10 Contoh Surat Skorsing Karyawan & Cara Membuatnya [+Template]

Surat skorsing karyawan adalah dokumen dari perusahaan yang memberi tahu pekerja bahwa mereka untuk sementara tidak menjalankan tugas kerjanya selama proses tertentu berlangsung. 

Dalam praktik hubungan kerja, skorsing bukan otomatis berarti hubungan kerja berakhir. Justru pada banyak kasus, surat ini dipakai sebagai langkah kehati-hatian saat perusahaan sedang memeriksa dugaan pelanggaran.

Jika dilakukan tanpa dasar yang jelas, skorsing justru bisa menimbulkan sengketa baru. Karena itu, selain mengetahui fungsi suratnya, Anda juga perlu memahami aturan skorsing karyawan.

Mari pahami lebih lanjut, cara membuat surat skorsing karyawan dan template yang bisa digunakan!

Apa Itu Surat Skorsing Karyawan?

Surat skorsing karyawan adalah surat yang menjelaskan bahwa seorang pekerja untuk sementara dibebastugaskan dari pekerjaannya oleh perusahaan karena alasan tertentu, biasanya sambil menunggu pemeriksaan atau proses penyelesaian perselisihan. 

Surat ini berfungsi memberi kejelasan soal alasan skorsing, status hubungan kerja, periode berlakunya, hingga langkah berikutnya yang akan dilakukan perusahaan. 

Surat ini menjadi alat dokumentasi agar proses perusahaan lebih tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

Perlu dipahami bahwa skorsing diartikan sebagai penghentian sementara dari aktivitas kerja, bukan pemutusan hubungan kerja secara otomatis. 

Skorsing dapat dilakukan terhadap pekerja yang sedang dalam proses PHK, dengan kewajiban perusahaan tetap membayar upah dan hak lain yang biasa diterima pekerja selama proses penyelesaian perselisihan berlangsung sesuai tahapannya. 

Karena itu, Anda perlu membuat surat skorsing karyawan yang jelas agar tidak menimbulkan salah tafsir.

Dasar Hukum Skorsing Karyawan di Indonesia

Dengan memahami dasar hukumnya, Anda bisa lebih hati-hati dalam menentukan kapan skorsing boleh dilakukan, berapa lama skorsing karyawan dapat berjalan, dan hak apa saja yang tetap melekat pada pekerja selama masa tersebut. Berikut yang perlu dipahami:

1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 menegaskan bahwa hubungan kerja tidak otomatis putus hanya karena ada skorsing dan proses perselisihan hubungan industrial punya tahapan tertentu.

2. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja

UU Nomor 6 Tahun 2023 menyebutkan bahwa saat proses penyelesaian perselisihan hubungan industrial berlangsung, pengusaha dan pekerja tetap wajib menjalankan kewajibannya. 

Pengusaha dapat melakukan skorsing kepada pekerja yang sedang dalam proses PHK, tetapi dengan tetap membayar upah beserta hak lain yang biasa diterima pekerja.

3. Putusan Mahkamah Konstitusi dan Tahapan Perselisihan Hubungan Industrial

Ketentuan lama terkait skorsing dalam Pasal 155 UU Ketenagakerjaan telah berubah, dan kini pengaturannya mengacu pada Pasal 157A. 

Penjelasan pasal tersebut juga menegaskan bahwa penyelesaian perselisihan bisa berjalan melalui bipartit, mediasi, konsiliasi, arbitrase, atau pengadilan hubungan industrial sesuai tingkatannya.

Karena itu, pertanyaan seperti berapa lama skorsing karyawan sebenarnya tidak bisa dijawab dengan satu angka tunggal yang berlaku untuk semua kasus. Durasi skorsing harus dilihat dari proses penyelesaian perselisihan yang sedang berlangsung.

Baca Juga: Apa Sanksi Karyawan Sering Telat Absen? Cek Aturan & Penyebabnya

Tujuan dan Fungsi Surat Skorsing

Surat skorsing berfungsi agar karyawan mendapatkan alasan tindakan jelas dan hak serta kewajiban para pihak tidak kabur. 

Untuk HRD, surat ini membantu memastikan proses penanganan kasus berjalan lebih tertib. Adapun beberapa tujuan dan fungsi surat ini yaitu:

1. Menjelaskan Bahwa Pekerja Dibebastugaskan Sementara

Fungsi surat skorsing adalah memberi kepastian bahwa pekerja sedang dibebastugaskan sementara dari pekerjaannya agar tidak muncul asumsi bahwa perusahaan langsung memutus hubungan kerja. 

2. Mendukung Proses Investigasi

Surat skorsing sering digunakan ketika perusahaan perlu melakukan investigasi terhadap dugaan pelanggaran serius. 

Tanpa surat yang jelas, proses investigasi bisa terlihat tidak tertib. Karena itu, surat skorsing menjadi catatan resmi bahwa tindakan perusahaan diambil sebagai langkah kehati-hatian.

3. Menjaga Keamanan Perusahaan

Ada situasi di mana kehadiran sementara seorang pekerja berpotensi menimbulkan gangguan terhadap keamanan perusahaan. 

Dalam keadaan seperti ini, surat skorsing membantu perusahaan menjaga ketertiban sambil menunggu persoalan menjadi lebih jelas. 

4. Mendokumentasikan Proses dan Due Process Perusahaan

Dokumen ini bisa memuat alasan skorsing, tanggal mulai, pihak yang mengeluarkan keputusan, aturan yang dijadikan acuan, hingga langkah selanjutnya. 

Bagi perusahaan, dokumentasi ini membantu menunjukkan bahwa tindakan tidak dilakukan sembarangan.

5. Menjelaskan Hak, Kewajiban, dan Langkah Berikutnya kepada Karyawan

Surat skorsing yang baik tidak hanya berisi larangan masuk kerja, tetapi juga memberi penjelasan tentang apa yang akan terjadi setelahnya. 

Karyawan perlu tahu apakah ia tetap menerima upah, apakah harus siap dipanggil untuk klarifikasi, siapa kontak HR yang bisa dihubungi, dan apa batasan selama masa skorsing. 

Komponen dalam Surat Skorsing Karyawan

Dokumen ini harus jelas agar karyawan memahami alasan skorsing, statusnya selama masa tersebut, hingga langkah lanjutan yang akan diambil perusahaan. 

Maka jika ingin membuatnya, pastikan Anda memasukkan komponen berikut ke dalam surat skorsing karyawan:

1. Tanggal dan Identitas Karyawan

Komponen pertama yang wajib ada adalah tanggal surat diterbitkan dan identitas karyawan yang menerima surat. 

Detail seperti nama karyawan, alamat, jabatan, atau divisi membantu menghindari sengketa tentang siapa penerima surat dan kapan surat itu mulai berlaku. 

Contoh:
Tanggal: 20 April 2026
Nama Karyawan: Budi Santoso
Jabatan: Staff Gudang
Departemen: Warehouse Operations

2. Judul atau Perihal Surat

Setelah identitas, surat perlu memiliki perihal yang tegas. Judul seperti “Perihal: Skorsing Sementara Selama Proses Investigasi” akan membantu karyawan langsung memahami konteks dokumen yang diterima. 

Dalam dokumen formal, bagian perihal penting karena menjadi ringkasan isi surat dan memudahkan pengarsipan internal.

Contoh:

Perihal: Pemberitahuan Skorsing Sementara Selama Proses Investigasi

3. Pernyataan Status Skorsing dan Posisi Karyawan

Surat perlu menjelaskan sejak awal bahwa perusahaan menempatkan karyawan dalam status skorsing sementara dari tugasnya. 

Bagian ini sebaiknya ditulis jelas agar tidak menimbulkan interpretasi bahwa hubungan kerja sudah berakhir. 

Contoh:

“Melalui surat ini, kami mengonfirmasi bahwa Anda diskors sementara dari tugas Anda sebagai Staff Gudang di Departemen Warehouse Operations.”

4. Alasan atau Dasar Dilakukannya Skorsing

Ini adalah inti surat skorsing. Perusahaan perlu menjelaskan alasan mengapa skorsing dilakukan, misalnya karena ada dugaan pelanggaran serius, kebutuhan investigasi, risiko keamanan, atau perlunya menjaga ketertiban kerja. 

Contoh:
“Tujuan skorsing ini adalah untuk memungkinkan perusahaan melakukan investigasi atas dugaan pelanggaran prosedur pengelolaan stok dan ketidaksesuaian data barang di area gudang.”

5. Masa Berlaku Skorsing

Surat skorsing perlu mencantumkan kapan skorsing mulai berlaku dan berapa lama masa skorsing direncanakan berjalan. 

Perusahaan sebaiknya menjaga masa skorsing sesingkat mungkin dan meninjaunya secara berkala. 

Contoh:
“Skorsing ini berlaku mulai 20 April 2026 pukul 09.00 WIB dan direncanakan berlangsung hingga 4 Mei 2026, dengan kemungkinan ditinjau kembali sesuai hasil investigasi.”

6. Hak dan Kewajiban Karyawan Selama Masa Skorsing

Komponen berikutnya adalah penjelasan tentang hak dan kewajiban karyawan selama masa skorsing. 

Ini meliputi hak untuk tetap menerima upah dan hak lain yang biasa diterima, serta kewajiban untuk tetap dapat dihubungi, mematuhi instruksi perusahaan, dan tidak mengganggu jalannya investigasi.

Contoh:
“Selama masa skorsing, Anda tetap menerima upah dan hak lain yang biasa diterima sesuai ketentuan perusahaan dan peraturan yang berlaku. Selama periode ini, Anda wajib dapat dihubungi pada jam kerja, tidak memasuki area kerja tanpa persetujuan, dan tidak membahas proses investigasi dengan rekan kerja tanpa izin perusahaan.”

7. Langkah Selanjutnya

Sebaiknya perusahaan menjelaskan langkah selanjutnya, memberi nama orang yang bisa dihubungi, dan memberi tahu dukungan apa yang tersedia selama masa skorsing.

Misalnya, perusahaan akan menunjuk investigator, menjadwalkan pertemuan klarifikasi, atau menghubungi karyawan kembali untuk proses berikutnya. 

Contoh:
“Perusahaan akan melanjutkan proses investigasi dan menghubungi Anda kembali untuk jadwal klarifikasi. Selama masa skorsing, kontak person Anda adalah Rina Wulandari (HR Business Partner) di nomor 0812-xxxx-xxxx.”

10 Contoh Surat Skorsing Karyawan

Mari lihat beberapa contoh surat skorsing karyawan yang bisa dijadikan acuan saat menyusun dokumen Anda. 

Ingat, isi surat tetap harus disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, kronologi kasus, dan dasar hukum yang berlaku.

1. Contoh Surat Pemberitahuan Skorsing untuk Karyawan

Format ini digunakan ketika perusahaan ingin menyampaikan keputusan skorsing secara resmi kepada karyawan. 

2. Contoh Surat Skorsing Karyawan Sederhana

Versi sederhana ini dipakai jika perusahaan ingin membuat surat yang singkat, langsung, dan mudah dipahami. 

Meski ringkas, surat ini tetap perlu memuat komponen penting agar tidak menimbulkan salah tafsir.

3. Contoh Surat Skorsing Karyawan Rumah Sakit

Untuk lingkungan rumah sakit, surat skorsing biasanya perlu dibuat lebih tegas karena berkaitan dengan keselamatan kerja dan keamanan pasien. 

Karena itu, redaksinya umumnya menekankan kronologi pelanggaran, dasar tindakan, dan  periode skorsing.

4. Contoh Surat Skorsing Karyawan Swasta

Pada perusahaan swasta, format surat skorsing biasanya menyesuaikan kebijakan internal dan struktur organisasi masing-masing. 

Meski fleksibel, surat tetap harus disusun formal agar bisa dipakai sebagai dokumen administrasi yang sah.

5. Contoh Draft Surat Skorsing Karyawan

Draft surat berguna sebagai bahan awal sebelum perusahaan membuat versi final yang akan diberikan kepada karyawan. 

Format ini memudahkan HRD menyesuaikan isi surat dengan kasus, jabatan, dan kebijakan yang berlaku.

6. Contoh Surat Skorsing Karyawan SP 1

Format ini biasanya dibutuhkan jika perusahaan ingin menghubungkan proses skorsing dengan riwayat disiplin karyawan, seperti setelah pemberian SP 1. 

Oleh karena itu, isi surat sebaiknya menjelaskan hubungan antara pelanggaran sebelumnya dan alasan skorsing saat ini.

7. Contoh Surat Skorsing Karyawan Bahasa Inggris

Surat ini dipakai oleh perusahaan multinasional atau kantor yang menggunakan dokumen bilingual dalam proses HR. 

8. Contoh Surat Skorsing Karyawan Pelanggaran Berat

Jika skorsing berkaitan dengan dugaan pelanggaran berat, surat perlu dibuat lebih hati-hati dan terstruktur. Tujuannya agar perusahaan tetap terlihat profesional dan tidak menghakimi lebih dulu.

9. Contoh Surat Skorsing Karyawan Selama 2 Minggu

Format ini cocok dipakai ketika perusahaan sudah menentukan periode skorsing yang lebih spesifik. 

Dengan penulisan durasi yang jelas, karyawan dapat memahami kapan skorsing dimulai, berakhir, dan kapan evaluasi berikutnya akan dilakukan.

10. Contoh Surat Skorsing Karyawan karena Tidak Patuh Aturan

Surat ini digunakan ketika perusahaan menilai ada bentuk ketidakpatuhan terhadap kebijakan yang berlaku. 

Karena konteksnya cukup sensitif, isi surat perlu menjelaskan aturan yang dilanggar dan alasan mengapa skorsing dianggap perlu dilakukan.

Baca Juga: Apa itu Code of Conduct? 5 Contoh, Komponen & Cara Membuat

Prosedur Pemberian Skorsing yang Ideal

Skorsing yang dilakukan tanpa prosedur yang rapi berisiko menimbulkan sengketa. Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa keputusan ini diambil dengan alasan yang jelas. 

Perusahaan sebaiknya menjelaskan alasan skorsing, membuat durasinya sesingkat mungkin, dan melakukan investigasi yang adil.

Adapun prosedur yang sebaiknya Anda ikuti yaitu:

1. Verifikasi Fakta dan Cek Kebijakan Internal

Sebelum memutuskan skorsing, Anda perlu memastikan dulu informasi yang diterima memang valid. 

Langkah ini penting agar keputusan tidak lahir dari rumor, asumsi, atau emosi sesaat. Selain fakta, kebijakan internal juga harus dicek. 

2. Pertimbangkan Alternatif sebelum Skorsing

Skorsing sebaiknya tidak menjadi pilihan pertama untuk setiap masalah. Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan alternatif seperti perubahan shift, pindah area kerja, work from home, atau pembatasan akses tertentu. 

Dengan mempertimbangkan alternatif, perusahaan bisa menunjukkan bahwa skorsing benar-benar dipilih karena memang diperlukan. 

3. Sampaikan Keputusan Secepat Mungkin dan Sejelas Mungkin

Setelah diputuskan, karyawan perlu diberi tahu sesegera mungkin. Sebaiknya pemberitahuan dilakukan face to face jika memungkinkan, lalu dikonfirmasi secara tertulis untuk menghindari salah paham. 

4. Buat Surat Tertulis

Skorsing sebaiknya dituangkan secara tertulis agar tidak terjadi salah paham. Inilah alasan mengapa HRD sebaiknya menyiapkan surat skorsing karyawan sejak awal. 

Dokumentasi sebaiknya mencakup alasan tindakan, tanggal efektif, hak dan kewajiban, PIC, hingga tindak lanjut yang direncanakan. 

5. Lakukan Investigasi yang Adil

Setelah skorsing berjalan, pekerjaan perusahaan belum selesai. Pastikan Anda melakukan investigasi yang adil dan menjaga komunikasi dengan pekerja yang diskors. 

Ini penting karena skorsing yang terlalu lama tanpa kabar justru berisiko merusak kepercayaan dan dianggap tidak wajar. 

6. Akhiri Skorsing dengan Keputusan yang Jelas

Skorsing harus sesingkat mungkin dan ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa tindakan itu masih diperlukan. 

Bila investigasi selesai atau kondisi sudah memungkinkan, perusahaan harus segera memutuskan apakah skorsing diakhiri, dilanjutkan dengan tindakan lain, atau diselesaikan dengan pemulihan status karyawan. 

Tips HR Mengelola Skorsing Secara Profesional

HR perlu menjaga agar proses tetap adil dan tidak memperbesar konflik. Maka untuk memastikan proses ini berjalan secara profesional, Anda perlu menerapkan beberapa tips berikut dalam mengelola skorsing:

1. Pastikan Fakta Benar-benar Terverifikasi

Sebelum skorsing dijatuhkan, pastikan semua informasi diperiksa dengan teliti. Anda tetap perlu mengonfirmasi sumber informasi dan memverifikasi fakta sebelum mengambil tindakan disipliner. 

2. Jaga Keputusan Tetap Netral

Kasus disipliner sering memancing emosi, apalagi jika melibatkan konflik antartim atau kerugian perusahaan. 

Anda tetap perlu mengambil keputusan disipliner dengan kepala dingin dan tidak dibuat saat emosi sedang tinggi. Bahasa dalam surat dan pertemuan pun harus profesional, bukan menyerang pribadi. 

3. Dokumentasikan Setiap Langkah

Dokumentasi adalah pelindung HR dalam kasus-kasus sensitif. Dokumentasi yang baik menunjukkan perlakuan yang adil, sedangkan dokumentasi yang tidak jelas justru melemahkan posisi perusahaan. 

4. Beri Kesempatan Karyawan Menyampaikan Versinya

Perusahaan sebaiknya mendengarkan pandangan karyawan sebelum membuat keputusan lanjutan agar pekerja diberi kesempatan untuk berbicara. 

Cara ini penting karena investigasi yang baik tidak hanya mengumpulkan bukti, tetapi juga mendengar semua sisi. 

5. Jaga Kerahasiaan Informasi

Skorsing sebaiknya dijaga kerahasiaannya sebisa mungkin. Baik perusahaan maupun pekerja yang diskors sebaiknya tidak menyebarkan informasi pribadi secara sembarangan, kecuali memang diperlukan untuk penanganan kasus. 

6. Tetapkan Satu Contact Person

Selama masa skorsing, karyawan tetap butuh kanal komunikasi resmi. Perusahaan perlu memberi tahu siapa yang bisa dihubungi jika pekerja punya pertanyaan atau kekhawatiran. 

Penunjukan contact person ini penting agar komunikasi tidak tersebar ke banyak orang dan tidak menimbulkan pesan yang saling bertentangan.

7. Gunakan Sistem HR agar Data Terpusat

Saat kasus disipliner muncul, HR sering harus membuka data karyawan, melihat histori absensi, mengecek catatan performa, mencari dokumen peringatan, lalu menghubungkannya dengan keputusan manajemen. 

Jika semua itu tersebar di file yang berbeda-beda, proses menjadi lambat dan rawan salah. Oleh karena itu, sebaiknya Anda menggunakan aplikasi database karyawan perusahaan  seperti KantorKu HRIS agar data SDM lebih tertata.

Selain itu, aplikasi ini juga terintegrasi dengan aplikasi employee self service yang memungkinkan karyawan untuk memperbarui data secara mandiri dari ponsel.

Kelola Data Karyawan Tanpa Ribet & Real-time lewat KantorKu HRIS!

Saat perusahaan harus menangani pelanggaran, HR biasanya perlu melihat data karyawan untuk mengambil keputusan terbaik, seperti data absensi hingga performa.

Jika data tersebut tersebar, maka akan membutuhkan waktu lama untuk membuat keputusan yang objektif.

Oleh karena itu, sebaiknya Anda beralih menggunakan KantorKu HRIS agar seluruh data karyawan secara terpusat. 

Lantas, apa saja yang bisa dilakukan oleh KantorKu HRIS? Mari simak fitur unggulannya sebagai berikut:

• Manajemen Database Karyawan Terpusat: Menyimpan histori kontrak, dokumen, dan catatan perilaku karyawan dalam satu sistem.
• Aplikasi Absensi Online: Memantau tingkat kehadiran dan ketepatan waktu karyawan secara otomatis untuk mendukung evaluasi kedisiplinan yang objektif.
• Penilaian Kinerja & KPI Terukur: Menghubungkan hasil kerja dengan catatan evaluasi untuk melihat korelasi antara performa dan perilaku karyawan di kantor.
• Alur Approval Transparan: Mendokumentasikan setiap proses persetujuan administratif secara digital, sehingga setiap kebijakan yang diambil memiliki jejak audit.
• Employee Self Service (ESS): Memudahkan komunikasi dua arah antara HR dan karyawan terkait informasi kebijakan perusahaan.

Jangan biarkan proses evaluasi di perusahaan Anda terhambat oleh dokumen fisik yang tercecer.

Coba book demo gratis sekarang untuk mulai mengakses dan menata dokumen SDM dengan lebih rapi, sehingga Anda bisa membuat keputusan skorsing yang tepat!

Referensi:

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003

UU Nomor 6 Tahun 2023

12 Tips for Handling Employee Terminations and Disciplinary Actions | SHRM

Suspension During an Investigation at Work Letter Template | Acas