penambahan karyawan, estimasi gaji, jenis pekerjaan, hingga kapan kandidat diharapkan mulai bekerja.

Beberapa informasi yang biasanya ada dalam job requisition form meliputi:

• Nama posisi yang dibutuhkan
• Departemen atau divisi yang mengajukan
• Nama hiring manager atau user
• Jenis pekerjaan, seperti full-time, kontrak, part-time, atau magang
• Alasan kebutuhan karyawan baru
• Estimasi gaji dan benefit
• Kualifikasi kandidat
• Target tanggal mulai bekerja
• Deskripsi pekerjaan
• Alur persetujuan dari atasan, HRD, finance, atau direksi

Fungsi Job Requisition

Job requisition form berfungsi sebagai dasar komunikasi antara user, HRD, finance, dan manajemen agar semua pihak memahami kebutuhan rekrutmen. Jika diperjelas, berikut berbagai fungsi job requisition form:

1. Menjelaskan Kebutuhan Posisi

Fungsi job requisition form adalah membantu perusahaan memahami posisi apa yang benar-benar dibutuhkan. 

Hiring manager dapat menjelaskan apakah posisi tersebut dibuat untuk menggantikan karyawan yang keluar, menambah kapasitas tim, atau mendukung proyek baru.

Dengan begitu, proses pencarian kandidat bisa lebih tepat sasaran. Oleh karena itu, bagian ini hendaknya mencakup:

• Nama posisi yang dibutuhkan
• Alasan posisi tersebut harus diisi
• Dampak jika posisi tidak segera terpenuhi
• Tim atau departemen yang membutuhkan
• Prioritas kebutuhan rekrutmen

2. Menjadi Dasar Persetujuan Rekrutmen

Job requisition form membantu perusahaan memastikan proses hiring sudah mendapat izin dari pihak yang berwenang. 

Sebelum HRD memasang lowongan kerja, dokumen ini dapat diperiksa terlebih dahulu oleh atasan langsung.

3. Membantu HRD Menyusun Job Posting

Job requisition form menjadi bahan bagi HRD saat membuat iklan lowongan kerja. Informasi seperti tanggung jawab pekerjaan, kualifikasi, pengalaman, lokasi kerja, dan jenis kontrak dapat diambil dari dokumen ini.

HRD dapat membuat job posting yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kandidat pun dapat memahami ekspektasi posisi sejak awal, sehingga peluang mendapatkan pelamar yang menjadi lebih besar.

4. Mengurangi Risiko Salah Rekrut

Tanpa job requisition form, HRD dan user bisa memiliki ekspektasi yang berbeda tentang kandidat ideal. 

Misalnya, user membutuhkan kandidat senior, tetapi HRD mencari kandidat level junior karena tidak ada acuan tertulis yang jelas.

5. Membantu Perusahaan Mengontrol Budget Rekrutmen

Setiap perekrutan karyawan baru memiliki konsekuensi biaya, mulai dari gaji, benefit, alat kerja, pelatihan, hingga biaya rekrutmen. 

Karena itu, job requisition form membantu perusahaan melihat apakah posisi baru sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Finance dapat menggunakan dokumen ini untuk memeriksa apakah salary range yang diajukan masih masuk akal. Jika tidak, perusahaan dapat melakukan penyesuaian.

Baca Juga: Panduan Salary Benchmarking: Ini Komponen & Cara Melakukannya!

6. Menjadi Data Rekrutmen yang Bisa Dilacak

Job requisition form juga berfungsi sebagai sumber data untuk melihat efektivitas proses rekrutmen. 

Perusahaan dapat mengetahui berapa banyak posisi yang diajukan, berapa yang disetujui, berapa lama waktu approval, dan berapa lama posisi tersebut berhasil diisi.

Komponen dalam Job Requisition Form

Job requisition form yang baik harus memuat informasi yang lengkap agar dapat diambil keputusan yang tepat. 

Jika informasinya terlalu minim, proses approval bisa memperlambat rekrutmen. Karena itu, setiap form perlu mencakup komponen berikut:

1. Job Title atau Nama Posisi

Nama posisi adalah bagian paling dasar dalam job requisition form. Bagian ini menjelaskan jabatan apa yang ingin dibuka atau diisi oleh perusahaan.

Nama posisi sebaiknya ditulis jelas dan sesuai struktur organisasi. Hindari nama jabatan yang terlalu umum atau membingungkan karena dapat memengaruhi proses pencarian kandidat.

Contoh:
Job Title: HR Generalist
Department: Human Resources
Level: Staff

2. Departemen atau Tim yang Membutuhkan

Komponen ini menjelaskan posisi tersebut akan ditempatkan di departemen mana. Informasi ini berguna agar HRD memahami konteks pekerjaan, struktur pelaporan, dan kebutuhan tim.

Departemen yang jelas juga membantu finance melihat apakah kebutuhan tersebut sesuai dengan rencana anggaran masing-masing divisi. 

Contoh:
Department: Sales Operations
Team: Corporate Sales Support
Reporting to: Sales Operations Manager

3. Nama Hiring Manager

Hiring manager adalah pihak yang mengajukan kebutuhan posisi sekaligus biasanya menjadi user dalam proses seleksi. 

Nama hiring manager perlu dicantumkan agar HRD tahu siapa yang harus dihubungi untuk klarifikasi kebutuhan.

Contoh:
Hiring Manager: Budi Santoso
Position: Head of Finance
Email: [email protected]

4. Alasan Kebutuhan Karyawan Baru

Bagian ini menjelaskan mengapa perusahaan perlu membuka posisi tersebut. Alasan ini harus kuat karena menjadi dasar utama approval.

Kebutuhan bisa muncul karena karyawan sebelumnya resign, beban kerja meningkat, ekspansi bisnis, proyek baru, atau kebutuhan skill khusus. 

Contoh:
Alasan kebutuhan: Posisi ini dibutuhkan untuk menggantikan karyawan yang resign dan memastikan proses closing bulanan tetap berjalan tepat waktu.

5. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan menjelaskan status karyawan yang dibutuhkan, apakah full–time, part–time, kontrak, magang, freelance, atau project–based. Informasi ini memengaruhi proses budgeting.

Kandidat juga akan lebih mudah memahami ekspektasi perusahaan saat lowongan dipublikasikan.

Contoh:
Employment Type: Full-time
Contract Type: Permanent
Work Arrangement: Hybrid

6. Kualifikasi Kandidat

Kualifikasi kandidat menjelaskan kemampuan, pengalaman, pendidikan, atau sertifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Bagian ini menjadi acuan HRD dalam screening CV.

Kualifikasi sebaiknya dibedakan antara yang wajib dan yang menjadi nilai tambah. Dengan begitu, HRD tidak terlalu membatasi kandidat, tetapi tetap memiliki standar yang jelas.

Contoh:
Kualifikasi wajib:

• Minimal S1 Akuntansi.
• Pengalaman minimal 2 tahun di bidang finance.
• Menguasai Microsoft Excel.
• Teliti dan mampu bekerja dengan deadline.

Kualifikasi tambahan:

• Pernah menggunakan software akuntansi.
• Memahami proses payroll dan reimbursement.

7. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan menjelaskan tugas utama yang akan dilakukan oleh kandidat setelah bergabung. 

Deskripsi pekerjaan tidak perlu terlalu panjang, tetapi harus cukup menggambarkan tanggung jawab utama posisi. Jika tugasnya banyak, uraikan dalam poin agar lebih mudah dibaca.

Contoh:
Job Description:

• Mengelola data transaksi harian.
• Membantu proses closing bulanan.
• Menyiapkan laporan keuangan internal.
• Berkoordinasi dengan tim pajak dan operasional.
• Mengarsipkan dokumen finance secara rapi.

8. Estimasi Gaji dan Benefit

Salary range membantu perusahaan mengontrol anggaran sejak awal. Bagian ini juga mencegah ketidaksesuaian antara ekspektasi kandidat, HRD, dan manajemen.

Selain gaji, benefit juga dapat dicantumkan jika relevan. Misalnya tunjangan kesehatan, bonus, uang transport, atau fasilitas kerja.

Contoh:
Salary Range: Rp6.000.000–Rp8.000.000
Benefit: BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, tunjangan makan, dan bonus kinerja tahunan.

9. Target Tanggal Mulai Kerja

Tanggal mulai kerja membantu HRD menentukan timeline rekrutmen. Jika posisi dibutuhkan segera, HRD dapat memprioritaskan proses sourcing dan interview.

Namun, target ini perlu realistis. Untuk posisi yang membutuhkan skill khusus, perusahaan mungkin perlu waktu lebih lama untuk menemukan kandidat yang sesuai.

Contoh:
Expected Start Date: 1 Juli 2026
Recruitment Priority: Urgent
Reason: Replacement untuk karyawan yang resign per 30 Juni 2026.

10. Approval atau Persetujuan

Bagian approval menunjukkan siapa saja yang harus menyetujui permintaan karyawan baru. Tujuannya untuk memastikan rekrutmen berjalan sesuai kebijakan perusahaan.

Approval dapat dilakukan secara manual melalui tanda tangan atau secara digital melalui sistem HRIS. 

Contoh:
Approval Flow:

• Hiring Manager
• Head of Department
• HR Manager
• Finance Manager
• Director

Alur Penggunaan Job Requisition Form di Perusahaan

Job requisition form biasanya digunakan sebelum lowongan kerja dipublikasikan. Alurnya dimulai dari identifikasi kebutuhan tenaga kerja sampai proses rekrutmen dijalankan oleh HRD. 

Secara umum, berikut alur penggunaan job requisition:

1. Identifikasi Kebutuhan Karyawan

Tahap pertama dimulai ketika manajer atau kepala divisi menyadari adanya kebutuhan tenaga kerja.

Kebutuhan ini bisa muncul karena posisi kosong, beban kerja meningkat, ekspansi bisnis, atau adanya proyek baru.

Pada tahap ini, user perlu memastikan bahwa kebutuhan tersebut benar-benar membutuhkan karyawan baru. 

2. Pengisian Job Requisition Form

Setelah kebutuhan jelas, hiring manager mengisi job requisition form. Pengisian form sebaiknya dilakukan dengan detail agar HRD tidak perlu terlalu banyak melakukan klarifikasi. Semakin lengkap informasi sejak awal, semakin cepat proses approval dan rekrutmen berjalan.

Pada tahap ini, hiring manager perlu menuliskan:

• Nama posisi
• Departemen
• Alasan kebutuhan
• Tanggung jawab pekerjaan
• Kualifikasi kandidat
• Salary range
• Target mulai kerja

3. Persetujuan dari Atasan atau Manajemen

Setelah form diisi, dokumen dikirim untuk mendapatkan persetujuan. Pihak yang menyetujui dapat berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan.

Untuk posisi staf, mungkin cukup disetujui oleh kepala departemen dan HRD. Namun, untuk posisi strategis atau posisi dengan budget besar, approval bisa melibatkan finance dan direksi.

4. Review dan Validasi oleh HRD

Setelah approval awal, HRD meninjau job requisition form untuk memastikan informasi yang diberikan sudah cukup jelas. 

HRD juga dapat memvalidasi apakah kualifikasi realistis, salary range kompetitif, dan job description sesuai standar perusahaan.

5. Finalisasi Job Description

Setelah job requisition disetujui, HRD menyusun job description. Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk membuat job posting, materi interview, dan proses evaluasi kandidat.

Job description perlu dibuat jelas agar kandidat memahami tanggung jawab dan ekspektasi perusahaan. 

6. Eksekusi Rekrutmen

Setelah semua dokumen siap, HRD mulai menjalankan proses rekrutmen. Lowongan dapat dipublikasikan melalui job portal, media sosial, website perusahaan, dan lainnya.

HRD melakukan screening CV, mengatur jadwal interview, berkoordinasi dengan user, mengirimkan assessment jika dibutuhkan, dan memantau progres kandidat sampai proses offering.

Agar lebih efisien, perusahaan dapat menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan untuk membantu mengelola kandidat.

Baca Juga: 10 Template Biaya Rekrutmen Sederhana, PDF, Word, Excel [+Gratis Download]

10 Contoh Job Requisition Form

Sebelum membuat job requisition form, perusahaan bisa menyesuaikan formatnya berdasarkan kebutuhan rekrutmen, jenis posisi, dan alur approval internal. 

Mari lihat beberapa contoh job requisition form yang umum digunakan perusahaan sebagai referensi:

1. Job Requisition Form untuk Posisi Karyawan Baru

Form ini biasanya memuat informasi seperti nama posisi, departemen, jumlah kebutuhan karyawan, alasan perekrutan, hingga kualifikasi yang dibutuhkan.

2. Job Requisition Form untuk Penggantian Karyawan Resign

Dengan adanya job requisition form, proses penggantian karyawan menjadi lebih terstruktur karena HR dapat memahami posisi yang kosong dan target waktu pemenuhan kandidat.

3. Job Requisition Form untuk Kebutuhan Proyek Sementara

Job requisition form untuk kebutuhan proyek sementara biasanya digunakan saat perusahaan membutuhkan tenaga kerja tambahan dalam jangka waktu tertentu. 

4. Job Requisition Form untuk Posisi Managerial

Mengingat posisi ini memiliki tanggung jawab strategis, informasi yang dicantumkan biasanya lebih detail, termasuk pengalaman kerja, kemampuan leadership, dan scope pekerjaan.

5. Job Requisition Form Word

Dengan format Word, HR dapat menambahkan detail posisi, mengubah struktur form, atau menyesuaikan isi dokumen berdasarkan kebutuhan masing-masing departemen.

6. Job Requisition Form untuk Karyawan Kontrak

Form ini digunakan ketika perusahaan membutuhkan karyawan dengan masa kerja terbatas sesuai perjanjian kontrak.

7. Job Requisition Form untuk Karyawan Part-Time

Job requisition form untuk karyawan part-time digunakan saat perusahaan membutuhkan tenaga kerja dengan jam kerja yang lebih fleksibel. 

8. Job Requisition Form PDF

Job requisition form PDF biasanya digunakan untuk kebutuhan dokumentasi yang lebih rapi, formal, dan tidak mudah diubah.

9. Job Requisition Form Excel

Dengan format Excel, HR dapat membuat tabel kebutuhan posisi, status approval, timeline rekrutmen, hingga estimasi biaya perekrutan.

10. Job Requisition Form dengan Approval Digital (HRIS)

Job requisition form dengan approval digital melalui HRIS membantu perusahaan mempercepat proses pengajuan dan persetujuan kebutuhan karyawan. 

Melalui sistem digital, setiap permintaan dapat dipantau dan lebih mudah ditinjau oleh HR maupun manajemen.

Download Job Requisition Form Template Gratis!

Bagi perusahaan yang belum memiliki format sendiri, Anda bisa gunakan job requisition form template sebagai langkah awal. 

Template membantu HRD dan hiring manager memahami informasi apa saja yang perlu dikumpulkan sebelum posisi dibuka.

Anda dapat menggunakan template siap pakai di atas, lalu menyesuaikannya dengan kebijakan internal perusahaan. 

Jika ingin proses yang lebih rapi, template tersebut sebaiknya disimpan sebagai file manual dan dipindahkan ke sistem digital agar mudah dikelola.

Isi formulir berikut untuk mengunduhnya:

Pentingnya Digitalisasi Job Requisition Form

Mengelola job requisition secara manual mungkin masih bisa dilakukan saat jumlah karyawan sedikit. 

Namun, ketika perusahaan mulai berkembang, proses manual dapat menjadi lambat. Adapun beberapa alasan pentingnya digitalisasi job requisition form yaitu:

1. Approval Lebih Cepat dan Mudah Dipantau

Digitalisasi membuat proses persetujuan job requisition berjalan lebih cepat karena dokumen dapat dikirim otomatis ke pihak yang berwenang. 

HRD tidak perlu lagi mengejar tanda tangan manual atau mencari file yang tersebar di email dan folder berbeda.

Jika ada persetujuan yang tertunda, sistem dapat membantu memberikan notifikasi atau pengingat.

2. Data Lebih Mudah Dicari

Seluruh data job requisition tersimpan dalam satu tempat. HRD dapat mencari data berdasarkan posisi, departemen, status approval, hiring manager, atau periode rekrutmen.

Hal ini jauh lebih efisien dibanding menyimpan dokumen dalam format Word, Excel, PDF, email, atau folder terpisah. 

3. Budget Rekrutmen Lebih Terkontrol

Job requisition digital dapat membantu perusahaan memeriksa apakah permintaan posisi sesuai dengan anggaran. Jika salary range melebihi budget, HRD atau finance dapat mengetahuinya sejak awal.

4. Kolaborasi HRD, User, dan Finance Lebih Lancar

Proses rekrutmen melibatkan banyak pihak, sehingga koordinasi menjadi penting. Dengan sistem digital, HRD, user, finance, dan manajemen dapat melihat informasi yang sama tanpa harus bertukar dokumen berkali-kali.

Kolaborasi yang baik membantu mengurangi miskomunikasi. Setiap pihak dapat memahami alasan kebutuhan, ekspektasi kandidat, dan batasan budget sejak awal.

5. Proses Rekrutmen Lebih Terukur

Digitalisasi job requisition membantu HRD melihat data rekrutmen secara lebih objektif. Perusahaan dapat mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan dari pengajuan posisi sampai kandidat diterima.

Jika waktu approval terlalu lama, perusahaan dapat memperbaiki alur persetujuan. Jika waktu pencarian kandidat terlalu panjang, HRD dapat mengevaluasi strategi sourcing.

6. Terintegrasi dengan Sistem HRIS dan Rekrutmen

Ketika job requisition sudah digital, prosesnya dapat dihubungkan dengan sistem HRIS atau applicant tracking system. 

Setelah permohonan disetujui, HRD dapat langsung membuat lowongan, mengelola kandidat, menyimpan data karyawan baru, hingga melanjutkan ke proses onboarding.

Misalnya, data posisi dari job requisition dapat langsung digunakan untuk job posting, kontrak kerja, database karyawan, payroll, hingga absensi setelah kandidat resmi bergabung.

Permudah Hiring Karyawan dengan Sistem Terintegrasi di Dealls & KantorKu HRIS!

Proses hiring yang masih manual sering membuat HRD kehilangan banyak waktu, mulai dari membuat job requisition, meminta approval, memasang lowongan, screening CV dan lainnya.

Semuanya bisa terasa melelahkan jika dikerjakan dengan file terpisah. Untuk itu, KantorKu HRIS bisa membantu perusahaan menyederhanakan pekerjaan HR dalam mengelola rekrutmen mulai dari awal hingga menjadi karyawan di perusahaan Anda.

KantorKu HRIS dapat menjadi pilihan aplikasi rekrutmen karyawan yang menawarkan beberapa kemudahan fitur, yaitu:

• Loker Terintegrasi LinkedIn: Publikasikan lowongan kerja sekali klik dan otomatis tersebar ke LinkedIn serta berbagai job portal.
• Screening CV AI & Advanced Filtering: Gunakan AI untuk menyaring ratusan CV dalam hitungan detik berdasarkan kualifikasi spesifik seperti IPK, sertifikasi, hingga ekspektasi gaji.
• Otomatisasi Komunikasi & Tes: Kirim undangan interview dan tes kompetensi langsung dari dashboard untuk menjaga pengalaman kandidat.
• Aplikasi Database Karyawan: Simpan data kandidat yang berhasil direkrut secara otomatis ke dalam sistem administrasi yang aman dan tertata rapi.
• Laporan Rekrutmen: Pantau efektivitas setiap kanal rekrutmen dan durasi proses hiring melalui analisis data untuk evaluasi berkala.
• Employee Self Service (ESS): Mempermudah proses onboarding dengan memberikan akses mandiri bagi karyawan baru untuk melengkapi data administratif mereka.

Jika saat ini perusahaan Anda masih mengelola rekrutmen secara manual, ini saatnya mulai beralih ke sistem yang lebih otomatis seperti KantorKu HRIS. 

Untuk mencoba simulasi rekrutmen dengan KantorKu HRIS, Anda bisa book demo gratis hari ini!